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Como propietario de una pequeña empresa, la administración eficaz del flujo de efectivo es necesaria para el buen funcionamiento de tu negocio. Saber cómo configurar y entender el estado de flujo de efectivo te permite estar atento a la toma de decisiones estratégicas y al crecimiento.
Continua leyendo para conocer todo lo que debes saber sobre el flujo de efectivo, cómo configurar tu propio estado de flujo de efectivo y qué errores evitar para administrar tu empresa de manera eficaz.
¿Qué es un estado de flujo de efectivo?
El estado de flujo de efectivo es un informe financiero que rastrea el efectivo real que entra y sale de tu empresa durante un período de tiempo determinado, generalmente cada mes, trimestre o año. Proporciona información sobre cuánto dinero tienes a disposición para financiar diferentes aspectos de tu negocio.
El estado de flujo de efectivo es distinto del estado de resultados, que muestra los ingresos y gastos totales de la empresa durante un período de tiempo. También difieren del balance general, que es como una foto instantánea de tus activos y pasivos en un momento determinado.
Un flujo de efectivo bajo puede indicar la necesidad de financiamiento y ajustes en tus gastos. Los ahorros importantes en efectivo te brindan la capacidad de adaptarte a los cambios imprevistos. Estos aspectos del estado de flujo de efectivo indican si tu empresa tiene suficiente dinero en efectivo a disposición para cubrir costos operativos, inventario, campañas de marketing y otras áreas de tu negocio que generen gastos. Es importante supervisar el flujo de efectivo periódicamente para asegurarte de que tu negocio esté en buen estado.
Cómo configurar un estado de flujo de efectivo
Configurar un estado de flujo de efectivo es un proceso sencillo. Si bien es una tarea que puedes completar de forma manual, puedes simplificar el proceso mediante el uso de un software de contabilidad basado en la nube. Esto facilita la verificación del flujo de efectivo desde cualquier lugar y permite compartirlo con un contador si fuera necesario.
El software de contabilidad, después de que hayas ingresado todas las transacciones, generará un estado de flujo de efectivo basado en las fechas que ingreses. Antes de comenzar, es importante entender las tres partes del estado de flujo de efectivo.
Operativo: Flujo de efectivo que proviene de fuentes de ingresos, por ejemplo, ventas.
Inversión: Flujo de efectivo que resulta del dinero ganado o perdido a partir de inversiones, por ejemplo, bienes materiales.
Financiamiento: Flujo de efectivo que proviene de deudas, pagos de intereses, venta de acciones, etc.
El efectivo puede entrar y salir de forma fluida de estas categorías, dependiendo de la situación de tu negocio. Al calcular el flujo de efectivo hay dos métodos que puedes usar: el método directo y el indirecto.
Comparación entre la contabilización directa e indirecta del flujo de efectivo
El método indirecto de seguimiento del flujo de efectivo utiliza el estado de resultados y el balance general para calcular el flujo de efectivo. Si tuvieras que crear un estado de flujo de efectivo indirecto de forma manual, harías lo siguiente:
Calcula la entrada de efectivo. Suma los ingresos totales durante el período a cualquier cambio en las cuentas por cobrar (dinero te deben y que aún no has recibido) y por pagar (dinero que debes a otros pero que aún no has pagado).
Calcula la salida de efectivo.Suma todos los pagos, como salarios, suministros e impuestos.
Calcula el efectivo total de las operaciones. Resta la salida de efectivo de la entrada de efectivo.
Con el método directo, calculas el flujo de efectivo a partir del efectivo real que recibiste de los clientes y el efectivo pagado por los gastos. Puedes obtener estas cantidades de tus estados de cuenta bancarios y recibos de gastos. Suma las entradas y salidas de efectivo para calcular el total de efectivo de las operaciones.
Tanto la contabilidad indirecta y como la directa te darán una idea clara de tus finanzas, así que el método que elijas depende de tu nivel de comodidad. La contabilidad directa del flujo de efectivo puede darte una imagen más completa, por ejemplo, porque no incluye el dinero que aún no se ha pagado. Pero la contabilidad indirecta le podría servir a alguien que quiera incluir las ganancias netas en sus cálculos del flujo de efectivo.
El software de contabilidad utiliza de forma predeterminada el método indirecto cuando genera automáticamente un estado de flujo de efectivo para ti. Actualiza y revisa el estado de flujo de efectivo mensualmente para asegurarte de que haya suficiente efectivo disponible para cubrir los gastos.
Ejemplo de estado de flujo de efectivo
A continuación se muestra un ejemplo de un estado de flujo de efectivo elaborado con el método indirecto. El ejemplo sigue a una empresa ficticia, Hannah's Closet, en su primer año de actividad vendiendo en Squarespace artículos de moda hechos a mano.
