Consejos de sitios web para empresas basadas en citas

Los propietarios de negocios basados en citas pasan tiempo con sus clientes, por lo que la experiencia del cliente es fundamental para concretar una venta. Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que tus clientes tengan una experiencia positiva durante la reserva de sus citas?

Además de reservar en persona, puedes aceptar y gestionar las citas nuevas por:

• Email

• Teléfono

• Invitaciones al calendario

• Plataformas de llamadas en conferencia

• Software para la programación de citas

La opción que te otorga el mayor apoyo para ti y la mayor independencia para tus clientes es el software de reserva autónoma de citas que se integra con tu sitio web. El mejor software de reserva de citas te ayuda a ofrecer una excelente atención al cliente y administrar tu negocio con más eficiencia.

Elige tu software de gestión de citas

El software de gestión autónoma de citas es la mejor opción para las pequeñas empresas porque te ahorra tiempo y recursos. Tú fijas los horarios en los que estás disponible y los clientes pueden reservar las citas de manera autónoma. De este modo, ambos encuentran un horario que funciona para los dos sin intercambiar correos electrónicos o llamadas telefónicas. 

Un software de reserva de citas en línea excelente también se conecta con el correo electrónico, el teléfono y el calendario del cliente, y con plataformas para conferencias. En lugar de enviar todo manualmente, los recordatorios de citas y las invitaciones para el calendario aparecen de manera automática. 

La clave para elegir el software de reserva de citas adecuado para tu negocio se reduce a las funciones que necesitas para aumentar tu clientela. Además de la gestión autónoma de citas, busca funciones tales como:

• Opciones de diseño para que puedas agregar los colores de tu marca y logotipos.

• Flujos de incorporación y seguimiento personalizables para que tus clientes se sientan apoyados antes y después de reunirse contigo.

• Compatibilidad para varias maneras de ganar dinero, como vender paquetes de pago a voluntad además de las citas comunes.

• Acceso a una aplicación que te permite gestionar tus citas y los pagos del cliente en dispositivos móviles.

Más información sobre cómo elegir el software de reserva de citas adecuado para tu negocio

Mejores prácticas para reservar citas en línea

Asegúrate de brindarles a los clientes la información que necesitan para sentirse confiados para hacer citas contigo. Piensa los aspectos básicos que te gustaría conocer antes de hacer una reserva con un negocio como el tuyo. Estas son algunas maneras para lograr que los clientes nuevos se sientan cómodos para hacer reservas contigo.

• Haz que la identidad de tu negocio sea clara. La mejor manera para vincular tu plataforma de reserva de citas con tu negocio es incluir el programador de citas directamente en tu sitio web. Esto les brinda a tus clientes una forma sencilla de informarse mejor sobre ti y regresar para hacer una cita. En todo caso, personalizar el programador no te hará ningún daño. Agrega tu logotipo, un fondo y colores del texto para mantener una fuerte conexión con tu marca. 

• Sé claro respecto de los detalles de la cita. Agrega cada tipo de cita que ofreces con una descripción clara. De este modo, los clientes pueden autoseleccionar la cita que más les conviene.

• Muestra los precios de las citas. Incluye los precios de tus servicios para que los clientes sepan que opciones se adaptan a sus metas y su presupuesto. Si el precio varía, informa un precio inicial o un rango, a manera orientativa.

• Incluye las duraciones de las citas. Fija las expectativas acerca de cuánto durará cada reunión o servicio.

• Comparte tus políticas de reembolsos y cancelaciones. Una política de cancelaciones y reembolsos clara los protege a ti y a tus clientes. Incluye tu ventana para cancelaciones, los cargos y otras disposiciones.

Ve un ejemplo de política de cancelaciones

Cómo aprovechar tu herramienta de reserva de citas al máximo

Deja que tu sistema de reservas se encargue de la mayoría de las tareas administrativas más habituales. Configura automatizaciones alineadas con las mejores prácticas para las reservas de citas de los clientes. De este modo, puedes estar confiado de que tus clientes serán bien atendidos, incluso si no tratas con ellos de manera directa. 

