Cómo configurar un flujo de trabajo para clientes

Como proveedor de servicios para pequeñas empresas o trabajador creativo independiente, gestionar clientes es una parte importante de tu trabajo. Integrar los procesos y herramientas adecuados en el flujo de trabajo de tu cliente facilitará que tanto tú como tu cliente tengan todo listo a tiempo. 

Tener un flujo de trabajo para clientes le da a tu negocio un marco claro para gestionar la incorporación de clientes, los plazos, los comentarios y el pago eventual por tu trabajo. Un buen flujo de trabajo puede darte tiempo para asumir otras tareas o determinar si alguien vuelve a reservar contigo.

Sigue leyendo para comprender los pasos clave en el flujo de trabajo para clientes, las herramientas que puedes necesitar y las mejores prácticas para aprovechar al máximo tu gestión de clientes y generar lealtad para negocios futuros. 

¿Qué es el flujo de trabajo para clientes?

El flujo de trabajo para clientes es un proceso para que las empresas, emprendedores o trabajadores autónomos gestionen a sus clientes desde la consulta hasta el seguimiento de tareas, la entrega final y el pago. Probablemente ya tengas un flujo de trabajo para ayudarte a gestionar múltiples proyectos y consultas. 

Por ejemplo, podrías tener un cliente para una sola campaña y otro para un trabajo continuo con un contrato de honorarios. ¿Qué pasa si, durante todo ese trabajo actual, otro cliente potencial se pone en contacto contigo y quiere saber más para contratarte para un proyecto? Un flujo de trabajo sólido te ayudará a llevar un control de cada tarea y las fechas de entrega. 

Las herramientas que utilizas son fundamentales para el éxito del flujo de trabajo de un cliente. Estas herramientas pueden incluir funciones automatizadas para tareas como comunicación, email marketing o encuestas de seguimiento, o programadores como calendarios de reserva para negocios basados en servicios como salones de belleza o asesoramiento en línea. 

¿Por qué es importante tener un flujo de trabajo para clientes? 

Un flujo de trabajo para clientes crea la infraestructura para trabajar con ellos que asegura que tu trabajo se realice, los clientes queden satisfechos y dejes una buena impresión profesional. No todos los flujos de trabajo tendrán los mismos resultados, el mismo ritmo de reuniones o el mismo tiempo necesario para terminar un proyecto o completar un servicio. El flujo de trabajo adecuado te ayudará a adaptarte a cada una de esas variables con facilidad.

Un flujo de trabajo para clientes fluido y repetible también tiene beneficios más amplios para tu negocio: 

• Mejora la experiencia del cliente.

• Muestra tu profesionalismo.

• Ahorra tiempo con tareas automatizadas.

• Garantiza la claridad de las funciones y responsabilidades. 

• Genera confianza y recomendaciones positivas para hacer crecer tu negocio. 

Cómo configurar las 7 partes de tu flujo de trabajo para clientes 

Los pasos reales en tu flujo de trabajo de gestión de clientes probablemente diferirán según tu sector, el trabajo que realices y los tipos de clientes que tengas o adquieras. Los siguientes componentes abarcan un amplio espectro de lo que incluye un flujo de trabajo típico. Pueden proporcionar una buena base para el proceso personalizado que crees.

1. Consulta del cliente

Piensa en cómo los nuevos clientes te contactan y qué método te ahorraría más tiempo o alcance manual. 

En tu sitio web, puedes incluir un formulario de contacto donde los clientes puedan enviar los detalles de un proyecto para su revisión. Esto se envía a tu correo electrónico de elección, lo cual puede activar un mensaje automatizado confirmando la recepción. Esto te brinda la oportunidad de preseleccionar a los clientes potenciales en función de sus necesidades o presupuesto, y recopilar información para prepararte para tu primera interacción. Esto podría funcionar bien para un fotógrafo profesional de eventos, por ejemplo.

O podrías emplear una herramienta de programación. Si tu flujo de trabajo habitual comienza con una consulta o si ofreces servicios puntuales, permite que los clientes programen sus propias citas según tu disponibilidad. Puedes incluir un formulario de admisión en el flujo de reservaciones, así seguirás recibiendo detalles sobre ellos o su proyecto desde el principio. Por ejemplo, un astrólogo puede usar un calendario para que los clientes reserven citas futuras de diferentes duraciones. Asegúrate de que el sitio web de tu empresa incluya todas las páginas esenciales para la captación de clientes.

2. Propuesta o contrato

Una propuesta o un contrato suele seguir a una reunión inicial o un correo electrónico. Una propuesta no es una declaración de trabajo confirmada, sino que delinea y vende al cliente todo lo relacionado con el proyecto, desde los servicios prestados, los costos asociados desglosados por tarea o tarifa por hora, y ejemplos de trabajos anteriores. Crea una plantilla para asegurarse de que se incluyan los detalles clave y luego adapta el resto a tu cliente. 

Un contrato delinea los servicios que el cliente solicita con una fecha final para completar cualquier entrega o tarea. Este también es un buen lugar para señalar las limitaciones de las revisiones o el alcance de las mismas. Por ejemplo, un editor que trabaja en las revisiones de un libro con un autor puede tener un contrato que establece cuándo se debe entregar la primera ronda de revisiones y la tarifa confirmada por el trabajo.

Disponer de secciones y plantillas repetibles para ambos te ahorrará tiempo y mantendrá tus documentos precisos, consistentes y profesionales.

