Cómo gestionar el inventario de tu tienda online

Cuando estés configurando tu tienda online, es importante que tengas una estrategia clara para la gestión del inventario de comercio electrónico. 

Tu inventario está formado por los productos físicos que ofrezcas para la venta. La gestión del inventario es el proceso de organizar y controlar esos bienes a medida que avanzan por la cadena de suministro. Una estrategia de gestión del inventario de comercio electrónico te garantiza que tengas suficientes productos físicos disponibles para completar los pedidos entre el momento en el que los pides y el que los vendes. 

Un buen sistema de gestión del inventario de comercio electrónico te ayuda a mantener los niveles de inventario según la demanda de tus productos. También minimiza el costo del almacenamiento de inventario, lo que beneficia a tu retorno sobre la inversión (ROI, por sus siglas en inglés). 

Tener un sistema de gestión del inventario y datos analíticos garantiza que las ventas y los retornos no se pierdan en los intersticios, y te facilita hacer una auditoría de lo que tienes.

Determinar cómo abastecer tu inventario

Hay dos métodos principales para abastecer tu inventario: 

1. Subcontratación a proveedores externos de envío directo o de impresión bajo demanda

2. Abastecer y almacenar tu propio inventario

Trabajar con proveedores externos

Los proveedores de servicios de envío directo o impresión bajo demanda te permiten hacer ventas en línea sin inventario. Este método reduce los costos de alquilar y mantener tu propio espacio de almacenamiento para tu inventario. Esto se traduce en menos costos iniciales. 

Además, el envío directo y la impresión bajo demanda son más fáciles de escalar que gestionar tu propio inventario. No necesitas preocuparte por aumentar el espacio personal de almacenamiento a medida que crece tu negocio.

Dicho esto, depender de proveedores externos también tiene sus desventajas. Los principales dos aspectos que debes tener en cuenta son:

1. No tendrás visibilidad de tus productos. Deberás confiar en la gestión externa del depósito para el control de calidad y el seguimiento del inventario. Prepara una estrategia de atención al cliente por si falla algo durante la logística o el envío de los pedidos. 

2. En general, los costos de logística son más altos con proveedores externos. Compara los costos cuando crees tu estrategia de envíos y logística. Para las pequeñas empresas con menos órdenes de compra, puede ser razonable empezar por su cuenta.

Squarespace ofrece algunas herramientas de envío directo e impresión bajo demanda que te ayudan a empezar con la gestión del inventario para tu negocio de comercio electrónico. 

Más información de los servicios de logística de terceros (3PL)

Administrar el almacenamiento de tu inventario

Los beneficios de conservar el control del inventario pueden exceder las desventajas. Si abasteces tu propio inventario, tienes más control de calidad sobre tus productos. 

El tamaño del espacio de almacenamiento que necesitas depende de los tamaños de tus productos, qué tipo de productos ofreces y las cantidades que deberás abastecer en un determinado momento. 

Si vendes productos grandes o necesitas tener muchas existencias de productos, tal vez debas comprar o rentar espacio de almacenamiento en un depósito o un almacén externos. Puedes ser creativo en tus opciones: alquila un estudio que podría transformarse parcialmente en un depósito o usa una habitación extra de tu casa que sirva como espacio para almacenar inventario. También puedes averiguar si una empresa de bauleras tiene precios más bajos que los depósitos. 

Recuerda considerar las condiciones ambientales del lugar en el que almacenes tu inventario, especialmente si tus productos deben almacenarse a rangos de temperatura específicos. 

Gestionar el inventario

Hay tres aspectos principales en la creación de una solución de gestión del inventario apta para tu negocio:

1. Organizar

2. Proyectar

3. Auditar 

Crear estos tres sistemas fundamentales te ayudará a aplicar un flujo de trabajo de gestión de los pedidos y de logística más ágil. Contar con una forma de registrar estas actividades te proporcionará informes de inventario y ventas más confiables.

