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La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas y emprendedores unipersonales escriben cada correo electrónico desde cero. Es un instinto comprensible: tu toque personal es lo que atrae a los clientes y los hace volver. Las horas que dedicas al correo electrónico te quitan tiempo para hacer crecer tu negocio. Y cuando comienzas desde cero con cada mensaje, es más difícil mantener tu proceso uniforme y hacer un seguimiento de los detalles importantes.
Las plantillas de correo electrónico profesionales ahorran tiempo mientras conservan tu voz auténtica. Ya sea que te comuniques con clientes potenciales, hagas un seguimiento después de las reuniones o confirmes pedidos, la plantilla correcta transmite tu mensaje de manera clara y efectiva. Esta guía incluye plantillas para situaciones comerciales comunes con consejos para personalizarlas según tus necesidades únicas.
Por qué son importantes las plantillas de correo electrónico profesionales
Tus correos electrónicos muestran a los clientes el lado humano detrás de tu negocio. Tener plantillas listas para usarse en situaciones comunes te ayuda de varias maneras.
Ahorra tiempo. Las plantillas te brindan un punto de partida para que puedas responder rápidamente sin tener que hacer concesiones.
Mantén la uniformidad de tu marca. Las plantillas te ayudan a mantener un tono uniforme en todos tus correos electrónicos, lo que hace que la identidad de tu marca sea más reconocible.
Reduce los errores. Las plantillas preescritas y editadas evitan errores tipográficos o mensajes confusos que pueden hacerte lucir poco profesional.
Obtén mejores respuestas. Es más probable que los correos electrónicos claros y enfocados logren los resultados que deseas, ya sea programar una reunión, confirmar una venta u obtener información.
Reduce tu estrés. Saber qué decir en cada situación facilita la comunicación y te brinda más espacio mental para otras áreas de tu negocio.
Cuando se diseñan estratégicamente, las plantillas de correo electrónico empresariales generan confianza, muestran profesionalismo y mejoran tus relaciones comerciales.
11 plantillas de correo electrónico esenciales para pequeñas empresas
Estas plantillas abarcan las situaciones comerciales más comunes que enfrentarás. Recuerda ajustar cada una para que coincida con la voz de tu marca y tus necesidades específicas. Es importante ser profesional, pero tu tono puede ser más informal con los clientes que los puntos de partida a continuación. Cuando tengas una versión que te guste, guarda una copia o automatiza los mensajes habituales para que enviar correos electrónicos sea más rápido y sencillo.
1. Presentación o acercamiento espontáneo
Cuándo usarlo: Al comunicarte con un cliente potencial, socio o contacto de red por primera vez.
Asunto: [Nombre de conexión en común] sugirió que nos conectemos O Pregunta rápida sobre [tema específico]
Hola, [Nombre]:
[Conexión en común] mencionó que podría interesarte hablar sobre [tema/servicio/colaboración].
Soy [Tu nombre] de [Tu empresa]. Ayudamos a [descripción del cliente ideal] mediante [beneficio clave de tu servicio].
Observé [algo específico en tu negocio] y pensé que podría haber una oportunidad para que trabajemos juntos.
¿Podríamos programar una llamada de 15 minutos la próxima semana? Estoy disponible [proporciona 2-3 opciones de horario específicas].
Espero conectarme contigo.
[Tu nombre]
[Tu cargo]
[Tu empresa]
[Número de teléfono]
[Sitio web]
[Perfil de LinkedIn]
Por qué funciona: Enviar este correo electrónico muestra que eres considerado y estás preparado, no solo envías mensajes masivos. Demuestra tu credibilidad y prueba que has investigado. Además, mencionar algo específico sobre su negocio hace que el destinatario se sienta valorado.
Obtén más consejos para encontrar clientes realizando acercamientos espontáneos
2. Bienvenida o incorporación
Cuándo usarlo: Después de que alguien se convierta en cliente o suscriptor
Asunto: ¡Te damos la bienvenida a [Tu empresa]! Comencemos
Hola [Nombre],
Gracias por elegir [tu servicio/producto]. Nos alegra que estés aquí.
Esto es lo que puedes esperar a continuación:
[Primer paso en tu proceso de incorporación]
[Segundo paso]
[Tercer paso]
Aquí tienes algunos recursos útiles para comenzar:
[Enlace a las preguntas frecuentes]
[Enlace a la guía correspondiente]
Si tienes preguntas, responde este correo electrónico o contacta a nuestro equipo de Atención al Cliente en [correo electrónico].
¡Nos encantará trabajar contigo!
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Por qué funciona: Esta plantilla establece expectativas claras y brinda valor inmediato, lo que ayuda a los clientes nuevos a sentirse respaldados desde el primer día. Reduce la incertidumbre que las personas suelen sentir después de realizar una compra o asumir un compromiso. Incluye solo la información más esencial para evitar abrumar a los clientes nuevos.
