5 ejemplos de mensajes de correo electrónico para la incorporación de clientes para tu pequeña empresa

La incorporación de clientes es un sistema que empleas con estos fines:

• Dar la bienvenida a nuevos clientes y comenzar tu relación comercial.

• Establecer expectativas sobre cómo será el servicio.

• Recopilar información adicional antes de tu cita o clase.

• Permitir que los clientes se sientan informados y bien atendidos.

Incorporar clientes con eficiencia es una parte importante para mantener y escalar un negocio exitoso. Como algunas de las primeras comunicaciones que los nuevos clientes tienen contigo, los correos electrónicos de incorporación de clientes pueden brindarles una mejor experiencia. Eso genera confianza en tu marca, hace que los clientes se sientan bienvenidos y les da información importante que necesiten mientras simplifican tu flujo de trabajo.

¿Qué es un correo electrónico de incorporación?

Cuando se trata de servicios o clases, los correos electrónicos de incorporación de clientes se refieren a la secuencia de mensajes que llegan a tus clientes cuando reservan contigo. Por lo general, son automatizados. Por ejemplo, un negocio basado en productos es una notificación de envío.

Si bien lleva algo de tiempo configurar tus plantillas de correo electrónico de incorporación, te pueden ahorrar mucho tiempo en el futuro.

Acuity Scheduling está precargado con seis plantillas de correo electrónico predeterminadas.Personaliza estos seis correos electrónicos para comenzar tus plantillas de incorporación de clientes.Puedes crear más plantillas si las necesitas.

Los seis correos electrónicos clave de incorporación de clientes para crear son:

• 1 correo electrónico de confirmación inicial

• 2 correos electrónicos de recordatorio

• 1 correo electrónico de confirmación de la cancelación

• 1 correo electrónico de confirmación de la reprogramación

• 1 correo electrónico de seguimiento/correo electrónico de pedido de testimonio

Nota: Los correos electrónicos sirven exclusivamente como ejemplos. Personaliza la información para que corresponda directamente a tu negocio y sigue las mejores prácticas de correo electrónico, así como cualquier otra ley y normativa aplicable.

1. Correo electrónico de confirmación inicial

Los correos electrónicos de confirmación inicial se envían inmediatamente después de que un cliente reserva un servicio o una cita. Estos correos electrónicos de incorporación permiten a los clientes conocer toda la información importante para su sesión.

• Con quién se reunirán: por ejemplo, contigo o un integrante de tu equipo

• Para qué se reúnen: qué tipo de servicio han reservado o qué esperar

• Cuando se reúnan contigo: como la zona horaria, especialmente si trabajas de forma remota

• Dónde se reúnen contigo: la dirección física exacta o el enlace de la sala de reuniones virtual

• Por qué reservaron contigo: un recordatorio rápido de lo que pueden esperar de la reunión

• Cómo plantear preguntas o volver a reservar: tu número de teléfono, correo electrónico y enlaces para volver a reservar

Lleva alrededor de 60 segundos editarlo directamente en Acuity Scheduling. El formato está preestablecido para que se vea prolijo antes de enviarlo y cada correo electrónico es personalizable por tipo de cita. 

Puede que te resulte útil crear una plantilla de correo electrónico de confirmación separada para nuevos clientes que también funcione como correo electrónico de bienvenida. Antes de que entres en los detalles de su reserva, comienza con un cálido mensaje de bienvenida para mostrar tu agradecimiento y compartir consejos útiles para nuevos clientes. 

Ejemplo de correo electrónico de confirmación inicial

Envío automático: inmediatamente después de hacer la reserva

Asunto: Tu cita está programada

2. Breves correos electrónicos de recordatorio

Mantén tu cita fresca en la mente de tus clientes, y reduce las ausencias sin aviso. Al igual que en el correo electrónico de confirmación inicial, los correos electrónicos de recordatorio comparten los datos clave de la cita. 

Estos son los elementos principales de un correo electrónico de recordatorio:

• Con quién se reunirán

• Para qué se reunirán

• Cuando se reunirán contigo

• Dónde se reunirán

• Por qué reservaron contigo

• Cómo plantear preguntas o volver a reservar

No necesitas repetir tu primer correo electrónico confirmando cada detalle. No obstante, incluye la información clave de la reunión y recuerda a tus clientes cómo comunicarse si necesitan atención. Usa la automatización del correo electrónico para enviar un recordatorio unos días antes de la cita y un segundo recordatorio el día de la cita.