Organización de inventario

Al establecer un sistema de organización para tu inventario, es útil concentrarse en estos cuatro principios: 

1. Categorización

2. Frescura

3. Comodidad

4. Orden

Empieza por definir las categorías de productos que vendes. Luego, agrupa los elementos similares entre sí. Por ejemplo, si tienes una tienda que vende ropa y accesorios, podrías almacenar todas las prendas de vestir en una sección, las joyas en otra, y así sucesivamente. Dentro de cada categoría, organiza los productos por subcategorías, por ejemplo, por variantes de color del mismo tipo de pendientes. Si vendes productos que vienen en distintos tamaños, organízalos también por tamaño. 

La frescura del inventario también se conoce como método de "primero en entrar, primero en salir" (o FIFO, por sus siglas en inglés). Según el método FIFO, organizas tus productos con los más antiguos al frente y el inventario más nuevo más cerca de la parte posterior. Es especialmente importante usar este método si vendes productos perecederos, como alimentos o maquillaje, para reducir las posibilidades de que te quedes con productos vencidos. Incluso si no vendes productos perecederos, este método garantiza que ningún elemento permanezca en tus estanterías por demasiado tiempo. 

El siguiente paso es organizarte según tu conveniencia. Identifica tus productos más vendidos y almacénalos más cerca de tu estación de logística. Eso podría significar retirar esos artículos de sus categorías más amplias y crear una sección exclusiva para los más vendidos, u organizar tus secciones categorizadas de tal manera que los más vendidos estén al frente de cada sección. Organizar de esta manera creará más eficiencia en tu proceso de logística. 

El orden es la última pieza de la organización de tu inventario. Mantener un espacio de almacenamiento ordenado no solo ayudará a preservar la calidad de los productos y de sus empaques. El orden también sirve para mantener un control de los bajos niveles de inventario y ver dónde hay espacio disponible cuando llegan nuevos productos. 

Proyección del inventario

La proyección del inventario es una forma de describir el método de gestión del inventario que te ayuda de manera más confiable a impedir que se produzca una escasez o un exceso de inventario. Es posible que también lo encuentres como "proyección de demanda", que es el proceso en que usas distintos factores para predecir lo que querrán comprarte tus clientes. 

Tu herramienta fundamental de proyección de inventario es el software de gestión de inventario, que te ayudará a hacer actividades tales como analizar datos de venta históricos. También querrás tener en cuenta factores como las tendencias estacionales y el tiempo de tus iniciativas de marketing cuando proyectes tu demanda. 

Tener en cuenta los pedidos anteriores de los clientes, las tendencias y el marketing te ayudará a determinar cómo establecer un punto de reposición para cada producto. El punto de reposición es la menor cantidad posible de cada producto que puedes tener sin que se agote su inventario. 

El software de gestión de inventarios tiene una función que te alerta cuando el inventario cae por debajo del punto de reposición que seleccionaste. 

Por ejemplo, supongamos que vendes suéteres tejidos a mano. Tus datos históricos de ventas y las tendencias de temporada te indican que tiendes a vender alrededor de 15 suéteres de talle mediano cada mes entre septiembre y marzo. Ese promedio aumenta a 30 suéteres por mes en el período previo a las fiestas, en noviembre y diciembre, y desciende a solo cinco por mes entre abril y agosto. 

En este ejemplo, podrías querer actualizar tu punto de reposición según la estacionalidad del producto. Quizá tu punto de reposición sea 10 unidades en septiembre, 20 unidades en noviembre y solo tres unidades en mayo. 

Pero, cuando tu inventario de suéteres cae por debajo de 10 unidades en septiembre, ¿cómo sabrás cuántos suéteres debes pedir? Fija un nivel de inventario máximo para cada uno de tus productos para automatizar esta parte de tu inventario. 

