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Una de las mejores herramientas para automatizar todo tu proceso de reserva de citas es crear un formulario estándar de admisión de clientes. Si necesitas información adicional cuando los clientes reserven citas contigo, automatizar y personalizar tus formularios de admisión hará que tu negocio sea más eficiente.
Vincular tu sitio web de Squarespace con Acuity Scheduling desbloquea formularios potentes y personalizables. Puedes adaptar completamente los formularios a tu negocio, así que tienes toda la información que necesitas para brindar a los clientes la mejor experiencia. Por ejemplo:
Los estilistas pueden tener clientes para subir imágenes inspiradoras.
Los coachs de vida pueden preguntar sobre metas a corto y largo plazo.
Los cuidadores de animales pueden obtener las direcciones de sus clientes.
1. Decide qué preguntar
Empieza por hacer una lluvia de ideas sobre una lista de cosas que quieres saber sobre tus clientes. Esto podría ser:
Su cumpleaños (para que puedas enviarles un cupón)
El nombre de su perro
Si tienen alergias
Documentos que necesitas que carguen, entre otras cosas
Intenta concentrarte en los detalles que mejorarán su experiencia y te permitan pasar más rápido al momento de interactuar.
A continuación, agrupa tus preguntas según el tipo de citas con las que correspondan. Por ejemplo, una persona hábil puede tener algunas preguntas cada vez que alguien reserva (“¿Cuál es tu dirección?”) y otras que son específicas para los tipos de citas individuales (“¿Hay una grifo al aire libre que pueda usar con mi lavadora a presión?”). Cada grupo de preguntas será un formulario separado, que puedes asignar a tipos específicos de citas.
Con Acuity, siempre preguntas a los clientes su nombre, número de teléfono y dirección cuando hacen la reserva. Para recopilar más información o crear formularios para diferentes tipos de citas, crea un formulario personalizado para agregarlo al flujo de reservas.
Mira cómo una emprendedora usa formularios personalizados para su salón
2. Configurar formularios para nuevos clientes
Es posible que quieras hacer a los nuevos clientes una lista separada de preguntas que no se aplican a los clientes que regresan. Por ejemplo, un acupunturista podría querer saber si el cliente se ha sometido a acupuntura antes o un entrenador personal podría querer saber los objetivos generales de acondicionamiento físico del cliente. O tal vez quieras saber cómo el cliente encontró tu negocio.
Puede que te resulte útil crear un tipo de cita por separado para nuevos clientes. Después, elabora un formulario que incluya preguntas para ellos y configúralo para que se muestre cada vez que se reserve el nuevo tipo de cita de cliente.
Según cómo funcione tu negocio, puedes hacer estas nuevas citas para clientes, como una reunión típica, u ofrecer citas especializadas para la primera visita o consultas para nuevos clientes. Un terapeuta podría querer una sesión de admisión un poco más larga, donde pueda explorar los objetivos del cliente y las modalidades preferidas, mientras que un gimnasio podría ofrecer una consulta gratuita de un 30 minutos que incluye un desglose de las clases disponibles y un recorrido por las instalaciones.
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3. Piensa en la presentación
A continuación, decide cómo quieres que se establezcan tus preguntas para los clientes. Después de los campos estándar para el nombre y la información de contacto, ¿puedes agrupar tus preguntas adicionales en secciones? Por ejemplo, un fotógrafo de bodas podría separar su formulario de reserva en secciones para preguntas básicas, detalles de la boda, antecedentes sobre la pareja y estética preferida.
Los usuarios de Acuity pueden usar esas decisiones para guiar los campos de título y descripción de tus nuevos formularios. El título y descripción aparecerán sobre las preguntas del formulario. Esto crea una especie de interrupción visual, separando tus formularios personalizados de los campos de nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Si estás priorizando un aspecto simplificado para tu marca, podrías dejar estos campos en blanco para crear un flujo continuo de preguntas.
El calendario y los formularios de reserva de citas se pueden integrar en tu sitio web. De esa manera, puedes darle estilo a la página para que coincida con los colores y fuentes de tu marca. Además, será más fácil para los clientes potenciales pasar de informarse sobre ti y tus servicios a la página de reservas.
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4. Crea tus formularios y decide cuándo se muestran
Una vez que hayas resuelto la estructura básica de tus formularios de admisión, puedes configurarlos y adjuntarlos a diferentes tipos de citas. Si vas a dar un nombre y una descripción a un formulario, comienza con esa información. A continuación, agrega las preguntas que querrás que respondan tus clientes.
Para reservar citas automatizadas y generales, pon tu calendario de citas en una página dedicada de tu sitio web. A partir de ahí, puedes personalizar la página para que coincida con tu marca y proporcionar cualquier información adicional que los clientes puedan necesitar antes de reservar contigo, como tu política de cancelación. Dependiendo de tu software de programación, puedes adjuntar diferentes formularios de admisión a cada uno de tus tipos de citas para que los clientes tengan una experiencia sin inconvenientes.
Los usuarios de Acuity pueden usar el campo “Mostrar este formulario cuando se reserven este tipo de citas” para seleccionar qué tipos de citas recibe cada formulario. Una vez que hagas clic en “Guardar formulario” o “Guardar la pregunta y el formulario”, el nuevo formulario estará activo en tu programador.
5. Ver las respuestas de los clientes
Acuity agrega automáticamente las respuestas de los clientes a los detalles de la cita que reservaron. A medida que se acerca su cita, abre los detalles para revisar sus respuestas y preparar su sesión.
Recuerda que siempre puedes ajustar tus formularios poco a poco. Si surgen preguntas o detalles comunes en tus reuniones con clientes o después de las reuniones vuelves a hacer la misma pregunta, eso suele ser una señal para agregarla a tus formularios. Cuanta más preparación puedas incorporar al proceso automatizado de incorporación de clientes, más productivo será tu valioso tiempo con tus clientes.
¿Estás listo para comenzar a automatizar la reserva de citas?