Envía propuestas de proyectos, presupuestos y contratos en Squarespace

Si vendes servicios a clientes o administras proyectos en curso, los documentos profesionales, como propuestas, presupuestos y contratos son parte de la creación de tu relación de trabajo y tu tarifa.

Los documentos que envías a tus clientes están entre las primeras interacciones que tienen con tu negocio. Es importante que sean profesionales, detallados y que reflejen tu marca, para que puedas convertir posibles clientes en clientes que pagan y para ganarte su confianza con acuerdos claros. En Squarespace, puedes crear y administrar documentos para clientes que reflejen el estilo de tu sitio web con plantillas para propuestas de proyectos, plantillas para presupuestos de proyectos y contratos.

Determina qué tipo de documento necesitas

Necesitarás distintos documentos en diferentes etapas de tu relación con un cliente. 

• Propuestas:  ofrecen a los clientes una visión general de alto nivel de tu negocio y de tus servicios. Esta introducción es tu primera oportunidad de conseguir el negocio. 

• Presupuesto: un presupuesto describe los servicios que proporcionarás para un proyecto y los costos asociados. 

• Contratos: este documento describe tus condiciones de servicio y hace que las expectativas y los plazos del proyecto sean oficiales.

Crea documentos para tus clientes en Squarespace

Para enviar documentos a tus posibles clientes o clientes en Squarespace, tendrás que crear un proyecto. El proyecto es un lugar central para hacer un seguimiento de los documentos, las facturas, la información del cliente y los hitos del proyecto. Puedes crear un documento desde el panel de cualquier proyecto.

Comienza cualquier documento con una de las plantillas para documentos y reemplaza el contenido para que se adapte a tu negocio. Una vez que hayas elegido el tipo de documento que te gustaría crear, puedes personalizar el diseño, las fuentes y los colores. Crea un diseño personalizado o aplica tus estilos del sitio actuales para que coincidan con el aspecto de tu sitio web.

Crea una propuesta de proyecto

Tu propuesta de proyecto es una oportunidad para vender tus servicios a un posible cliente y hacer que se entusiasme con la posibilidad de trabajar contigo. Es una oportunidad para mostrar tu negocio y tus servicios. 

Considera incluir lo siguiente:

• Un encabezado a medida con el nombre del cliente para la personalización

• Una breve descripción de tu negocio

• Paquetes de servicio disponibles con los costos asociados

• Próximos pasos 

• Testimonios de clientes anteriores

• Imágenes de trabajos anteriores

• Preguntas frecuentes

• Aceptación de una propuesta

Al crear una propuesta, piensa en la principal prioridad o problema que tiene tu cliente y cómo puedes solucionarlo. Enfatiza los servicios y los beneficios para que el cliente se sienta comprendido y perciba el valor de trabajar contigo. Por ejemplo, las imágenes de tu trabajo anterior podrían mostrar proyectos para clientes anteriores con objetivos similares. 

Incluir un paso de aceptación es opcional. Si lo incluyes y es aceptado, constituye un acuerdo formal. Si la aceptación de la propuesta es parte de tu flujo de trabajo, asegúrate de dejar en claro lo que los clientes están aceptando en esta etapa.

Crea un presupuesto del proyecto

Un presupuesto es un documento que describe los servicios incluidos en un proyecto y el costo de cada servicio. Le da a tu cliente un desglose más detallado de tus precios.  

El presupuesto del proyecto debe incluir lo siguiente:

• Un encabezado personalizado con el nombre del cliente o el nombre del proyecto

• Detalles del paquete de servicios

• Desglose de costos del paquete seleccionado

• Complementos que ofreces

• Próximos pasos para el cliente

• Preguntas frecuentes

• Una aceptación estimada

Recomendamos incluir un paso de Aceptación en tu documento de presupuesto para que tengas un registro de los servicios y precios específicos que tú y tus clientes acordaron en esta etapa. Algunos propietarios de negocios combinan los detalles de la propuesta y el presupuesto en un solo documento para que el posible cliente pueda considerar su presentación y el desglose de precios al mismo tiempo.

Lee la guía completa para crear un presupuesto del costo del proyecto

Genera y administra los contratos de clientes

Un contrato suele ser el paso final para comenzar el proyecto de un cliente. El contrato establece los detalles de tus servicios y las condiciones de tu acuerdo. Incluye lenguaje legal sobre la responsabilidad y las pautas para rescindir el contrato.

Recomendamos trabajar con un abogado profesional o un servicio legal para que te asesore sobre lo que debe incluir tu contrato. Algunos datos comunes en los contratos son los siguientes:

• Detalles del cronograma y costos del proyecto

• Condiciones del acuerdo, incluidos los servicios prometidos

• Condiciones de pago, reembolso o cancelación

• Aceptación del contrato

Después de que hayas enviado un documento a tu cliente, puedes hacer un seguimiento de su estado. Tú y tu cliente recibirán notificaciones por correo electrónico cuando el documento sea enviado y aceptado, y verás su estado en el panel del proyecto.

Ver más herramientas para administrar clientes y ofertas de servicios

Beneficios de administrar los documentos para clientes en Squarespace

Crear y administrar contratos con clientes en tu cuenta de Squarespace puede ayudarte a centralizar tu trabajo administrativo en una sola plataforma y mantener tus documentos alineados con tu gestión de marca. De esa manera, puedes trabajar más rápido sin necesidad de cambiar entre herramientas o ir a buscar los documentos. 

Las plantillas de documentos para clientes de Squarespace pueden:

• Coincidir con los estilos de tu sitio. Usar el estilo que ya has creado en tu sitio web te ayuda a adoptar rápidamente un aspecto profesional y uniforme. 

• Personalizar tu comunicación. Cuando quieras enviar un documento a un cliente, puedes personalizar y enviar un correo electrónico directamente desde tu cuenta.

• Simplificar tu flujo de trabajo. Tienes la opción de duplicar documentos para una personalización más rápida.

Después de que envíes un documento, puedes administrar el resto de tu proyecto desde tu panel. Considera enviar una factura para cobrar un depósito o el pago completo o crear los próximos hitos del proyecto para llevar un control de las fechas importantes.

Nota: los documentos están disponibles en los planes Empresa, Commerce Básico y Commerce Avanzado.