Conocimientos básicos de contabilidad para propietarios de pequeñas empresas

Según un estudio realizado por un banco estadounidense, el 82 % de las empresas fracasan y el origen del problema es la mala gestión del flujo de efectivo. Las prácticas contables adecuadas son esenciales para que cualquier propietario de una pequeña empresa administre sus finanzas de manera efectiva y poner en marcha un negocio exitoso.

La contabilidad para pequeñas empresas incluye prácticas financieras para rastrear, administrar y comprender las finanzas de una empresa, por ejemplo, el seguimiento del inventario y del flujo de efectivo. Continúa leyendo para hacer un recorrido por las prácticas contables fundamentales que los propietarios de pequeñas empresas deben conocer. 

A modo de ilustración, usaremos el ejemplo de Sarah, una emprendedora que acaba de lanzar su propio negocio de comercio electrónico para vender joyas hechas a mano a través de Squarespace. Con algunos conocimientos básicos de contabilidad, Sarah puede hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos, analizar su flujo de efectivo y tomar decisiones financieras inteligentes para ayudar a que su negocio prospere.

1. Elige un software de contabilidad 

Al elegir un software de contabilidad para tu pequeña empresa, es importante tener en cuenta algunos factores. 

• Asequibilidad: considera cuántas personas van a acceder a tu software de contabilidad y las funciones que necesitas en relación con el costo. Lo ideal es que elijas un software de contabilidad que pueda crecer contigo. 

• Integraciones: las capacidades de integración del software que elijas pueden ahorrarte tiempo en las tareas manuales de contabilidad o trabajo de inventario. Por ejemplo, un software que se integra con software de servicio al cliente y de gestión de inventario y que, además, puede sincronizar las ventas de Squarespace de forma automática. 

• Opciones basadas en la nube: el software de contabilidad basado en la nube es un software financiero que almacena de forma segura tus datos contables en línea. El software de contabilidad basado en la nube es conveniente si tienes otros empleados o si contrataste a un contador o contable, porque también permite iniciar sesión desde cualquier lugar.

Las opciones populares de contabilidad basadas en la nube, como Xero y MYOB, tienen funciones diseñadas para propietarios de pequeñas empresas, como informes que te permiten supervisar de forma fácil todas las áreas de tu negocio. Al conectar otras aplicaciones comerciales, estas opciones de software de contabilidad pueden funcionar como el centro de tu ecosistema digital.

Elige integraciones para tu software de contabilidad

Elegir las integraciones de contabilidad adecuadas puede ayudarte a mantener la precisión y ahorrar tiempo. Esto puede ser especialmente útil si eres dueño de un negocio en solitario, como Sarah en el ejemplo anterior, ya que las integraciones pueden funcionar como una segunda verificación de cualquier número que rastrees.

Por ejemplo, con las integraciones de contabilidad de Amaka, puedes sincronizar tus transacciones de Squarespace directamente con tu software de contabilidad de forma fácil. Esto elimina el ingreso manual de información y garantiza que la información importante, por ejemplo, ventas, tarifas, pagos e impuestos esté actualizada en ambos sistemas. Los datos precisos en tiempo real te ayudan a mantener las mejores prácticas contables y a realizar un seguimiento adecuado del flujo de efectivo y los niveles del inventario. 

Al momento de declarar los impuestos, puedes tener la tranquilidad de que tu software de contabilidad ya tiene los registros de ventas actualizados y detallados.Para una emprendedora como Sarah, gestionar la precisión de los datos y las tasas impositivas es un aspecto importante para cumplir con las obligaciones fiscales, por lo que una integración puede simplificar el proceso para preparar la declaración de impuestos en general.Con Amaka, puedes sincronizar Squarespace con Xero y MYOB. 

2. Configura tu plan de cuentas

Un plan de cuentas es una manera de categorizar todas las transacciones de tu empresa. Un plan de cuentas bien organizado y preciso te brinda información de cada aspecto de las finanzas de tu negocio, desde la cantidad de efectivo líquido que tienes hasta los gastos periódicos y ocasionales, además del dinero que adeudas. Consta de cinco tipos de cuentas principales. 

1. Activos: son los recursos que posees y que tienen valor económico futuro, como dinero en efectivo, cuentas por cobrar, inventario, equipamiento, bienes inmuebles, etc. 

2. Pasivos: son las deudas u obligaciones que contrajiste con terceros, como cuentas por pagar, salarios por pagar, préstamos bancarios, hipotecas, etc.

3. Patrimonio neto: son los derechos de los propietarios o accionistas de tu empresa; es el valor de los activos después de deducir los pasivos

4. Ganancias: son las ganancias obtenidas de las actividades comerciales, por ejemplo, ventas, servicios, intereses, dividendos, etc. 

5. Gastos: son los costos ocasionados para generar ingresos, por ejemplo, salarios de empleados, materias primas, publicidad, alquiler, servicios públicos, etc.

