Para muchos nuevos autónomos, manejar el proceso para recibir pagos puede resultar abrumador. En un empleo tradicional, tu empleador se encarga de todos los detalles de tu ingreso: los salarios o jornales están predeterminados, el pago es automático en las fechas establecidas y los impuestos se deducen automáticamente de tu salario. Como autónomo, eres responsable de gestionar cada paso del proceso, así que es lógico que muchos autónomos no sepan por dónde empezar.
En este artículo, aprenderás los aspectos básicos sobre dónde comenzar con la gestión de tus ingresos como trabajador autónomo, incluso cómo calcular tus honorarios, emitir facturas y gestionar tus impuestos.
Pago de impuestos para autónomos
(Nota: la información de esta guía es solo ilustrativa y no debe considerarse asesoramiento fiscal. Sugerimos que investigues las leyes fiscales de tu zona y que consultes con tus propios asesores fiscales).
Como los clientes de los autónomos no deducen los impuestos que deducen los empleadores tradicionales del salario, es 100 % responsabilidad tuya pagar los impuestos correspondientes en el momento adecuado. Antes de que empieces a calcular tus honorarios como autónomo, es importante que entiendas cómo pagarás los impuestos como autónomo y cómo deberías incorporarlos en tus honorarios.
En Estados Unidos, la temporada de impuestos ocurre una vez por año, ¿cierto? No es así para los autónomos. Si ganas dinero como autónomo, es una buena práctica que organices tu temporada de liquidación de impuestos cuatro veces por año. La manera más sencilla de hacerlo es calcular los impuestos que debes y pagarle al IRS al final de cada trimestre. Podrían aplicarte una multa si solo pagas impuestos una vez por año como autónomo. Además, pagar tus impuestos cada trimestre puede ayudarte a manejar tus finanzas más fácilmente: pagar cantidades más pequeñas cuatro veces por año puede ser menos complicado que hacer malabarismos para asegurarte de tener suficiente dinero para pagar una única suma abultada una vez por año.
Tú decides cómo llevar el control, ahorrar y presentar tu declaración impositiva, pero hay algunos aspectos útiles para empezar:
Generalmente se recomienda ahorrar al menos el 25 % de cada pago como autónomo como reserva para pagar tus impuestos trimestrales.
Llevar un control de tus ingresos como autónomo hará que gestionar tus impuestos sea mucho más fácil. Por ejemplo, puedes guardar todas las facturas pagas en un lugar, o usar una extensión de software contable para organizarte. Algunos clientes podrían enviarte un formulario de impuestos 1099, pero no es obligatorio, así que te recomendamos que no confíes en que recibirás ese formulario y que lleves un control de tus ingresos con tus propios métodos.
No importa dónde tenga sede tu negocio, asegúrate de investigar y cumplir con los requisitos impositivos de tu zona, ya que estos varían según tu ciudad, estado, condado o país.
Obtén más consejos para gestionar tu contabilidad
Cálculo de tus honorarios como autónomo
Hay muchos factores que intervienen en el cálculo de cuánto debes cobrar como trabajador autónomo. Es importante que consideres todos ellos cuando fijes tus honorarios iniciales. Con el tiempo, podrás aumentar tus honorarios (y debes hacerlo) para considerar la inflación, tu experiencia y el precio de mercado en tu área.
El cálculo de tus honorarios iniciales debe considerar tres categorías principales: lo que debes ganar, lo que quieres ganar y lo que los clientes están dispuestos a pagar.
Lo que debes ganar. Esta categoría incluye todo lo que necesitas de manera imprescindible poder pagar cada mes. Puede incluir el alquiler o los pagos de hipotecas, los servicios, los alimentos, los gastos del negocio (por ejemplo, software, equipamiento, alquileres de espacios), el seguro médico, los impuestos (al menos el 25 % de tus ingresos) y los ahorros. Si tienes previsto empezar a trabajar como autónomo además de tu trabajo a tiempo completo, toma estos aspectos con pinzas, pero no vendas tus servicios por menos de lo que valen.
Lo que quieres ganar. El estándar de vida cómodo de cada persona varía, y es muy probable que ya sepas cuál es el tuyo. Toma en cuenta los tipos de compras y las actividades que sabes que te aportan una mejor calidad de vida, además de otros gastos que quieres, por ejemplo, ahorrar para un viaje o para inversiones más importantes, como comprar una vivienda o tener familia.
Lo que los clientes están dispuestos a pagar. Este aspecto depende de la demanda y del precio actual del mercado que un cliente típico espera pagar por tu tipo de servicios. Estos honorarios pueden ser un rango, en cuyo caso deberás aplicar tu juicio y tus conocimientos de tus propias habilidades y de tu experiencia para determinar a qué punto de ese rango pertenece tu trabajo. Investiga los honorarios competitivos que cobran otros autónomos en tu área para calcular el punto de inicio.
