Cómo crear un presupuesto para una pequeña empresa

Un presupuesto estructurado para pequeñas empresas aclara tus costos y gastos, y te ayuda a predecir los ingresos y ganancias de tu negocio.

Obtener una visión clara de la situación financiera de tu negocio no tiene por qué ser difícil ni abrumador. A continuación, te guiaremos a través de los factores que debes tener en cuenta en tu presupuesto, incluyendo herramientas y componentes imprescindibles, una guía paso a paso sobre cómo crear uno y consejos para mantenerte en el buen camino. 

¿Qué es el presupuesto de una pequeña empresa? 

El presupuesto de una pequeña empresa es un plan detallado que te ayuda a realizar un seguimiento y comprender las finanzas de tu negocio, incluido cómo y dónde gastas tu dinero. 

Es tanto un documento que refleja la situación actual de tu negocio como una predicción futura de su solidez financiera. Actualizar periódicamente tu presupuesto con información relevante puede ayudarte a comprender cuándo y cómo alcanzarás tus objetivos a largo plazo.

Algunos componentes imprescindibles de un presupuesto empresarial son: 

• Estimaciones de ingresos: cuántos ingresos prevés obtener.

• Costos fijos: pueden incluir el dinero destinado al alquiler (p. ej., una tienda física), el mantenimiento anual o mensual de la página web o los materiales para los productos que vendes.

• Costos variables: si tienes empleados, sus salarios se incluirían en los costos variables.

• Flujo de caja: todo el dinero que entra y sale de tu negocio.

• Ganancia: la cantidad de dinero que pretendes obtener después de calcular los ingresos menos los gastos.

¿Por qué es importante tener un presupuesto?

La elaboración de presupuestos te permite tener una visión clara de cada dólar que entra en el negocio y sale en forma de gastos. Al revisar tu presupuesto de forma constante, podrás tomar decisiones financieras más informadas. Por ejemplo, es posible que observes caídas en las ganancias durante determinadas épocas del año. Puedes ajustar la situación reasignando el número de empleados que tienen previsto trabajar o la cantidad de inventario que almacenas en ese momento para mantenerte en el buen camino financiero.

Métodos y herramientas comunes para la elaboración de presupuestos

Existen varios métodos diferentes para elaborar el presupuesto de tu empresa que debes tener en cuenta. El que elijas dependerá en gran medida de cuál te resulte más cómodo y de la información que necesites consultar a diario. 

1. Presupuesto flexible

Un presupuesto flexible se ajusta al volumen de ventas o a las actividades de tu empresa. Por ejemplo, es posible que tengas que pagar salarios al personal a tiempo parcial y destinar parte de tu presupuesto a ello. Sin embargo, es posible que tu empresa obtenga más ventas durante determinadas temporadas, por lo que necesitarás contratar más personal para gestionar el volumen en los periodos de mayor actividad y reducirlo en los de menor actividad. Eso significaría mantener tu presupuesto de personal flexible mensualmente o por temporadas.

Un presupuesto flexible es el más adaptable de los métodos de presupuestación y te permitirá mantener una mayor flexibilidad si tus ingresos no son constantes o si se producen otros cambios en tu actividad diaria.

2. Presupuesto basado en la propuesta de valor

Un presupuesto basado en la propuesta de valor se centra en el seguimiento y la inversión en gastos que generan valor para la empresa. Si deseas dotar a cada gasto de un propósito estratégico y maximizar el valor que ofreces a tus clientes, prueba elaborar un presupuesto basado en la propuesta de valor. 

El objetivo de un presupuesto basado en la propuesta de valor es mantener un enfoque claro en los factores que impulsan el valor en tu presupuesto (p. ej. materiales específicos que lo diferencian de la competencia) y eliminar los gastos innecesarios. Por ejemplo, una panadería podría destinar más presupuesto a ingredientes de calidad y personal que a envases de marca, ya que los dos primeros tienen un mayor impacto en el valor para el cliente.

3. Presupuesto basado en actividades

Un presupuesto basado en actividades desglosa todas las actividades de tu empresa para predecir los costos y respaldar tus objetivos. Tus actividades dependen de tu negocio y de lo que vendas, pero, en general, pueden incluir la tramitación de devoluciones, la venta de productos y la creación de productos.

Este método tiene en cuenta todas las actividades empresariales para comprender dónde va el dinero y qué eficiencias se pueden encontrar para reducir costos. Por ejemplo, un consultor podría observar que se está gastando más en actividades de marketing que el año pasado y plantearse formas de reducir ese gasto.

Herramientas para presupuestos de pequeñas empresas

Necesitarás algunas herramientas y programas específicos para gestionar tu presupuesto. Algunos de los elementos esenciales son:

• Software de contabilidad: te ayuda a realizar un seguimiento de todos los detalles de tu presupuesto en un solo lugar.

• Software de facturación: Solicitar pagos de clientes o proveedores

• Procesamiento de pagos: procesa pagos de clientes o socios. 

• Herramientas de análisis: analiza tu presupuesto y el éxito de las actividades de marketing o ventas.

6 pasos para crear un presupuesto empresarial

A continuación, se ofrece una descripción general de lo que debes incluir en el presupuesto de tu pequeña empresa y cómo te ayudará a mejorar el bienestar financiero general. Ten en cuenta tus objetivos, productos o servicios y necesidades específicos al crear tu propia versión.

