Cómo crear una estimación del proyecto del cliente

Hay muchos proveedores de servicios en todas las industrias que trabajan proyecto por proyecto con los clientes. Más allá de la estrategia específica del proyecto, los clientes siempre querrán una estimación de cuánto costará el proyecto antes de firmar oficialmente para trabajar contigo. 

Una estimación de proyecto para un cliente es exactamente eso: una estimación de los costos asociados con tu trabajo, incluyendo materiales, tiempo y otros recursos. Tener un presupuesto específico generalmente significa que los clientes se quedan contentos y es probable que regresen si necesitan ayuda en el futuro. También vale la pena señalar que una buena estimación de costos de costos puede volverse a repetir, como una plantilla o fórmula, y asegurará que obtengas ganancias en tu trabajo. 

Sigue leyendo para ver el desglose del costo del proyecto de un cliente, en qué se diferencia de un presupuesto tradicional y una guía paso a paso para generar tu propia estimación del costo del proyecto. 

¿Qué es una estimación del costo del proyecto? 

Una estimación del costo del proyecto es lo que una empresa proporciona a los clientes potenciales para resumir lo que entregarán en un proyecto y el costo total de ese trabajo. Dependiendo de tus servicios, tu estimación de costos podría basarse en el tiempo dedicado a trabajar, el tipo de paquete, los materiales requeridos u otros factores similares.

Una estimación del proyecto debe ser un documento detallado que incluya detalles como: 

• Mano de obra adicional o proveedores

• Costos de materiales

• Impuestos o cargos 

La estimación de tu proyecto es importante porque te ayudará a establecer expectativas con tu cliente sobre lo que vas a entregar, cuándo y cuánto costará. Puede ser un factor determinante para que te contraten, y un recurso importante para que tu cliente lo incorpore a su presupuesto general. 

¿Cuál es la diferencia entre una estimación del costo del proyecto y el presupuesto?

La mayor diferencia entre una estimación de proyecto y un presupuesto es que una es fija y la otra no. Los presupuestos son cifras fijas aprobadas por todos los involucrados en el acuerdo del proyecto. Las estimaciones de costos del proyecto, por otro lado, son más flexibles y actúan como un ejercicio de pronóstico para tu cliente. Se pueden ajustar hacia arriba o hacia abajo, y es posible que no incluyan potenciales problemas como solicitudes de proyectos fuera de alcance o un aumento en los precios de los materiales. 

Por ejemplo, un fotógrafo de bodas podría enviar un presupuesto a un cliente. Una vez que el fotógrafo y el cliente han firmado un contrato entre ellos, están atados a un presupuesto, que solo puede cambiar en circunstancias especiales, como adiciones de última hora al calendario de filmación.

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¿Cuáles son los tipos de estimaciones de costos del proyecto? 

Hay tres tipos diferentes de estimaciones de proyectos que puedes usar con tus clientes para definir el alcance general del trabajo que tienes por delante. Estos son: una estimación aproximada, una estimación del presupuesto y una declaración de trabajo.

1. Estimación aproximada

Este tipo de estimación se calcula en base a la suposición general de costos. Una buena plantilla de estimación aproximada sería usar un proyecto anterior similar para guiarte. Por ejemplo, un diseñador gráfico probablemente tenga una idea de cuánto tiempo o esfuerzo le llevará un proyecto de diseño de sitio web, por lo que puede aplicar esa estimación a la mayoría de sus solicitudes de diseño de sitios web como punto de partida. 

2. Estimación del presupuesto

Una estimación del presupuesto, también llamada estimación de parámetros, se basa en datos o información sobre el proyecto en sí para generar una lectura más precisa del proyecto y sus costos. Por ejemplo, un diseñador de interiores podría hacer una estimación del presupuesto basada en el número de habitaciones, el estilo preferido y el rango de precio objetivo para arte y muebles de su cliente.

3. Declaración de trabajo (SOW)

La SOW es la estimación más detallada del costo del proyecto. Esto es en lo que tu cliente basará su presupuesto y, por lo general, debe firmarse como parte de un contrato. Así que haz una lista de lo que se espera que entregues, cuándo y las cargos asociados. Las SOW también pueden incluir líneas presupuestarias adicionales para emergencias o tareas fuera de alcance que ocurren a medida que avanza el proyecto. 