Cómo fijar distintos tipos de honorarios como autónomo
Cuando hayas anotado todos tus gastos mensuales (tanto los necesarios como los que deseas), determina cuál debería ser tu honorario mínimo y la cantidad mínima de horas por mes que necesitas para obtener el salario mínimo que deberás ganar cada mes para vivir con comodidad.
Veamos este problema en acción: tal vez seas diseñador web y tu costo total de vida actual sea de 3,000 USD por mes. Si tienes previsto ser autónomo a tiempo completo como tu única fuente de ingresos, deberás fijar honorarios que te permitan ganar ese mínimo de 3,000 USD. Hiciste tu investigación y determinaste que los diseñadores web con tu nivel de experiencia cobran alrededor de 75 USD por hora.
Para ganar al menos $3,000 por mes, estas son las opciones de honorarios más comunes y cómo funcionan en ese caso:
Cobrar un honorario por hora de $75 para los proyectos que sabes que te llevarán al menos un total de 40 horas. Los honorarios por hora son habituales, pero debes siempre asegurarte de llevar un control de las horas que dedicas a cada cliente. Algunos clientes podrían cuestionarte el uso del tiempo cuando sea momento de pagar y es útil para tu propia gestión del tiempo que sepas cuánto te lleva cada tarea específica.
Establecer un honorario fijo para cada uno de tus servicios que te permita alcanzar los ingresos mínimos. Por ejemplo, si sabes que diseñar un logotipo suele llevarte alrededor de siete horas, puedes cobrar $600 por logotipo, sabiendo que eso significa que debes conseguir al menos cinco clientes que necesiten un diseño de logotipo por mes.
Acordar un honorario mensual con los clientes que necesiten servicios continuados de tu parte. Esta opción no solo te permite crear una clientela estable, sino que también podría ayudarte a cubrir tu requisito de ingresos mínimos con mayor confianza. Así podrías ampliar tu potencial de ingresos y mitigar los riesgos cuando presupuestas honorarios para otros clientes.
Por ejemplo, puedes cobrar $3,000 mensualmente a uno de tus clientes sabiendo que necesita alrededor de 10 horas de trabajo por semana. Con la seguridad de que se cubrirán tus requisitos de ingresos mínimos con un único cliente con 40 horas por mes, todavía tienes mucha disponibilidad para aceptar otros clientes, cobrarles honorarios distintos y ganar más que tu mínimo de ingresos mensuales.
Según una encuesta de Statista de 2019, alrededor del 48 % de los autónomos usa una estructura de honorarios fijos, mientras que el 29 % fija exclusivamente honorarios por hora y el 23 % utiliza una estructura híbrida que alterna entre honorarios fijos y por hora, según el proyecto. Independientemente de la estructura que te convenga, es importante que siempre cobres honorarios adicionales por urgencia a tus clientes. Los honorarios por urgencia deben ser, como mínimo, el doble de tus honorarios habituales y solo se deben aplicar a los proyectos que se deban entregar en 24 horas o menos.
Recuerda que, independientemente de los honorarios que fijes, estos son solo tu nivel mínimo. A medida que crezcan tu audiencia, tus habilidades y tu reputación, te sentirás confiado para subir tus honorarios en todos los niveles.
Cómo gestionar la facturación como autónomo
Una vez que hayas fijado tus honorarios y conseguido tu primer cliente, deberás estar preparado para enviar tu primera factura a ese cliente. La facturación es la forma más común en la que los autónomos reciben pagos. Una factura es un documento que indica los servicios que completas y el precio de esos servicios que tu cliente ha acordado pagar. Puedes enviar la factura a tu cliente como un PDF o usar un software de gestión de la facturación. Asegúrate siempre de que las opciones de métodos de pago sean claras para los clientes, para que sepan cómo hacerte llegar el dinero.
Las facturas son bastante sencillas, pero es importante ser meticuloso sobre cómo creas la factura como trabajador autónomo, porque incluir los datos importantes es fundamental para que te paguen correctamente y a tiempo. Las dos partes más importantes de una factura son las condiciones de pago y el monto adeudado. Aprenderás más sobre ellos a continuación.
Más información sobre cómo enviar facturas con tu marca en Squarespace
¿Cuáles son las distintas condiciones de pago de la factura?
Es habitual enviar una factura al mismo tiempo que firmas un contrato con el cliente, o cuando has completado tus servicios. La opción que elijas dependerá del tipo de condiciones de pago que acuerdes y del tipo de honorarios que cobres. Por ejemplo, si cobras una tasa fija u honorarios por contratación, puedes enviar la factura de inmediato. Si cobras honorarios por hora, se recomienda que esperes para enviar la factura hasta que hayas determinado la cantidad real de horas que trabajaste para ese cliente, y no solo una estimación.