1. Establece objetivos financieros 

Tus objetivos comerciales a corto y largo plazo se reflejarán en tu presupuesto. Los objetivos financieros varían según el propietario de la empresa y sus necesidades, pero, en general, tus objetivos pueden incluir:

• Aumentar el margen de ganancia 

• Convertirse en un negocio tradicional 

• Reducir gastos específicos 

Sean cuales sean tus objetivos, guárdalos en un lugar accesible para que, cuando crees tu presupuesto y lo analices a lo largo del tiempo, puedas ver si sigues por buen camino. 

2. Separa las finanzas comerciales y personales  

Puede resultarte útil crear una cuenta comercial y un sistema de seguimiento completamente independientes para estos gastos. Mantener las finanzas comerciales y personales independientes entre sí no solo facilita el seguimiento de la solidez financiera y el crecimiento de tu negocio, sino que también simplifica las partes administrativas de tu presupuesto. Por ejemplo, hay ciertas implicaciones fiscales, como las deducciones, que solo se aplican a tu negocio. 

Esto también ayuda a garantizar que no se confundan los presupuestos o gastos personales con los ahorros o gastos empresariales. 

3. Identifica y suma todas las fuentes de ingresos

Empieza por definir de dónde proceden tus ventas mensualmente. Ten en cuenta todas las fuentes de ingresos de tu empresa durante el mes. 

Tus fuentes de ingresos pueden incluir: 

• Ventas online 

• Ventas en consignación (si vendes tus productos en otra tienda minorista)

• Ventas en ferias comerciales o en mercados

• Tarifas por proyecto o consulta

• Suscripciones o membresías

• Patrocinios o colaboraciones

Una vez que hayas contabilizado todas las fuentes de ingresos, súmalas para obtener tus ingresos mensuales. 

Revisa de seis a 12 meses atrás para obtener una visión más completa de las tendencias de cada fuente de ingresos. Busca tendencias en torno a los gastos o cuándo suelen aumentar o mantenerse estables las ventas. Podrás ver qué fuentes de ingresos son constantes y cuáles son más variables. 

4. Calcula tus costos fijos 

El siguiente paso es calcular tus gastos, que se dividen en dos tipos diferentes: fijos y variables. Empieza por identificar tus costos fijos. 

Los costos fijos son gastos recurrentes. Pueden ser cualquier cosa que haya que pagar semanal, mensual o anualmente. Algunos de tus costos fijos pueden incluir: 

• Alquiler

• Costos de alojamiento web o nombre de dominio

• Seguros

• Materiales y suministros para tus productos

• Personal a tiempo parcial o completo

Echar un vistazo a los datos históricos también puede ser útil. Solo hay que tener en cuenta que estos costos pueden variar con el tiempo por diversas razones, como la inflación, los aranceles o los aumentos de impuestos.  

5. Calcula los costos variables 

Inevitablemente, tendrás gastos que no son tan predecibles como tus costos fijos. Estos se denominan costos variables, es decir, montos que fluctúan de un mes a otro, y pueden incluir gastos discrecionales. Algunos de tus costos variables pueden incluir: 

• Materiales especiales para productos de edición limitada

• Honorarios pagados a consultores o trabajadores independientes 

• Gastos de viaje

• Gastos de envío y entrega

Los gastos discrecionales pueden reducirse o eliminarse de tu presupuesto si es necesario. Suelen ser gastos no esenciales para la empresa. Por ejemplo, el alojamiento de la página web de tu empresa es esencial, pero un diseñador web profesional puede no serlo.  

6. Crea un fondo de emergencia

Todas las empresas tienen días buenos y días malos. Es importante contar con un fondo de emergencia para los días malos. Considera apartar hasta seis meses de gastos en tu fondo de contingencia.

Un fondo de emergencia funciona como una red de seguridad para tu negocio. En caso de que no puedas pagar un gasto específico (p. ej., salarios o materiales para tus productos) debido a una disminución de las ganancias o a unas ventas inferiores a las previstas, puedes recurrir al fondo para asegurarte de que pagas tus gastos a tiempo y en su totalidad. 

También puedes utilizar este fondo para gastos imprevistos, como aranceles o oportunidades de marketing y productos por tiempo limitado. Puedes crear una cuenta o un fondo separado para ello en tu banca empresarial. En Squarespace Payments, también puedes destinar parte de los ingresos de tu cuenta a este fin y acceder a ellos en cuestión de minutos con las transferencias instantáneas.

Asegúrate de reponer tu fondo de emergencia si alguna vez necesitas utilizarlo.  

Cómo mantener el control de tu presupuesto

Mantener el control del presupuesto de una empresa puede resultar difícil. A veces surgen gastos e imprevistos inesperados que hay que afrontar para que el negocio siga funcionando. 

Pero cuando todo va según lo previsto, hay varias formas de asegurarte de que te mantienes dentro del presupuesto. 

• Vuelve a tus objetivos: es probable que cambies tus objetivos con el tiempo, a medida que crezcas. Pero priorizar tus objetivos financieros te ayudará a controlar tu presupuesto de forma constante.

• Controla los gastos: realiza un seguimiento de tus gastos. Si tienes empleados, ¿estás contratando a más personas de las que realmente necesitas? ¿Puedes reducir los costos de materiales sin sacrificar la calidad de tu producto? Siempre habrá formas de ahorrar dinero y ajustarse al presupuesto, solo hay que saber dónde encontrar ese ahorro. 

• Observa y ajusta: la mejor manera de mantenerte al día con tu presupuesto es revisar constantemente tus costos, gastos, ingresos y ganancias. Mantente atento a las tendencias y pregúntate si esas tendencias favorecen o perjudican tus objetivos financieros, luego haz los cambios necesarios o adopta una práctica según sea necesario.