7 prácticas recomendadas y ejemplos de facturas

Cada interacción que tienes con tus clientes es una oportunidad para fortalecer tu relación con ellos, incluido el proceso de recibir pagos. Un proceso de pago sencillo y claro te hace parecer profesional y deja una impresión positiva en cualquiera que trabaje contigo. 

Además de los detalles básicos que debería tener cada factura, como los servicios prestados y la información del cliente, también hay formas de mejorar la experiencia de los clientes y simplificar el flujo de trabajo. Aquí te indicamos siete prácticas recomendadas y ejemplos de facturas para comenzar.

1. Mantén el diseño claro

Si bien la factura debería adaptarse idealmente a tu negocio y marca, es importante priorizar el acceso de la información clave a tus clientes. A medida que incorporas fuentes o colores de marca, asegúrate de que aún sea fácil encontrar y leer detalles importantes, como la fecha límite de pago y los precios.

Una manera sencilla de darle una marca a la facturas mientras mantienes el diseño claro es agregarles tu logotipo. Tendrás un poco de personalización sin sacrificar la claridad.

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2. Haz facturas detalladas y precisas

Incluye en las facturas todo lo que tus clientes puedan necesitar saber para minimizar la confusión y limitar el número de preguntas que necesitas responder al procesar facturas. Cada factura debe indicar claramente datos específicos sobre lo siguiente o vincular a ellos:

• Nombre e información de contacto del cliente

• El nombre e información de contacto de tu empresa

• Número de factura

• Fecha en que se emitió la factura

• Servicios prestados al cliente

• Precio, desglosado para cada servicio

• Cualquier impuesto, tarifa adicional o descuento

• Monto total adeudado

• Condiciones de pago

• Fecha de vencimiento del pago

• Políticas de atraso o de impago

Cuando facilitas encontrar esta información en una factura, estableces expectativas claras entre tú y tus clientes. Y los detalles y las instrucciones claros simplificarán el proceso de pago.

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3. Envía facturas de manera oportuna

Lo mejor es enviar facturas a tus clientes poco después de reunirse o brindar los servicios. Eso permite que te paguen más rápido y que tengan presentes las facturas en su lista de pendientes.

Debes enviar las facturas antes de la fecha de vencimiento del pago. Según lo que sea habitual en la industria, asegúrate de que los clientes tengan un plazo razonable para pagarte. En algunas industrias, de unos días a una semana es común, pero 30 días es el tiempo de respuesta típico para otros sectores o clientes corporativos.

4. Facilita el pago

Las opciones de pago simples y familiares brindan flexibilidad a tus clientes y les permite tener la confianza de que su información de pago está segura. Conecta la herramienta de facturación a un procesador de pagos común, como Stripe, PayPal o Square, o bien, ofrece otras opciones de pago digital. 

Si te reúnes con clientes en persona, puedes ofrecer pagos in situ con un lector de tarjetas de crédito o pagos mediante un enlace móvil seguro. Cuando el procesador de pagos requiere menos información para que alguien pueda pagar, es más rápido y fácil.

5. Ten políticas de pago claras

Las políticas claras y bien aplicadas establecen expectativas para tus clientes, y protegen tu tiempo y flujo de efectivo como propietario de una pequeña empresa. Las facturas deben incluir detalles sobre:

• Cómo pagar

• Métodos de pago aceptados 

• Sanciones por pagos atrasados o no realizados

• Tarifas de cancelación o por ausentarse sin aviso

• Próximos pagos, si cobras un depósito o en cuotas

• Cómo ponerse en contacto en caso de preguntas o inquietudes

Básate en tus condiciones de pago cada vez que surja un problema. Tenerlas por escrito debería simplificar cualquier posible pregunta o problema con el proceso de facturación. Pero los términos son tan valiosos como que los hagas cumplir.

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6. Automatiza la facturación y los recibos

Una excelente herramienta de programación puede automatizar el proceso de facturación y ahorrarte tiempo para rastrear y enviar cada pago de forma manual. Squarespace te permite enviar y rastrear facturas, y puede ayudarte a hacer un seguimiento de los recordatorios y los recibos de pago. 

Si también usas Acuity Scheduling para administrar tu calendario, puedes automatizar la gestión de tus citas. Puedes establecer tu disponibilidad y permitir que los mismos clientes programen, reprogramen o cancelen sus citas contigo. Acuity envía correos electrónicos automáticamente para confirmar las reservas de citas y los cambios, y para recordar a los clientes sobre las próximas reservas.

Podrás ver y gestionar las facturas en línea en caso de que quieras hacer un seguimiento de una personalmente, pero el software de facturación puede encargarse del resto.

7. Conecta con tus clientes

Todo el proceso de facturación y pago es una práctica de servicio y atención al cliente, pero agregar un toque personal puede ser de gran ayuda para crear lealtad con los clientes. Esto podría ser tan simple como agregar una pequeña nota de agradecimiento a cada factura. O bien, un código de descuento a las facturas después de un cierto número de reuniones.

Incluso si las facturas están automatizadas, una nota de agradecimiento a los clientes para incentivarlos a comunicarse en caso de preguntas o dejar una reseña para tu negocio aporta cierta calidez a una comunicación transaccional. 

Ejemplo de factura de un cliente

Si usas software de facturación, tendrá plantillas para ayudarte a crear una factura profesional que incluya los detalles clave del cliente. Pero siempre es útil tener un punto de referencia para ver cómo otros empresarios manejan su facturación. Aquí te damos un ejemplo que puedes consultar y personalizar para que se adapte a tus necesidades.

Ten en cuenta que estos ejemplos son solo con fines educativos y no deben tomarse como asesoramiento legal o financiero.

Esta factura es adecuada, ya que muestra lo siguiente:

• Nombre y datos de contacto de la empresa

• Información de contacto del cliente

• Número de factura

• Fecha de facturación y fecha de vencimiento

• Servicios y precios desglosados, incluido el impuesto a las ventas

El propietario también incluye una nota personal amistosa en la parte superior de la factura. Con una factura digital, puedes incluir cualquier información adicional sobre los métodos de pago y políticas en el cuerpo de la notificación por correo electrónico que va a los clientes o un enlace a la información de tu sitio web.