Ejemplo de primer correo electrónico de recordatorio

Envío automático: 72 horas antes de su cita

Asunto: Tu cita es en 72 horas

Ejemplo de segundo correo electrónico de recordatorio

Envío automático: el día de su cita, al menos dos horas antes

Asunto: Nos vemos hoy en la cita

3. Correo electrónico de reprogramación

Los correos electrónicos para volver a reservar confirman cualquier cambio de cita solicitado y reafirman la información importante. De manera muy similar a los anteriores, deberás incluir:

• Qué citas modificaron

• Cuándo estaban reservadas contigo

• Fecha y hora de la nueva reserva

• Dónde se reúnen ahora contigo

• Por qué quieren esta cita

• Cómo pueden volver a reservar, con botones integrados en tu enlace de Acuity

Acuity Scheduling ya tiene cargada una plantilla de muestra básica de correo electrónico para volver a reserva. Al igual que las otras plantillas, puedes personalizarla según tu tono de voz y tu diseño preferido de email marketing.

Consulta nuestros consejos para volver a reservar citas de clientes

Ejemplo de correo electrónico de confirmación de reprogramación

Envío automático: inmediatamente después de volver a reservar la cita

Asunto: Tu cita está reservada

4. Correo electrónico de cancelación

Los correos electrónicos de cancelación confirman cualquier cita cancelada con tu cliente y dan a ambos un registro de que no se reunieron. Es probable que tu correo electrónico incluya muchos de los mismos componentes que los anteriores, pero que esté estructurado de una manera levemente distinta.

• Qué cancelaron (qué tipo de servicio habían reservado)

• Cuándo había agendado su cita contigo

• Dónde se iba a encontrar contigo (la dirección o el enlace a la sala de reuniones virtual)

• Por qué deberían volver a reservar contigo (recordatorio rápido de los beneficios de trabajar contigo)

• Cómo pueden volver a reservar contigo (enlace a tu página de reserva de citas)

Esta comunicación es tan parte de tu primera impresión en los clientes como cualquier otra parte de tu estrategia de incorporación. Trata tus correos electrónicos de cancelación como una oportunidad para la retención de clientes. 

Demuestra que entiendes la necesidad de cancelar y explica cómo te encantaría reunirte en el futuro haciendo referencia a lo que puedes hacer por ellos.

Si tiene sentido para tu negocio, intenta agregar una clara llamada a la acción para volver a reservar o comunícate cuando estén listos.

Más información sobre cómo redactar una política de cancelación

Ejemplo de correo electrónico de cancelación

Envío automático: inmediatamente después de que se cancela la cita

Asunto: Tu cancelación está confirmada

5. Correo electrónico de seguimiento y pedido de testimonio 

Los correos electrónicos de seguimiento automatizados son una manera efectiva de mantener abierta la comunicación con los clientes y los testimonios pueden ayudarte a hacer crecer tu negocio. No solo ayudan a garantizar la satisfacción de tus clientes (ya que estás recibiendo comentarios sobre tus servicios), sino que los testimonios son una gran herramienta de marketing.

Los testimonios te permiten compartir las principales características y beneficios de trabajar contigo, sustentados por los clientes que pagan. Pedir un testimonio te da la oportunidad de estar en contacto con tus clientes al final de su proceso, mientras te permite resaltar tus fortalezas.

Ejemplo de solicitud de testimonio

Envío automático: de uno a tres días después de la cita

Asunto: ¿Cómo lo hice?

¡Hola, [NOMBRE]!

Han pasado unos días desde nuestra cita y solo quería verificar qué piensas acerca de [EL TRABAJO REALIZADO]. Valoro los comentarios de los clientes y me gustaría que te tomaras unos minutos para compartir un poco sobre tu experiencia trabajando conmigo.

Muchas gracias, ¡seguimos en contacto!

Ver más ejemplos de correos electrónicos para promocionar tu marca

¿Estás listo para incorporar a tus clientes?

Esta publicación se actualizó el 6 de junio de 2023.