Consulta más ejemplos de correos electrónicos de incorporación de clientes
3. Recordatorios
Recordatorios de citas
Cuándo usarlo: Unos días antes de las citas programadas para reducir las ausencias sin aviso
Asunto: Recordatorio: Tu cita el [Fecha] a [Hora]
Hola, [Nombre]:
Solo queremos recordarte tu próxima cita:
Fecha: [Fecha]
Hora: [Hora]
Ubicación: [Ubicación o enlace a la reunión virtual]
Propósito: [Descripción breve]
[Incluye las instrucciones de preparación o los materiales que deba traer/revisar]
Si necesitas reprogramar, infórmamelo con, al menos, 24 horas de anticipación respondiendo este correo electrónico o llamando al [número de teléfono].
Espero verte pronto y avísame si tienes alguna pregunta.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Recordatorios de pago
Cuándo usarlo: Dos o tres días antes de la fecha de vencimiento
Asunto: Recordatorio de pago para la factura n.° [Número]
Hola [Nombre],
Este es un recordatorio amistoso de que la factura #[Número] por [importe] vence el [fecha de vencimiento].
Puedes pagar a través de cualquiera de estos métodos:
[Método de pago uno]
[Método de pago dos]
[Método de pago tres]
He adjuntado una copia de la factura. Si ya has realizado tu pago, ignora este mensaje.
Si tienes alguna pregunta, no dudes en comunicarte conmigo.
Gracias por tu confianza.
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Por qué funciona: Estas plantillas son directas pero cordiales y brindan toda la información necesaria sin parecer insistente. Para recordatorios de citas, incluye únicamente los detalles relevantes para la reunión específica.
Te mostramos cómo usar recordatorios por mensaje de texto para reducir las ausencias sin aviso
4. Muchas gracias
Cuándo usarlo: Después de reuniones, compras o recibir ayuda
Asunto: Gracias por [acción específica]
Hola, [Nombre]:
Gracias por [acción específica].
[Incluye una o dos oraciones con detalles concretos sobre por qué valoraste su acción y su impacto positivo]
[Menciona los próximos pasos o cómo planeas hacer el seguimiento]
Gracias nuevamente por tu [apoyo/confianza/tiempo]. Espero que trabajemos más juntos en el futuro.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Por qué funciona: Mostrar gratitud fortalece las relaciones profesionales y demuestra atención a los detalles. Con este sencillo mensaje, les haces saber a las personas que son valoradas y las recuerdas, especialmente si lo envías poco después de la interacción. Incluye siempre detalles específicos sobre aquello por lo que les agradeces. Sé breve pero amable.
5. Seguimiento
Seguimiento de reuniones
Cuándo usarlo:Tan pronto como sea posible después de reuniones y eventos para establecer redes de contactos
Asunto: Seguimiento de nuestra reunión del [Fecha]
Hola [Nombre],
Gracias por tomarte el tiempo para reunirte conmigo [hoy/ayer/en la fecha]. Disfruté mucho discutiendo [breve mención del tema] y aprendiendo más sobre [algo concreto de nuestra conversación].
Como prometí, aquí tienes [recurso mencionado en la reunión]:
[Enlace o archivo adjunto]
[Información adicional si se necesita]
Los siguientes pasos que discutimos son estos:
[Punto de acción uno] antes de [fecha límite]
[Punto de acción dos] antes de [fecha límite]
Si tienes alguna pregunta, estoy a tu disposición.
Espero con ansias [la próxima interacción].
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Seguimiento en caso de no respuesta
Cuándo usarlo: Al menos de tres a cinco días hábiles después del primer mensaje
Asunto: Seguimiento de [asunto del correo electrónico anterior]
Hola [Nombre],
Espero que estés bien. Quería dar seguimiento a mi correo electrónico anterior sobre [breve recordatorio de tema].
Entiendo que estás ocupado, así que estoy comprobando si has tenido la oportunidad de considerar [la pregunta o propuesta específica].
Estos son los puntos clave:
[Resumen del primer punto principal]
[Resumen del segundo punto principal]
¿Podrías darme tu opinión o avisarme si necesitas más información?
Gracias por tu tiempo.
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Por qué funciona: Estas plantillas fortalecen las relaciones profesionales porque registran acuerdos y brindan valor después de tu interacción. Demuestra que estabas escuchando y que eres confiable. Para el seguimiento de las reuniones, envía el mensaje en un plazo de 24 horas mientras la conversación aún está presente en la mente de las personas. Para el seguimiento después de no recibir respuesta, mantén el mensaje breve con una sola llamada a la acción o pregunta clara.