3. Incorporación de clientes

La incorporación de tu cliente implica una comunicación clara sobre los roles y responsabilidades para el proyecto, los entregables esperados y los plazos, y un rastreador de progreso para gestionar el proyecto.  Puedes incorporar a tus clientes con un simple correo electrónico, una guía en PDF, o una reunión inicial o llamada de alineación antes de ponerte en marcha con el trabajo real. 

Por ejemplo, un entrenador de fitness en línea podría necesitar recibir formularios sobre la salud y las metas del cliente. Una vez aceptados como clientes, se les puede enviar un correo electrónico automático con los formularios necesarios antes de la primera sesión. Luego, podrían programar otro correo electrónico unos días antes de su primera sesión detallando qué esperar y cómo prepararse.  

4. Gestión de tareas y proyectos

El delineado y el seguimiento de todas las tareas en un proyecto cliente es una parte importante del flujo de trabajo. En la etapa de consulta del cliente, es probable que tengas un delineado general de las tareas necesarias para proporcionar una tarifa o una fecha de entrega. Si sientes que este paso en el proceso te ralentiza, podría ser útil crear una lista de verificación para seguir tu progreso a medida que avanzas en cada tarea y anotas dónde te quedas atascado. 

Un rastreador más detallado con las fechas específicas, actualizaciones de progreso y plazos finales ayudará mucho, particularmente si estás gestionando múltiples clientes y proyectos al mismo tiempo. Puedes usar tu propio software de gestión de proyectos o realizar un seguimiento de los hitos en tu cuenta de Squarespace.

5. Prestación de servicios 

Una vez completadas las tareas del proyecto del cliente, el siguiente paso es la entrega. Este paso variará en función del proveedor de servicios. Es posible que programes tiempo para una revisión en vivo o sesión final, si estás trabajando en un proyecto o algo basado en objetivos. Otros podrían simplemente compartir el hipervínculo de las entregas finales por correo electrónico o mensajes.

Piensa en dónde puedes ahorrar más tiempo en esta etapa. Si tiendes a ir y venir buscando tiempo para tener una sesión de revisión, configura la reserva de citas para eso. Si los clientes suelen dar feedback no estructurado, proporciona un formulario con preguntas específicas. Si este es el último paso de tu trabajo de proyecto, comparte un aviso sobre los pasos de cierre y el pago.  

6. Facturación y pago

Tus primeras comunicaciones con los clientes ya deberían delinear las tarifas y los plazos de pago para tu cliente, de modo que cuando llegues a este paso, la facturación y el pago se ejecuten sin problemas. 

Un sistema claro de facturación y pago mantendrá a todos en la misma página y ahorrará tiempo. Crea y usa facturas personalizadas para enviar a tus clientes. Para los clientes que tienes en retención, puedes crear una factura periódica que se envíe según un cronograma cada mes, para que no te pierdas ningún pago. 

Este es otro caso en el que disponer de plantillas repetibles tanto para tus facturas como para tus condiciones de pago te ayudará a dar una imagen profesional, ahorrar tiempo y evitar errores.

7. Baja y seguimiento de clientes

Una vez que el proyecto esté completo o se haya proporcionado un servicio, tu cliente estará listo para ser dado de baja. La salida de un cliente puede incluir el envío de encuestas de seguimiento en las que se solicite tu opinión o un testimonio que puedas publicar en tu sitio web. 

Como detalle adicional, podrías programar futuros check-ins para los clientes. Por ejemplo, un fotógrafo de bodas podría programar con antelación un correo electrónico para el primer aniversario de una pareja, o un asesor de viajes podría enviar un mensaje en el cumpleaños de un cliente habitual. Esta etapa del flujo de trabajo de gestión de los clientes es una oportunidad para mantener abierta la vía de comunicación para futuras reservaciones o negocios.

Mejores prácticas para una relación fluida con los clientes

No todos los clientes tendrán las mismas necesidades o expectativas de ti. Los clientes habituales, por ejemplo, pueden tener requisitos diferentes a los de los nuevos. Pero seguir algunos principios orientadores puede ayudarte a construir sistemas que funcionen para ti y tus clientes. 

• Fija expectativas claras con tus clientes. Desde el inicio de tu relación con el cliente, debate cómo trabajas, tu disponibilidad y cualquier otra cosa que tú o ellos deban saber para construir una buena relación laboral. 

• Prioriza la comunicación clara. Ten un plan y un objetivo final para cada llamada o correo electrónico. Emplea herramientas como tomadores de notas con inteligencia artificial o realiza un seguimiento con correos electrónicos a tu cliente con próximos pasos o elementos de acción claros para mantener a todos sincronizados. 

• Gestiona el alcance del proyecto. Establece límites alrededor de las tareas para mantener a todos en el camino correcto, actualizados y conscientes del progreso. Si una solicitud de un cliente comienza a salirse del alcance, puedes señalar lo que está en el flujo de trabajo como una forma de manejar las expectativas y los plazos.  

• Crea y recompensa la lealtad del cliente. Ofrece atención al cliente continua después de que un proyecto se termine. Realiza un seguimiento con revisiones o envía correos electrónicos para ver si necesitan ayuda o si están satisfechos con el trabajo.  

• Evoluciona tu flujo de trabajo a medida que tu negocio crece. Reserva un tiempo en tu agenda para reevaluar qué está funcionando en tu flujo de trabajo con los clientes y qué no. A medida que tu negocio crece, es posible que necesites ajustar cómo te conectas con tus clientes o cómo los integras.