Estas son algunas posibilidades de ahorro de tiempo sin dejar de ofrecer una experiencia de primer nivel a los clientes.

Configura pagos y depósitos automáticos

Reduce el tiempo que inviertes personalmente en la facturación y el procesamiento de pagos. Acepta pagos y depósitos con un procesador de pagos como Stripe, PayPal o Square. 

Además, aceptar depósitos o compilar los datos de tarjetas de crédito con anticipación te protege para que no pierdas negocios. En una encuesta de usuarios, el 84 % de los usuarios de Acuity Scheduling dijeron que aceptar depósitos había reducido la cantidad de ausencias sin aviso y cancelaciones. Es más probable que tus clientes cumplan sus citas y que tú recibas el pago incluso si cancelan a último minuto.

Recibe más consejos para reducir las ausencias sin aviso

Haz que tu formulario de admisión sea parte de la reserva

Según el tipo de negocio que operes, puede ser útil recibir la información de los clientes antes de la primera cita. En lugar de las idas y vueltas por correo electrónico o teléfono, crea y envía un cuestionario de admisión personalizado de manera automática. 

Con Acuity, puedes configurar un formulario de admisión personalizado para cada tipo de cita que ofrezcas. Después podrás integrar ese formulario en el proceso de reservas en línea o configurar que se envíe automáticamente cuando los clientes hacen las citas.

Incluso puedes recibir mejores respuestas de tus clientes porque tendrán tiempo para pensar bien lo que quieren decir.

Personaliza tus correos electrónicos por tipo de cita

Personalizar el aspecto y el tono de tus correos electrónicos de reserva de citas es una manera sencilla de construir relaciones fuertes con los clientes. Empieza con una plantilla de uso común para completar los detalles importantes y luego imprímele personalidad con colores personalizados, imágenes o un tono de voz más personal. 

Ese toque personal extra te ayudará a destacarte en las casillas de correo de los clientes y les recordará por qué eligieron trabajar contigo. Además, es una manera excelente de conectarse con los clientes, incluso si no envías el correo electrónico tú mismo. 

Ve ejemplos de correos electrónicos para clientes

Envía recordatorios automatizados de las citas

Los recordatorios de las citas reducen el riesgo de que un cliente pierda su cita. Según nuestra encuesta de clientes, es un 89 % más probable que tus clientes cumplan su cita si reciben recordatorios automáticos por correo electrónico o mensaje de texto. Un recordatorio amable por mensaje de texto cercano al horario de la cita puede ser especialmente efectivo. 

Conoce las mejores prácticas para los recordatorios por mensaje de texto

Facilita hacer reservas en línea

Cuanto más fácil sea para las personas reservar citas y clases contigo, más probable será que lo hagan. Haz que tu cronograma sea accesible desde todas las plataformas en las que tienes presencia profesional para que los clientes nuevos puedan encontrarte y reservar tus servicios. 

Estos son algunos sitios para empezar a promocionar tu programar de reservas, además del sitio web de tu negocio.

• Redes sociales: vincular tu página de reserva de citas facilita que los posibles clientes hagan nuevas reservas mientras navegan la web. Agrega el enlace en tu página de enlace en la bio para un fácil acceso. Con Acuity Scheduling, puedes conectar tu calendario directamente con tu perfil. 

• Correos electrónicos a los clientes: agrega el enlace para las reservas de citas en la firma de tu correo electrónico comercial y en el pie de página del email marketing y las newsletters. Incluir el enlace hace que te tengan presente y puede promover reservas.

• Tarjetas personales: incluye un enlace a tu sitio web o a tu página de reserva de citas en tus tarjetas personales. Las tarjetas impresas son un buen recordatorio para que los posibles clientes hagan un seguimiento. Asegúrate de que tu enlace de reserva de citas sea fácil de leer y deletrear.

• Ubicación física: si tienes una sede física, fomenta la reserva de citas con un cartel impreso. Considera crear un código QR personalizado que dirija directamente a tu página de reservas para que sea fácil escanearlo y hacer una cita contigo.

Obtén consejos para iniciar un sitio web para tu negocio

Esta publicación se actualizó el 18 de abril de 2023.