6. Confirmación
Cuándo usarlo: Después de recibir pedidos, registros o completar transacciones
Asunto: Confirmación: Tu [pedido/inscripción/cita] con [Tu empresa]
Hola [Nombre],
Gracias por tu [pedido/registro/cita] con [Tu Empresa].
Aquí tienes una confirmación de tus datos:
[Pedido/Registro/Cita] #: [Número de referencia]
Fecha: [Fecha]
[Incluye otros detalles relevantes como los productos pedidos, la hora de la cita o la información del evento]
[Si corresponde: Próximos pasos o qué puedes esperar]
Si tienes alguna pregunta o necesitas cambios, ponte en contacto con nosotros en [información de contacto].
Gracias por elegir [Tu Empresa].
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Por qué funciona: Los correos electrónicos de confirmación brindan tranquilidad y reducen las preguntas de Atención al Cliente. Tus clientes se sienten más seguros cuando tienen un registro escrito de detalles importantes. Siempre incluye números de referencia y la información más relevante y específica para el tipo de confirmación, como información de envío y fechas de entrega estimadas para pedidos de tiendas online.
Obtén más ejemplos de correos electrónicos de confirmación
7. Factura
Cuándo usarlo: Al solicitar el pago de productos o servicios
Asunto: Factura n.º [Número] de [Tu empresa]
Hola, [Nombre]:
Encontrarás la factura n.° [Número] adjunta para [breve descripción de productos/servicios] por el importe de [cantidad total].
Resumen de la factura:
Factura n.°: [Número]
Fecha de emisión: [Fecha]
Fecha de vencimiento: [Fecha]
Importe adeudado: [Importe]
El pago se puede realizar a través de los siguientes métodos:
[Método de pago uno]
[Método de pago dos]
[Método de pago tres]
Si tienes preguntas sobre esta factura, no dudes en ponerte en contacto conmigo.
Gracias por tu negocio,
[Tu nombre]
[Tu Empresa]
Por qué funciona: Esta plantilla es clara y profesional a la vez que mantiene un tono cordial. Incluye toda la información esencial por adelantado para que los clientes puedan entender qué están pagando y cómo hacerlo fácilmente. Adjunta siempre el documento de factura real con todos los detalles y haz que el proceso de pago sea lo más sencillo posible.
Obtén más información sobre las prácticas recomendadas de facturación
8. Solicitud de reseña o testimonio
Cuándo emplearlo: Después de completar un proyecto, entregar un producto o prestar un servicio
Asunto: Nos encantaría saber tu opinión sobre tu experiencia reciente
Hola, [Nombre]:
¿Qué opinas del [producto o servicio que proporcionaste]?
Tus comentarios nos ayudan a mejorar nuestro [tipo de servicio o producto]. ¿Podrías compartir tu experiencia con una breve reseña? Solo lleva dos minutos.
Puedes dejarla aquí: [Enlace a la plataforma de reseñas o formulario de testimonio]
Gracias por tu apoyo y por ser un cliente valioso.
Saludos cordiales.
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Por qué funciona: Esta plantilla hace que la solicitud sea sencilla y específica, lo que explica por qué importan las reseñas sin ser insistente. Envía esto cuando sea más probable que los clientes estén satisfechos (normalmente, de tres a siete días después de la entrega de los productos o al finalizar el proyecto para los servicios).
Obtén más información sobre cómo recopilar reseñas de tus clientes
9. Promoción o descuento
Cuándo usarlo: Al ofrecer ofertas especiales a clientes o suscriptores existentes
Asunto: Oferta especial para [determinada categoría de clientes]: [Breve descripción de la oferta, como "Ahorra 50 USD en cualquier compra"]
Hola [Nombre],
quería informarte sobre una oferta especial que hemos creado para ti:
[Descripción clara de la oferta, descuento o promoción]
Para usar esta oferta:
[Primer paso: "Usa el código LOYALTY20 en el área de pago"]
[Segundo paso]
Esta oferta vence el [fecha de finalización].
¡Gracias por tu continuo apoyo a [Tu empresa]!
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu empresa]
[P. D.: Añade los términos y condiciones si es necesario]
Por qué funciona: Esta plantilla crea una sensación de exclusividad que fomenta la acción. Las personas responden bien cuando una oferta está dirigida específicamente a ellas. Agregar una fecha límite clara aumenta las tasas de interacción, y resaltar el valor en dólares del descuento (por ejemplo, "Ahorra 50 USD") a menudo funciona mejor que los descuentos porcentuales para artículos de mayor precio.
Te mostramos cómo desarrollar una estrategia de descuentos para tu negocio
10. Respuesta del servicio de Atención al Cliente
Cuándo usarlo: Al abordar preguntas, problemas o quejas de los clientes
Asunto: Con respecto a tu [pregunta o comentario] sobre [problema específico]
Hola, [Nombre]:
Gracias por ponerte en contacto sobre [breve descripción de tu problema o pregunta] y por informarnos al respecto.