Las condiciones de pago son un acuerdo que celebran tú y tu cliente sobre cuándo esperas recibir el pago. Algunos de los términos de pago comunes son:
Facturarles a los clientes el 100 % del pago adeudado en una fecha futura especificada. Por lo general, los autónomos fijan estas facturas como NETAS a 30 días, es decir, que el pago se debe hacer 30 días después de emitir la factura.
Facturarles a los clientes un porcentaje del pago por adelantado. Según el proyecto y su relación anterior con el cliente, los autónomos pueden cobrar hasta el 50 % por adelantado y el 50 % NETO a 30 días o, en casos menos frecuentes, el 100 % adelantado.
Para los servicios al cliente y basados en citas (por ejemplo, algunos tipos de fotografías, asesoramiento psicológico o consultoría estratégica), los autónomos podrían no facturar sino cobrar sus servicios mediante un software de programación en línea. Por ejemplo, con Acuity Scheduling, puedes fijar tus servicios y los honorarios por servicio y luego compartirlos mediante un programador en línea en tu sitio web o en las plataformas de las redes sociales. Desde allí, los clientes pueden simplemente pagarte con tarjeta de crédito en el momento en que programen tu cita.
¿Qué debe contener la factura de un autónomo?
Los principales elementos de la factura de un autónomo incluyen:
Información identificatoria. Incluye el nombre, la dirección y la información de contacto del cliente y tuya en la parte superior de la factura.
Servicios. Crea renglones en los que especificas los tipos de servicios que has acordado completar para ese cliente en virtud del contrato.
Tus honorarios. Además de los servicios, indica tus honorarios acordados (fijos, por hora, híbridos, por contratación) para cada uno de esos servicios. Si son por hora, agrega una columna con la cantidad de horas trabajadas en cada servicio. Si corresponde, reemplaza tus honorarios habituales con tus honorarios por trabajos urgentes al lado de los servicios que hayas tenido que completar en el curso de 24 horas.
Monto total adeudado. Según estos honorarios (multiplicados por las horas trabajadas, si corresponde a tu estructura de honorarios), calcula el monto total que te adeuda ese cliente.
Fecha de emisión. Agrega la fecha en la que emites la factura al cliente.
Fecha de pago. Marca claramente la fecha en la que el cliente debe pagarte el total de la factura sin que le corresponda una multa por mora. Por ejemplo, si acordaste recibir el 50 % por adelantado y el 50 % al completar el trabajo, marca ambas fechas de pago. Si acordaste cobrar NETO a 30 días, indica los 30 días a partir de la fecha de emisión.
Cargo por mora. Indica el cargo por mora que le cobrarás al cliente si no recibes el pago en la fecha acordada. Tu cargo por mora debe estar claramente indicado en tus facturas y en los contratos con el cliente. Si un cliente envía el pago después del plazo acordado, tienes derecho a cobrarles un honorario fijo o un porcentaje del monto adeudado. Por ejemplo, puedes establecer tus condiciones de pago como NETO a 30 días con un 10 % de cargo por mora si no recibes el pago dentro de los 30 días de la fecha de factura al cliente.
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Cómo lograr que te paguen correctamente y en la fecha acordada
Independientemente de cómo y cuándo optes por recibir el pago, tú decides cómo protegerte y asegurarte de que te paguen correctamente y en el plazo acordado.
Estos son algunos consejos para ayudarte a que lo logres:
Controla el tiempo que dedicas a cada proyecto en una planilla de cálculo o con un software adecuado. Si cobrarás un honorario por hora, esto es fundamental ya que se recomienda que comuniques las horas de trabajo a tus clientes. Pero, incluso si cobras un honorario fijo, es útil para ti saber cuánto tiempo le dedicas a ciertos proyectos o tareas. Si descubres que les estás dedicando más tiempo del esperado, estos datos podrían ayudarte a establecer cómo aumentar tus honorarios y crear más eficiencia en la manera en la que haces estas tareas.
Defiende tus derechos. Tu tiempo y tus habilidades son valiosos y te mereces que te paguen un honorario justo y en el plazo acordado. Fijar las expectativas sobre las fechas de pago debería ser suficiente para la mayoría de los clientes pero, en ocasiones, deberás recordarles los cargos por mora y empujarlos para que te paguen. Recuerda que si trabajas para un cliente que sistemáticamente te paga tarde, o no te paga, tú tienes la facultad de terminar la relación con ese cliente.
Ten en cuenta que la mayoría de los autónomos están aprendiendo sobre la marcha. No estás solo. Cometer errores es habitual; solo sé paciente contigo mismo y con tus clientes y corrige el curso gentilmente cuando descubras qué métodos te dan mejores resultados. Una vez que hayas sentado las bases para fijar tus honorarios y hayas aprendido cómo emitir una factura, debes prepararte para empezar a buscar tus primeros clientes.