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Cómo calcular el costo del proyecto: una guía paso a paso 

Las estimaciones de costos del proyecto se determinarán de acuerdo al cliente, el proyecto y tu negocio en particular. Sin embargo, puedes comenzar por estos siete pasos si nunca antes has generado una estimación de proyecto para un cliente. 

1. Describe los roles y responsabilidades de tu equipo

Incluye información sobre quién eres, qué hace tu negocio y quiénes forman parte del equipo para el proyecto de un cliente. Los clientes quieren saber cuánto van a gastar, pero también es útil que te presentes, que cuentes cómo trabajas y cuál es tu proceso de gestión de proyectos. Esto te ayuda a generar confianza con el cliente más allá de los números, lo que puede ayudarte a ganar su negocio.  

2. Escribir un resumen del proyecto 

A veces, los clientes proporcionan una descripción detallada de su proyecto y las expectativas, y otras veces proporcionan una idea general. Es importante que entiendas lo que vas a tener que ofrecer para satisfacer al cliente. Escribe un resumen del proyecto que incluya las necesidades del cliente, qué sería lograr el éxito y cómo podrías lograrlo. 

Incluye un desglose de todo lo que sucederá en el cronograma del proyecto (como los primeros borradores, las revisiones y los plazos finales), una lista de entregables y cualquier proceso relevante o información de gestión de proyectos. 

3. Descubre proyectos

Obtén tanta información sobre el proyecto como puedas para incluirla en el presupuesto final para un cliente. Esto puede incluir revisar proyectos pasados para comprender tu proceso y gestión del tiempo. Si trabajas con clientes corporativos, esto podría ser recopilar información sobre las partes interesadas y los líderes que finalmente firmarán la finalización del proyecto y qué entregables se necesitan, así como los tiempos de lanzamiento esperados. 

Cuanto más sepas sobre el alcance del proyecto en sí, mejor informada será la estimación de tu proyecto. 

4. Calcula tus costos de tareas y mano de obra

No todos los proyectos incluirán a más de una persona. Si estás escribiendo una estimación de costos para ti como ilustrador independiente, por ejemplo, tu estimación será en gran medida un precio estimado de tu tiempo y recursos. Sin embargo, si estás dirigiendo una pequeña agencia con dos o tres ilustradores que trabajan en el mismo proyecto, necesitarás incluir información sobre su disponibilidad y lo que costará tenerlos a todos en el proyecto.

Esto es flexible dependiendo de los recursos que necesites para completar el proyecto, pero no tiene que ser complicado. Haz una lista de los materiales que necesites comprar para completar tu trabajo, todos los que trabajan en el proyecto, sus tareas asociadas y la tasa de trabajo de tu equipo para dar a los clientes una idea de qué esperar. 

Consulta nuestra guía para establecer tus tarifas

5. Incluye posibles cargos adicionales

Es importante incorporar algo que amortigüe o dinero de contingencia en tu estimación. Una vez que la estimación se convierta en un presupuesto, es probable que no haya margen de manipulación si ocurre una emergencia o algo cuesta más de lo proyectado. Agrega un cierto porcentaje (p. ej. 10-25%) extra como un elemento separado en la estimación del proyecto para que tu cliente pueda incorporarlo a su presupuesto sabiendo que, en un mundo perfecto, no tendrá que usarlo. 

Especifica qué podría hacer que un presupuesto aumente, como rondas adicionales de revisiones, solicitudes atrasadas u otros cambios en el alcance de tus servicios.

6. Calcula el costo total del proyecto

Una vez que hayas detallado qué es el proyecto, quién está trabajando en él, cuánto costará la mano de obra y los materiales, y que hayas especificado una cantidad para amortiguar los costos adicionales u ocultos, puedes calcular el costo total del proyecto. No olvides agregar cualquier impuesto adicional o tarifa de pago que puedas tener que cobrar. 

7. Crea un cronograma del proyecto

Puedes escribir esto en el resumen o darle su propia sección, pero es imperativo que tu cliente sepa después de leer la estimación de costos de tu proyecto cuál será el cronograma para completar el proyecto. Da todos los detalles que puedas sobre fases específicas, quién debe firmar, cuándo pasar a la siguiente fase y la fecha de entrega final prevista del proyecto.