[Expresa comprensión genuina y empatía por su situación]
[Brinda una respuesta directa a tu pregunta o explicación sobre cómo estás abordando su problema]
Así es cómo resolvemos este problema:
[Paso uno]
[Segundo paso]
[Paso tres]
Si tienes otra pregunta, no dudes en ponerte en contacto conmigo directamente. Estoy a tu disposición.
Gracias por tu paciencia.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu puesto]
[Tu empresa]
[Información de contacto]
Por qué funciona: Esta plantilla convierte las dudas de los clientes en oportunidades porque reconoce sus sentimientos y ofrece soluciones claras. Responde dentro de 24 horas y concéntrate en solucionar el problema, en lugar de explicar qué salió mal. Para problemas complejos, ofrece pasos claros y prácticos en vez de explicaciones largas.
11. Carrito abandonado
Cuándo usarlo: Cuando los clientes agregan artículos a su carrito de compras en línea, pero se van sin finalizar la compra.
Asunto: ¿Olvidaste algo? Tu carrito te está esperando
Hola, [Nombre]:
Notamos que dejaste algunos artículos en tu carrito de compras: [Nombre del producto] - [Breve descripción o precio]
Tus selecciones se guardan y están listas cuando quieras completar tu compra.
[Opcional: incluye una foto del artículo]
Para facilitarte el proceso, te brindamos una oferta especial para ti: [código de descuento] con un 10 % de descuento en tu pedido (válido para las próximas 48 horas).
Haz clic a continuación para volver a tu carrito:
[Botón: Finalizar tu compra]
Si tienes preguntas o necesitas ayuda con tu pedido, responde a este correo electrónico o contáctanos en [información de contacto].
¡Esperamos que tengas una buena experiencia de compra!
[Tu nombre]
[Tu empresa]
Por qué funciona: Esta plantilla recuerda a los clientes los artículos que les interesaron y al mismo tiempo facilita el proceso de compra. Envía dentro de 24 horas posteriores al abandono del carrito para obtener mejores resultados. Personaliza con detalles e imágenes del producto y considera ofrecer un incentivo, como un descuento por tiempo limitado o envío gratis.
Más información sobre los correos electrónicos de carritos abandonados
Prácticas recomendadas para correos electrónicos comerciales
Más allá de usar plantillas, sigue estos consejos para que tus correos electrónicos sean más efectivos y ahorrar tiempo.
Haz que sea personal. Las plantillas aportan estructura, pero siempre personaliza los detalles clave para cada destinatario. Usa su nombre, menciona tu última conversación y ajusta tu tono según tu relación. Este pequeño esfuerzo hace que las personas se sientan valoradas y te brinda más respuestas.
Automatiza estratégicamente. Configura secuencias de correos electrónicos automatizados para comunicaciones rutinarias, como correos electrónicos de bienvenida, confirmaciones de pedidos y recordatorios de citas. Esto permite que tu negocio funcione sin problemas y te da tiempo para interacciones más personalizadas.
Escribe asuntos que hagan que las personas abran el mensaje. Tu asunto determina si tu correo electrónico se leerá. Hazlo específico, relevante e interesante sin recurrir a tácticas de clickbait. Agregar el nombre del destinatario o mencionar tu última conversación puede aumentar las tasas de apertura.
Diseño para la legibilidad. Emplea párrafos cortos, mucho espacio en blanco y una fuente limpia y profesional en el diseño de tu correo electrónico. Destaca la información importante con negrita o viñetas.
Redacta un texto breve. Respeta el tiempo de tu destinatario y ve al grano rápidamente. Intenta escribir, como máximo, de tres a cinco párrafos cortos y usa viñetas para dividir el texto cuando sea necesario.
Incluye un siguiente paso claro. Todos los correos electrónicos empresariales deben tener una llamada a la acción. Deja claro qué quieres que el destinatario haga a continuación, ya sea responder, hacer clic en un enlace o tomar una decisión.
Revisa antes de enviar. Los errores socavan tu profesionalismo. Revisa siempre los correos electrónicos antes de enviarlos o emplea una herramienta de revisión para detectar errores.
Prueba en todos los dispositivos. Asegúrate de que tus correos electrónicos se vean bien y los enlaces funcionen correctamente tanto en computadoras de escritorio como en dispositivos móviles, ya que muchas personas leen correos electrónicos en sus teléfonos.
Despídete de forma apropiada. Elige firmas de correo electrónico que coincidan con la relación y el contexto. Los cierres profesionales, como "Saludos cordiales", "Atentamente" o "Gracias", funcionan bien en contextos empresariales.
Haz un seguimiento estratégico. Si no recibes una respuesta, haz un seguimiento una o dos veces con recordatorios, en lugar de asumir lo peor o enviar múltiples mensajes de seguimientos demasiado rápido.