Al iniciar tu plan de cuentas, las diferentes categorías financieras se corresponderán con uno de los cinco tipos principales de cuentas. Algunas de las categorías principales que deberías considerar incluyen: 

• Efectivo (activos)

• Cuentas por cobrar/cuentas por pagar (pasivos)

• Inventario (activos) 

• Costo de los bienes vendidos (COGS) (ganancias) 

• Impuesto sobre las ventas (ganancias) 

• Ganancias por envíos/entregas (ganancias)

• Gastos de envío/entrega (gastos)

• Costos de embalaje (gastos)

Por ejemplo, para Sarah, algunas cuentas importantes para su negocio de joyería incluyen los costos de envío y embalaje, ganancias por envíos, tarifas de pasarelas de pago y suscripciones. 

Tener un plan de cuentas configurado correctamente facilitará el seguimiento de las finanzas de tu empresa. Si conectaste Squarespace a tu software de contabilidad con Amaka, la integración creará todos los tipos de cuentas y subcategorías pertinentes de forma automática. Estas cuentas también se pueden personalizar según las necesidades únicas de tu tienda. 

3. Seguimiento de ingresos y gastos 

El mantenimiento adecuado de los registros es fundamental para que los propietarios de pequeñas empresas hagan un seguimiento de sus finanzas. Es importante documentar todo: todos los ingresos, ventas, gastos, facturas, letras de cambio y más. Por ejemplo, supongamos que Sarah dedica tiempo para armar un lugar de trabajo en casa para su negocio o almuerza con alguien que dirige una feria local de pequeñas empresas. Ella debería guardar los recibos de esas compras y anotar cuál era el objetivo del gasto. 

Con la documentación clara, Sarah puede armar fácilmente los principales estados financieros, por ejemplo, el estado de resultados para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, un balance que resuma los activos y pasivos y un estado de flujo de efectivo para ver el dinero que entra y sale de su empresa. Verificar tus ingresos y gastos periódicamente te ayuda a asegurarte de que tu flujo de efectivo se esté usando donde más lo necesitas y que, si no es así, puedas hacer hacer los ajustes que correspondan. 

Ten en cuenta que es posible que tengas que usar un método de contabilidad específico, según el lugar donde desarrolles tu actividad comercial y en función de tus ingresos. Puedes usar el método de efectivo, donde los ingresos y gastos se reconocen cuando se reciben o se pagan. O puedes usar el método de acumulación, donde los ingresos y gastos se reconocen en el momento de la transacción, incluso si el efectivo aún no se ha desembolsado o no ha llegado a tu banco. Revisa las normas específicas del lugar donde desarrollas tu actividad comercial. 

Con una integración contable, gran parte de esto se automatiza porque la integración incorporará de forma automática los datos de ventas, tarifas y depósitos. Aunque puede parecer desalentador al principio, gracias a la ayuda de la automatización el mantenimiento de los registros se convierte en un proceso fluido y te ayuda a controlar los ingresos y gastos.

4. Análisis y administración del flujo de efectivo

Es importante que analices con detenimiento el flujo de efectivo, ya que el dinero que tienes disponible determina las decisiones que tomas para tu negocio. Al mirar los datos de los ingresos y gastos a lo largo del tiempo, puedes comenzar a pronosticar el flujo de efectivo en el futuro. Esto te ayuda a identificar la posible escasez de efectivo con mucha anticipación para que puedas tomar medidas y así evitar problemas. O puedes anticipar cuándo tendrás más efectivo a tu disposición para volver a invertir en tu negocio.

Por ejemplo, si Sarah ve un aumento significativo en sus ventas durante las fiestas, puede preparar y asignar recursos financieros para el momento en el que las ventas disminuyan tras la finalización del período festivo. Después de las fiestas, Sarah puede analizar sus ventas totales y los artículos más populares y que se vendieron mejor. De esa manera, ella puede hacer previsiones para el período de festividades del próximo año. Esto puede parecerse a contratar a alguien para que se incorpore al equipo durante la temporada y que la ayude a administrar el flujo de ventas, si el presupuesto lo permite. 

Mantenerse al tanto del estado del inventario con herramientas de contabilidad también puede mejorar el flujo de efectivo. La clave es usar datos financieros para crear estrategias que aumenten la cantidad de clientes que regresan, garanticen que no haya exceso o desorden de existencias, o que se reserven fondos de emergencia para las épocas del año donde disminuyen las ventas.

Por ejemplo, ver qué productos se compran juntos habitualmente puede ayudarte a identificar los productos que puedes recomendar a los clientes existentes con el fin de fomentar las compras de clientes que regresan. O puedes ver cómo funcionan los diferentes productos a lo largo del año para planificar mejor tu inventario.

Con un análisis de flujo de efectivo frecuente, puedes detectar problemas antes de que ocurran y mantener las finanzas de tu empresa en buen estado. Trata de revisarlo de forma mensual o quincenal, o incluso con una frecuencia mayor.

¿Te gustaría llevar la estrategia de tu pequeña empresa al siguiente nivel? Explora más recursos en el blog de Squarespace. O visita el blog de Amaka para obtener más información sobre comercio electrónico e integraciones financieras. 

Nota: Este artículo de Camino al éxito fue creado en colaboración con Amaka. No debe interpretarse como asesoramiento financiero o legal profesional. Consulta a un profesional en temas financieros y de normativa local para comprender sus obligaciones.