Ejemplo de estimación del costo del proyecto 

Para esta estimación del costo del proyecto, volvamos al ejemplo de Illustrator. Un cliente le pide a un ilustrador y diseñador independiente que cree 12 imágenes de encabezado para su próximo proyecto, una serie de blogs que se lanzará en la primavera. El cliente también necesitará 12 imágenes para la el cuerpo del texto, y seis imágenes correspondientes de redes sociales y anuncios pagados. 

Resumen del proyecto

Diseña y crea recursos visuales estáticos originales para una serie de blogs que se lanzará en la primavera de 2025. Los activos incluyen 12 imágenes grandes de banner y/o encabezado, 12 imágenes del cuerpo del texto y seis activos de redes sociales, incluidos los anuncios pagados.  

Número total de recursos de imagen necesarios para el proyecto: 30

Costo 

Cargo del diseñador: $75 por hora
Horas esperadas por tipo de activo: 

• Encabezado: 8 horas

• Cuerpo del texto: 5 horas 

• Redes sociales/anuncio pagado: 2 horas

Horas totales para todos los activos: 180 horas 
Costo de materiales: N/A
COSTO TOTAL DEL PROYECTO: 13$,500

Cronografía 

Lanzamiento del proyecto en primavera de 2025. Los recursos visuales se terminarán un mes antes del lanzamiento. Se espera que los recursos de imagen para el proyecto del blog se completen dentro de 10 semanas, incluido el tiempo reservado para las revisiones y revisiones de activos. Los activos se entregarán semanalmente los viernes con tiempo para recibir comentarios. Detalles sobre el cronograma de comentarios que se describen a continuación. 

Entregables

Total de recursos de imágenes: 30 
Tipo de archivo: PNG

Detalles administrativos 

Se incluye tiempo adicional en el cronograma del proyecto para tener en cuenta los comentarios y las revisiones. Los detalles de los comentarios incluyen:

• Máximo de dos rondas de comentarios. La imagen se considerará definitiva después de la segunda revisión.

• Las imágenes se entregan semanalmente los viernes con comentarios obligatorios el martes siguiente para implementarse antes del jueves.

• Una vez que los activos hayan sido firmados por las partes interesadas, el diseñador enviará los archivos PNG finales. 

Solicitudes fuera del alcance: debido a la naturaleza de este proyecto, las solicitudes fuera del alcance (incluidos los recursos de imagen adicionales) deben presentarse al menos dos semanas antes del primer borrador previsto. Las solicitudes fuera del alcance se decidirán caso por caso. 

Mejores prácticas para crear tu propia estimación de proyecto

La estimación del costo de tu proyecto se convertirá en la base de cualquier proyecto que un cliente potencial te traiga. Si bien es valioso seguir nuestra guía paso a paso para obtener una estimación sólida frente a tu cliente, considera estos consejos y trucos para aprovechar al máximo tu estimación y hacer que funcione para ti.  

• Haz preguntas. Asegúrate de entender los objetivos del proyecto, las partes interesadas y otros detalles clave antes de elaborar tu estimación. Hacer preguntas sobre el proyecto muestra que inviertes en el trabajo y lo haces de la mejor manera posible. 

• Sé detallista. Ser detallista sobre el proyecto, cómo facturar, con quién hablar y cómo, y cualquier otra cosa sobre el proyecto muestra a tu cliente que tomas el trabajo en serio y ayuda a que ambos garanticen que el proyecto no supere el presupuesto. 

• Trata de no suponer nada. Suponer lo que crees que un cliente quiere ver o lo que necesita no va a funcionar bien a largo plazo. Es mejor obtener información concreta sobre el proyecto, las necesidades y los plazos para refinar tu estimación. 

• Considera incorporar la gestión formal del cambio. Puedes crear un proceso formal de gestión del cambio en la propuesta final del proyecto. Esto puede ayudarte a administrar las solicitudes atrasadas o fuera del alcance al esbozar días de aviso, presupuesto y otras pautas para cambios inesperados en el proyecto.