Gestión del tiempo para trabajadores autónomos

Cuando hayas conseguido tus primeros clientes y te hayas embarcado oficialmente en tu recorrido como autónomo, es momento de asegurarte de que tu agenda trabaje en tu favor. La gestión del tiempo es fundamental para tu éxito como autónomo. No gestionar tu tiempo eficientemente puede hacer que entregues tus proyectos tarde o incompletos, lo que tensa la relación con los clientes y reduce las posibilidades de que te recomienden. Una mala gestión del tiempo como autónomo también se asocia con la falta de equilibrio entre la vida laboral y la vida personal, que causa deterioros de la salud mental y agotamiento (que, a su vez, generan un mal desempeño laboral). 

La buena noticia es que, como tu propio jefe, tú controlas tu tiempo y tienes el poder de romper con los hábitos de manejo del tiempo que sean insalubres o ineficientes. Crear hábitos saludables de manejo del tiempo como autónomo desde el principio puede predisponerte para el éxito más adelante. Desde organizar una rutina diaria eficiente a fijar las expectativas de tus clientes, aprende cómo puedes gestionar tu tiempo como autónomo y evitar el agotamiento. 

Cómo organizar una rutina eficiente

Una de las claves para encontrar el equilibrio como autónomo no reside en tener una agenda, listas de tareas pendientes organizadas por prioridades o trucos de productividad. Todos estos recursos para la gestión del tiempo son necesarios para llevar un control de todo lo que debes hacer y para que puedas cumplir tus responsabilidades. Pero la verdadera clave para el éxito en el manejo del tiempo como autónomo a largo plazo reside en cómo organizas cada día y cada semana. 

Identifica tus tareas y categorízalas

Ser autónomo significa desempeñar muchos roles distintos, así que es comprensible que muchos autónomos tengan dificultades para encontrar tiempo durante el día para hacer todo lo que deben (o quieren) hacer. El truco es empezar por identificar las categorías más amplias de tareas o actividades de tu vida, y luego organizar tu agenda diaria o semanal alrededor de ellas. Estas categorías deben incluir tu trabajo como autónomo (por ejemplo, trabajo para tus clientes, marketing, tareas administrativas, llamadas con clientes y de promoción), tu vida personal (por ejemplo, tareas domésticas, cuidados personales, responsabilidades familiares, vida social, descanso, pasatiempos) y tu trabajo principal (si corresponde). 

Mapea tu plan diario

Cuando hayas identificado los componentes principales de tus días, crea un plan diario que pueda cubrir todas las categorías más amplias de tu lista y los compromisos de tiempo que cada una requiere para ayudarte a lograr una vida equilibrada. Este no debería ser un cronograma granular que enumere los elementos de tu lista de pendientes. Por el contrario, es un enfoque holístico de cada día que estructura bloques de tiempo para cada categoría y los programa en los momentos del día óptimos para ti. 

Veamos cómo funciona este enfoque con mayor profundidad: supongamos que eres soltero, trabajas como autónomo y también eres corredor y tienes una vida social activa. Te levantas temprano y, por experiencia, sabes que generalmente trabajas mejor por las mañanas y te concentras mejor en el trabajo con los clientes más tarde durante el día.

En este caso hipotético, tu plan para la rutina diaria podría ser así: 

• Primeras horas de la mañana: cuidados personales y correr

• Mañana: trabajo para los clientes

• Mediodía: receso para actividades personales

• Primeras horas de la tarde: tareas de marketing y administrativas

• Tarde: llamadas con clientes y de promoción

• Primeras horas de la noche: tareas personales

• Noche: actividades sociales y descanso

Cuando tengas este plan, puedes ser más específico para cada día con las actividades particulares de tu lista de pendientes que debes encajar en cada bloque horario categorizado. A partir de allí, podrías ampliar el plan y proponer una variante para cada día de la semana. Por ejemplo, tal vez los lunes, miércoles y viernes corres antes de empezar a trabajar por las mañanas, mientras que otros días practicas meditación. O tal vez sepas que necesitas más tiempo para los trabajos de tus clientes a lo largo de la semana y menos tiempo para las llamadas, por lo que cambias tus tareas de las últimas horas de la tarde día por medio. 

Este proceso puede ayudarte a identificar lo que más valoras en tu trabajo y tu vida personal, además de cuándo te sientes más productivo y presente en cada actividad a lo largo de tu día y tu semana. También te ayuda a minimizar el cambio frecuente de tareas, lo que mejora tu concentración durante cada bloque de tiempo a lo largo de tu jornada. 

Encuentra libertad y seguridad en la rutina

El propósito de este ejercicio no es crear una rutina que te resulte rígida y limitante; el objetivo es encontrar libertad y seguridad en las rutinas que mejor se adapten a tu estilo de vida único. Si creas límites y encuentras el equilibrio en tu uso del tiempo, es más probable que puedas permanecer en el presente y mitigues el agotamiento. Llevar una rutina puede ayudarte a crear hábitos en la memoria que te entrenen para concentrarte más plenamente en la categoría de tarea a la que le has asignado tiempo, y menos en preocuparte porque deberías estar haciendo otra actividad en ese momento. Esto marca una gran diferencia no solo en cómo te concentras en el trabajo sino también en la plenitud que puedes alcanzar en tu vida personal.

Respetar tu propio tiempo y energía

Incluso con una rutina planeada deliberadamente, la vida y el trabajo son impredecibles, por lo que es inevitable que haya momentos en el que tu agenda se altere y surja el agotamiento. La manera en la que superes esos momentos determinará la eficacia con la que puedes vencer al agotamiento y recuperar el control. 