Por ejemplo, tu nivel de inventario máximo de suéteres podría ser 20 en septiembre. Los niveles de inventario máximos ayudan a reducir el riesgo de generar una cantidad de productos inmovilizados en tu inventario. Los productos inmovilizados son los que almacenaste en exceso, pero ya no puedes vender, por lo general, porque quedaron desactualizados. Los suéteres de año nuevo de años anteriores se considerarían productos inmovilizados. 

Al establecer tus puntos de reposición y los niveles de inventario máximos, incorpora tiempo de producción en tus cálculos. El tiempo de producción es la ventana entre que pides más inventario a un proveedor y el punto en el que efectivamente recibes este nuevo inventario. Si no pides productos ya elaborados, esto implica una gestión de la cadena de suministro. Incorpora los tiempos de producción de todos los materiales y el tiempo de creación para que puedas cumplir los plazos de los pedidos.

Auditoría del inventario

Una auditoría de inventario es el proceso por el cual los propietarios de negocios cuentan físicamente cada unidad de su inventario para confirmar que coincide con las cantidades actuales que figuran en su software de gestión de inventario. Aunque tengas el mejor software de gestión de inventario, es común que los productos se pierdan, se dañen o se ingresen de manera incorrecta en tu sistema. Por eso, se recomienda llevar a cabo auditorías periódicas de tu inventario.

Es útil programar auditorías de inventario periódicas. En especial cuando tienes muchos productos, varias ubicaciones donde tienes el inventario o un período de logística o de devoluciones particularmente ocupado, es fácil perder productos o contar con cifras incorrectas en tu software.

Las auditorías te ayudan a conciliar el recuento físico con el registro digital y a mantener tus productos en orden. Las auditorías también complementan tu proceso de reposición, ya que podrías encontrar durante una auditoría que estás por debajo del punto de reposición de un producto sin que el sistema lo haya registrado.

Hay distintas maneras de hacer una auditoría de inventario. Un método común es hacer un recuento completo de inventario al finalizar el año o cada trimestre, aproximadamente cuando debes presentar tu declaración de impuestos sobre la renta.

Otra alternativa es hacer recuentos cíclicos: elige una categoría diferente cada semana para hacer el recuento y comparar esa cifra con la que figura en tus registros. De esta manera, puedes auditar en forma continua y evitar el problema de tener que hacer todo al mismo tiempo en una auditoría de fin de año.

Las auditorías también te ayudan a mantener el control de calidad de tu inventario. ¿Vendes artículos perecederos? Si has estado usando el método FIFO, podrás verificar fácilmente las fechas de vencimiento al frente de tu inventario. ¿Vendes productos frágiles? Las auditorías periódicas servirán para que te asegures de que ninguno de esos productos se ha dañado accidentalmente. 

Configurar un software de gestión de inventario de comercio electrónico

El software de gestión de inventario debería ser el punto central de toda tu gestión de inventario de comercio electrónico. Este software te ayudará a sincronizar tu inventario en varias tiendas. Eso significa que puedes ver niveles de inventario en tiempo real en todas las tiendas online (por ejemplo, Commerce de Squarespace y en cualquier mercado online popular) desde un mismo panel. 

Muchas herramientas incluyen la posibilidad de crear códigos de barra para tus productos. Escanear los códigos de barras hace que el recuento de los productos sea más eficiente y menos manual, lo que reduce la posibilidad de que se produzcan errores.

Commerce de Squarespace incluye una herramienta de importación de productos que facilita la importación de tu inventario desde otros mercados en línea a tu tienda de Squarespace. De esta manera, tus clientes pueden hacer una compra, independientemente de dónde encuentren tu producto.

Cualquiera sea el software de gestión de inventario que elijas para optimizar tus operaciones, considera poner a una única persona a cargo de supervisar las operaciones de gestión de inventario. Un gestor de inventario tendrá la imagen total de tu inventario y de tus niveles del inventario, y podrá establecer los procesos para recibir los productos, auditar el inventario y gestionar el panel del software de inventario.

Esta publicación se actualizó el 15 de marzo de 2023.