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Para los propietarios de pequeñas empresas, gestionar las finanzas de forma adecuada es fundamental, pero también puede ser un desafío, especialmente si recién estás comenzando. Si eres un trabajador autónomo o tienes una empresa con varios empleados, aprender los conceptos básicos de la planificación financiera como el seguimiento de ingresos, contabilidad y gastos y elaboración de presupuestos para calcular impuestos tiene un valor incalculable.
Sigue leyendo para conocer los mejores consejos para gestionar las finanzas de las pequeñas empresas, desde establecer sistemas de contabilidad adecuados hasta evitar problemas de flujo de efectivo. Al implementar las prácticas recomendadas en tus procesos financieros, podrás administrar tu empresa de manera satisfactoria y podrás definir metas para el futuro. Con un poco de planificación cuidadosa, puedes asegurarte de que eres capaz de crear una pequeña empresa próspera.
Nota: Este artículo de Camino al éxito fue creado en colaboración con Amaka. No debe interpretarse como asesoramiento financiero o legal profesional. Consulta a un profesional en temas financieros y de normativa local para comprender sus obligaciones.
Cómo hacer el seguimiento de tus finanzas
Una tarea financiera esencial para los propietarios de pequeñas empresas es establecer un sistema para rastrear ingresos y gastos. Como dueño de una empresa, entender los aspectos esenciales de la contabilidad y conocer los conceptos básicos de la teneduría de libros, como categorizar adecuadamente los ingresos y gastos, es una necesidad.
Como mínimo, es importante realizar un seguimiento periódico de lo siguiente:
Ingresos: Las ganancias totales
Gastos: El costo total de la actividad comercial
Costo de los productos: Costos totales para crear un producto
Ganancia bruta: Ingresos menos el costo de los productos
Ganancia neta: Ingresos menos el costo de los productos y los gastos
Impuestos: Impuestos que cobras sobre los productos vendidos y los impuestos que debes pagar como propietario de una empresa
Aquí es donde el software de contabilidad puede ayudarte. Una buena herramienta de contabilidad te ayudará a hacer el seguimiento de estas categorías y a entender qué esfuerzos son más rentables.
Los usuarios de Squarespace con un plan Business o Commerce obtendrán información de seguimiento detallada de las ventas y pagos en sus análisis de ventas. Para estar al tanto de cada detalle, hay Squarespace Extensions que pueden satisfacer tus necesidades.
Un software de contabilidad basado en la nube, que ejecuta y rastrea tus finanzas en línea, en lugar de hacerlo en tu escritorio, puede darte acceso a datos financieros clave e informes fáciles de leer que te brindarán una visión general del rendimiento de tu empresa.
Con las herramientas de contabilidad adecuadas y la disciplina necesaria en torno al registro de las transacciones financieras, puedes obtener visibilidad del rendimiento financiero de tu empresa. El seguimiento de las finanzas puede requerir cierta adaptación, pero es crucial para tomar decisiones inteligentes y mantener la empresa organizada desde el punto de vista financiero.
Automatiza el seguimiento financiero
Ahorrarás tiempo y ganarás tranquilidad si encuentras la manera de automatizar los flujos de trabajo de contabilidad y teneduría de libros. Una herramienta que automatiza las tareas de seguimiento te ahorra tiempo en el registro manual de cada transacción y garantiza que tengas datos financieros precisos.
Aquellos que venden en Squarespace pueden usar una integración de contabilidad con Amaka que sincroniza automáticamente las transacciones de Squarespace con su software de contabilidad. Tener todos tus datos en un solo lugar y omitir el ingreso manual de datos representa un cambio sustancial para simplificar la gestión de los datos y los procesos.
Las integraciones de Amaka también te librarán de los errores humanos, ayudándote a mantener la precisión en tus números e informes. Puedes encontrar la integración de Squarespace + Xero y la integración de Squarespace + MYOB en el marketplace Squarespace Extensions.