Todo empieza por respetar tu propio tiempo y tu energía, exactamente tal como se presenten en ese momento, sin juicios ni excusas. Plantéate algunas preguntas clave: 

• ¿Has estado asumiendo más trabajo o responsabilidades personales que los que puedes aceptar? Considera qué posibilidades tienes de decir que no, y practica hacerlo más a menudo en los proyectos y los planes que no te beneficien. 

• ¿Cuándo fue la última vez que programaste tiempo libre? Incluso si esto significa que tus finanzas podrían ser un poco más limitadas, tómate un día, un fin de semana o incluso una semana (o más) libre. El tiempo libre para recuperarte beneficia tu salud general y tu energía, es decir que podrás estar en mejor estado para ti mismo y para tus clientes cuando regreses. 

• ¿Programaste tiempo libre pero terminaste trabajando porque tuviste que apagar algunos incendios que parecían urgentes? La próxima vez, planea tiempo libre y cúmplelo a toda costa. Si no respetas tu propio tiempo, es menos probable que tus clientes lo hagan. Siempre avisa a tus clientes cuando te vayas a tomar tiempo libre para fijar sus expectativas, y luego sumérgete en el tiempo libre, alejado de todos los aspectos del trabajo autónomo. 

Si estás agotado porque tienes un trabajo complementario además de tu trabajo regular, puede servirte fijar un objetivo sobre cuándo dejarás de trabajar como autónomo o renunciarás a tu trabajo regular y te dedicarás por completo a tu trabajo autónomo. Saber que los malabares con los dos trabajos terminarán pronto puede ayudarte a controlar tu salud mental e identificar oportunidades para encontrar el equilibrio hasta que lo logres. 

Fijar las expectativas de los clientes

Cuando estés trabajando para organizar y respetar tus propios tiempos, es igualmente importante fijar las expectativas de los clientes sobre tu disponibilidad y tus horarios de trabajo. Hay dos aspectos principales en los que debes plantarte cuando se trata de las expectativas de los clientes: el alcance del proyecto del cliente y tu disponibilidad para el trabajo autónomo. 

Cómo afrontar las solicitudes extraordinarias del cliente

En algunas ocasiones, tal vez algún cliente solicite más de ti que lo determinado en el alcance del proyecto fijado por contrato. Por ejemplo, si eres diseñadora gráfica, aceptaste entregar tres variaciones del logotipo y el cliente quiere dos variaciones más, es momento de promover el respeto por tu tiempo, recordar las condiciones acordadas y, según tu disponibilidad, rechazarlo gentilmente o solicitar un nuevo contrato y más remuneración para esos trabajos adicionales. 

Hacer tareas fuera del alcance acordado sin compensación adicional puede generar resentimiento, algo que afecta tu relación con ese cliente. Además, si súbitamente tienes más trabajo pendiente que el que planificaste, puede desequilibrar tu cronograma, afectar tu trabajo para otros clientes y provocar agotamiento. 

Cómo manejar las expectativas de disponibilidad

La manera más simple de asegurarte de que los clientes sepan cuándo estás disponible es ser directo respecto de tu horario de trabajo al principio de tu relación con los clientes. Recuerda que tú controlas tu propio cronograma así que, si solo dispones entre las 8:00 a.m. y las 4:00 p.m. de lunes a miércoles para completar tu trabajo como autónomo, dilo claramente a tus clientes en tus conversaciones iniciales. Incluso puedes incluir en el contrato que solo aceptas comunicaciones por correo electrónico en ciertos horarios. Si educas a los clientes para que no esperen una respuesta tuya fuera de esos días y horarios, no te sentirás presionado por romper tus propios límites respecto del equilibrio entre la vida laboral y la vida personal. 

Otra manera sencilla de gestionar tu tiempo con los clientes es fijar las expectativas sobre cuándo pueden programar llamadas contigo. Por ejemplo, supongamos que eres autónoma y solo aceptas llamadas por la tarde. Podrías usar un programador en línea, como Acuity Scheduling para establecer tu disponibilidad para reuniones en los horarios que te convengan, por ejemplo, de 1:00 a 4:00 p.m., de lunes a miércoles, y la aplicación de programación solo mostrará esos horarios a los clientes como opciones para hacer una cita. De este modo, no deberás preocuparte de que los clientes programen llamadas imprevistas durante tu horario de concentración óptima o tus actividades personales. 

Usar un programador en línea como este también te ayuda a estandarizar la experiencia de programación de citas en línea para tus clientes. Gestionar las llamadas con los clientes es mucho más sencillo cuando los clientes se acostumbran a solo programar llamadas contigo a través del programador en línea, ya sea mediante un enlace que les envíes directamente o mediante el programador incrustado en el sitio web de tu trabajo como autónomo. Con Acuity Scheduling, también puedes configurar tiempos libres entre las llamadas durante tu horario de atención, para que no termines con un bloque largo de llamadas en serie. Esta función te permite crear automáticamente un tiempo libre de 5 a 10 minutos entre las distintas llamadas para que tengas tiempo de relajarte, hidratarte y prepararte para la próxima llamada.

Crear un cronograma que tenga sentido para ti y aleje el agotamiento es posible con una combinación de todas estas técnicas de gestión del tiempo para autónomos. Si recién te inicias como autónomo, mira nuestra guía completa sobre cómo ser autónomo.