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Para cada emprendedor, las prioridades inevitablemente requerirán que cambies una cita programada ocasionalmente. Todo, desde eventos personales hasta un cambio de última hora con un cliente de larga data, puede afectar tu horario.
Comunicarte profesionalmente con los clientes sobre los cambios de horario o fecha puede fortalecer tu relación y reforzar la integridad de tu negocio, a pesar del cambio inesperado. Sigue leyendo para conocer las mejores prácticas y un correo electrónico de ejemplo para reprogramar los horarios de tus reuniones.
Cómo reprogramar una cita
No hay dos empresas o clientes iguales. Dicho esto, aquí hay cinco prácticas recomendadas a tener en cuenta cuando necesitas reprogramar una cita existente.
1. Envía una actualización lo antes posible
Comunícate con tu cliente tan pronto como sepas que tendrás que cancelar o reprogramar su cita. Si bien pueden ocurrir imprevistos de última hora, ponerse en contacto antes garantiza que nadie se sienta sorprendido y que tenga tiempo suficiente para encontrar una nueva fecha u hora que se ajuste a su horario.
Además, crea la expectativa de que, si necesita reprogramar, te debe la misma cortesía profesional de informártelo a tiempo.
Lee nuestros consejos para reducir las ausencias sin aviso
2. Personaliza tu comunicación
Tómate el tiempo para personalizar tu correo electrónico de reprogramación y cualquier otra comunicación relacionada con tu tono de voz y cliente. Incluso si tus mensajes son automatizados, enviarles algo personalizado indica respeto por el tiempo y las necesidades de tu cliente.
Si estás reprogramando con Acuity Scheduling, ve a tu sección de correo electrónico de reprogramación automática para crear o actualizar tu plantilla de correo electrónico de reprogramación. Cada vez que tú o un cliente reprogramen una cita, automáticamente recibirán ese correo electrónico para confirmar el cambio en los detalles de su cita.
3. Evita las explicaciones excesivas
No necesitas entrar en detalles de por qué una cita necesita cambiar. El tono es fácil de malinterpretarse por correo electrónico y explicar demasiado la situación podría resultar disperso o poco profesional. Pedir una disculpa por el cambio inesperado tiene sentido, pero piensa en qué tipo de comunicación preferirías en un escenario similar.
Mantén tu correo electrónico conciso y directo, poniendo a tu cliente y sus próximos pasos primero. Por ejemplo, no digas: “Necesito reprogramar nuestra cita porque mi perro ha estado enfermo los últimos días, y solo mañana puedo llevarlo al veterinario”. En su lugar, intenta algo como: “Voy a necesitar reprogramar nuestra cita mañana debido a un conflicto inesperado”.
Tu cliente obtiene la información que necesita y se siente seguro de que tienes la situación bajo control.
4. Sugiera alternativas y aclara los siguientes pasos
Comparte información clara en tu correo electrónico sobre cómo tu cliente puede reprogramar su tiempo contigo. Si la reprogramación afecta tu trabajo en conjunto, como cambiar los plazos, describe eso también.
Para los usuarios de Acuity Scheduling, la opción Insertar campo en tus plantillas de correo electrónico facilita compartir los siguientes pasos con tus clientes. Puedes insertar su hora de cita anterior y nueva si la reprogramaste manualmente para ellos. Si quieres darles la opción de hacer una cita ellos mismos, puedes incluir un enlace para reprogramarla.
5. Expresa tu agradecimiento
La gratitud ocupa un espacio importante en este proceso. Un simple agradecimiento muestra a los clientes que valoras su tiempo y aprecias su flexibilidad. Cuando te reúna con ellos para su cita reprogramada, vuelve a agradecerles rápidamente al comienzo de tu reunión.
Crear una plantilla de correo electrónico de reprogramación
Usa las mejores prácticas sugeridas anteriormente para crear una plantilla de correo electrónico de confirmación de reprogramación. Puedes personalizar el formato y el mensaje de tu plantilla según sea necesario, pero tener la mayoría de las elementos en su lugar te ayudará a enviar notificaciones más rápido.
Aquí tienes un ejemplo para empezar.
Asunto: Reprogramar tu próxima cita
[Nombre de pila del cliente]:
Siempre que puedo, evito reprogramar las citas de mis clientes.
Dicho esto, desafortunadamente, necesito reprogramar nuestra sesión el [horario de cita anterior].
Para tu comodidad, la he reprogramado para [nuevo horario de la cita]. Si este horario no te conviene, solo haz clic en el botón Reprogramar cita a continuación y elige una hora que funcione mejor.
Siéntete libre de comunicarte con cualquier pregunta y muchas gracias por tu comprensión.
Hasta pronto,
[Tu nombre]
Automatizar tu correo electrónico de confirmación de reprogramación
Si ya configuraste un software de programación, todo lo que necesitas hacer es conectar tu copia a una plantilla de correo electrónico. Ten en cuenta que es posible que necesites diferentes plantillas de correo electrónico para diferentes citas o diferentes copias de correo electrónico para cuando tu cliente reprograme algo.
Con Acuity Scheduling, ve a la Configuración de correo electrónico y selecciona Reprogramar. A partir de ahí, podrás crear una plantilla general para cada tipo de cita que ofrezcas o personalizar cada correo electrónico de reprogramación automática para diferentes servicios y situaciones.
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Esta publicación se actualizó el 28 de junio de 2023.