Hannah's Closet — Estado de flujo de efectivo — Fin de año Diciembre 2022
| Flujos de efectivo de las actividades operativas | |
|---|---|
| Ingresos netos | $10,500 |
| Ajustes para: | |
| Cuentas por cobrar | ($1,000) |
| Cuentas por pagar | $15,000 |
| Inventario | ($3,000) |
| Gastos operativos pagados previamente | ($3,000) |
| Impuestos | ($3,500) |
| Efectivo neto de las actividades operativas | $15,000 |
| Flujos de efectivo de las actividades de inversión | |
| Compra de un activo fijo | ($1,000) |
| Intereses recibidos | $20 |
| Efectivo neto de las actividades de inversión | ($980) |
| Flujos de efectivo de las actividades de financiación | |
| Deudas pagadas (a corto plazo) | ($250) |
| Deudas pagadas (a largo plazo) | $0 |
| Efectivo neto de las actividades financieras | ($250) |
| Aumento o disminución del efectivo neto | $13,770 |
| Monto inicial en efectivo (saldo de apertura) | $30,000 |
| Monto final en efectivo (saldo de cierre) | $43,770 |
En el ejemplo de estado de flujo de efectivo, Hannah usó el método de contabilidad indirecto. Primero, anotó las actividades principales que generan ingresos. Los ingresos netos se extraen de su estado de resultados y los activos y pasivos actuales se extraen de su balance. Después de eso, incluyó todos los cambios en las actividades de inversión, por ejemplo, los activos a largo plazo. Luego, registró los cambios en las actividades de financiamiento como capital o préstamos.
Finalmente, el cambio neto en el efectivo se calcula sumando las entradas y salidas de efectivo. El saldo de apertura se basará en el saldo de cierre del último período. El saldo de cierre del balance actual tendrá en cuenta el aumento o disminución netos del efectivo. Dentro del software de contabilidad, podrás comparar, en paralelo, los flujos de efectivo en varios períodos.
Errores frecuentes que se cometen con el flujo de efectivo
Es importante saber cuáles son los errores frecuentes que cometen los dueños de empresas relacionados con el flujo de efectivo para que puedas hacer todo lo posible para evitarlos. A continuación te mostramos tres errores frecuentes en el flujo de efectivo.
No anticipar las fluctuaciones en las ventas: Esto puede suceder por temporadas, debido a las festividades o incluso si un producto se vuelve increíblemente popular de manera imprevista.
Prever un flujo de caja incorrecto: Esta es una de las razones por las que es importante analizar y comprender de forma periódica las entradas y salidas de efectivo habituales. Si subestimas el flujo de efectivo, podrías encontrarte con números en rojo.
Asumir demasiadas deudas: Si bien los préstamos pueden ayudar a hacer crecer tu negocio, demasiada deuda te pone en riesgo de no cumplir con los pagos si las ventas disminuyen.
Aquí es donde se hace necesario prever el flujo de efectivo con frecuencia. La previsión del flujo de efectivo es el proceso de estimar cuánto efectivo tendrá tu negocio a disposición en el futuro. Implica proyectar las próximas entradas y salidas de efectivo durante un período de tiempo determinado, generalmente mensual o trimestralmente. Esto ayuda a asegurar que tengas suficiente efectivo para cubrir los meses con menores ingresos.
Si has estado en actividad durante un año, aproximadamente, analiza las finanzas históricas y prevé las necesidades futuras de efectivo con precisión. Esto puede ser más difícil de hacer si tu negocio es más nuevo, pero puedes ser prudente y revisar periódicamente los costos operativos para reducir cualquier gasto que no sea esencial. Si detectas que el flujo de efectivo proyectado es menor que el monto previsto, haz los ajustes necesarios.
Optimizar el flujo de efectivo se traduce en una gestión financiera sólida. La previsión, la planificación y el seguimiento constante son especialmente importantes en los primeros días de funcionamiento de tu empresa, ya que te ayudará a minimizar los riesgos y planificar el crecimiento.
Consejos para aumentar flujo de efectivo
Administrar el flujo de efectivo de manera eficaz requiere un monitoreo constante y ajustes estratégicos. Para aumentar el flujo de efectivo, es importante que lo supervises constantemente. La implementación de tecnología y automatizaciones es excelente para comenzar.
El software de contabilidad te permite automatizar los procesos financieros importantes. Las tareas que generalmente requieren horas de trabajo se pueden completar en cuestión de minutos. El software de contabilidad te da acceso a informes generados y estados financieros. Esto te brinda información importante sobre las distintas áreas de tu negocio, por ejemplo, el inventario.
El software de contabilidad tiene la capacidad de rastrear si el inventario se mantiene a la altura de las entradas de efectivo. Si es necesario, puedes hacer ajustes para reducir la cantidad de existencias y preservar el flujo de efectivo previendo una disminución en las ventas al año siguiente. Con esta previsión, puedes administrar el flujo de efectivo de manera más sencilla.
Si usas un software de contabilidad, también puedes integrarlo con una variedad de herramientas. Por ejemplo, para mantener la precisión de los datos financieros de forma continua, considera una integración contable. Con las extensiones Squarespace + Xero o Squarespace + MYOB de Amaka, las ventas de Squarespace se sincronizan diariamente con tu software de contabilidad. Esto elimina la necesidad de ingresar y conciliar datos de forma manual.
Además, puedes integrar herramientas de previsión de efectivo con el software de contabilidad y exportar los datos para crear informes visuales de los cambios en el flujo de efectivo a lo largo del tiempo. O bien, controla la gestión del inventario para anticipar mejor cuándo pedir materiales y productos.
Con una planificación cuidadosa y las herramientas adecuadas para lograr la supervisión del flujo de efectivo, puedes evitar errores y dirigir un negocio con una buena situación financiera.
Nota: Este artículo de Camino al éxito fue creado en colaboración con Amaka. No debe interpretarse como asesoramiento financiero o legal profesional. Consulta a un profesional en temas financieros y de normativa local para comprender sus obligaciones.