Tómate el tiempo para averiguar qué información debes rastrear y qué es lo que se adapta mejor a tu empresa. Con un poco de investigación sobre las integraciones disponibles, puedes elegir las herramientas de automatización adecuadas para tus necesidades comerciales y crear un flujo de trabajo de gestión financiera eficiente.
Entiende tus informes financieros
Revisar periódicamente tus estados financieros es fundamental para administrar bien tus finanzas. Esto incluye estados de resultados, balances e informes de flujo de efectivo, que generalmente están disponibles en tu software de contabilidad como informes separados.
Estado de ingresos: Muestra los ingresos, los gastos y las ganancias y pérdidas totales de una empresa durante un período de tiempo específico.
Balance general: Proporciona una instantánea de los activos, pasivos y capital de una compañía en un momento dado.
Informe de flujo de efectivo: Registra los ingresos en efectivo y el efectivo pagado de una empresa durante un período determinado para analizar dónde se genera y gasta efectivo.
Estos documentos proporcionan información valiosa sobre el rendimiento y el estado de tu empresa. Aprender a leer estados financieros te permite calcular índices importantes que rastrean la rentabilidad y los niveles de deuda, entre otros indicadores a lo largo del tiempo. De esta manera, puedes detectar problemas, encontrar oportunidades y tomar decisiones mejor fundamentadas en el futuro.
Por ejemplo, monitorear tus ingresos y gastos cada mes puede alertar sobre posibles problemas de flujo de efectivo antes de que se conviertan en problemas urgentes. Analizar las tendencias en tus ventas e ingresos puede revelar si necesitas ajustar los precios o ajustar los niveles de inventario actuales.
Lea nuestra guía sobre conceptos básicos de contabilidad
Prácticas recomendadas para las finanzas de las pequeñas empresas
Organizar bien tus finanzas desde el principio es el paso más importante para mantener las cosas por el camino correcto. Esto significa que los datos están categorizados de la manera adecuada, con precisión y de manera oportuna.
Cuando tus finanzas están organizadas, puedes tener una idea de cuál es tu flujo de efectivo actual y puedes interpretar diferentes estadísticas para convertirlas en estrategias procesables que impulsen el crecimiento. A medida que tu negocio continúa creciendo, la necesidad de contar con herramientas que puedan simplificar o eliminar la necesidad de trabajo manual es mayor.
El software de contabilidad basado en la nube puede garantizar que tengas una visión precisa de tus finanzas y obtengas información financiera. Los hábitos continuados como mantener un presupuesto, vigilar los errores y pronosticar para ordenar el gasto son esenciales. Por ejemplo, puedes detectar que las ganancias son mayores durante algunos meses que en otros, lo que puede ayudarte a anticipar temporadas con más actividad y preparar planes de inventario o marketing en el futuro.
También es importante conciliar las cuentas periódicamente para identificar discrepancias y cumplir con los requisitos de la normativa local. Esto implica comparar dos conjuntos de registros, como los datos de tu software de contabilidad con los datos de tu cuenta bancaria, para asegurarte de que coincidan. El esfuerzo por seguir y mantener las prácticas financieras recomendadas da buenos resultados en estabilidad y ahorro.
Aprende a hacer el seguimiento de tu flujo de efectivo
¿Qué recursos y soporte están disponibles?
Si recién estás comenzando y buscas herramientas que te ayuden a administrar tus finanzas, el mejor lugar para comenzar es navegar por las Squarespace Extensions que se encuentran a tu disposición. Podrás encontrar una amplia gama de aplicaciones que pueden ayudarte de acuerdo con tus necesidades. Por ejemplo, Amaka está disponible en un plan gratuito con soporte continuo e ilimitado. Si necesitas ayuda para configurar tu integración, puedes programar una sesión guiada en la que un especialista en integración de Amaka se reunirá contigo por video para configurar la integración según tus necesidades.
Para obtener asesoramiento financiero o fiscal, asegúrate de trabajar con un profesional certificado que conozca bien las regulaciones y leyes de cumplimiento en el lugar donde desarrollas tu actividad comercial.