Cómo crear un sitio web para un evento

Ya sea que estés organizando una reunión corporativa externa o una reunión íntima para amigos, un sitio web de eventos es una excelente manera de mejorar la experiencia de los invitados. Algunas personas creen que hacen que los eventos casuales se sientan más protocolares, mientras que otros lo usan para promocionar su marca. Otras personas valoran la capacidad de obtener información de la audiencia o vender boletos y mercadería fácilmente en un solo lugar. 

Independientemente de cómo elijas usar tu sitio, trátalo como un anuncio. Los sitios de eventos están destinados a promover con éxito tu evento y, lo más importante, hacer que la gente participe. Si quieres crear un nuevo sitio web para eventos, esta guía puede ayudarte a empezar. 

Beneficios de crear un sitio web para tu evento 

El objetivo final de cualquier sitio web de eventos es promocionar tu evento. También debería lograr dos cosas valiosas: 

1. Comparte la información que necesitas saber, como la fecha, hora y ubicación

2. Motiva a los invitados a inscribirse o comprar boletos 

Cuanto más te esfuerces al hacer tu sitio, más puedes obtener de él. Para las empresas, eso puede traducirse en beneficios reales como:

• Conocimiento de la marca: los sitios web de eventos hacen que los eventos sean más impactantes al difundirlos por todas partes. Si utilizas un diseño consistente con tu marca, creará asociaciones más fuertes con tu negocio.

• Clientes informados: los sitios web de eventos ayudan a los invitados a mantenerse informados. Puedes publicar actualizaciones a medida que los detalles evolucionen y hay mucho espacio para compartir información sobre temas de eventos, actividades, agendas, etc. 

• Información de la audiencia: saber cómo se involucran los visitantes con tu sitio puede ayudarte a responder a sus necesidades. Usa estos datos para identificar qué funciona y dónde hay margen de mejora, como qué tipos de eventos son los más populares. 

• Oportunidades de patrocinio: los sitios web de eventos hacen más que compartir un evento, muestran a las personas involucradas. Usa los datos de tu sitio para reforzar tu lanzamiento y convencer a un patrocinador de tu evento que vale la pena que te apoye. 

• Mejor comunicación: una página de preguntas frecuentes puede ser un ahorro de tiempo, tanto para ti como para tus invitados. Las preguntas frecuentes les ahorran la molestia de tener que buscar datos y te ahorras tiempo respondiendo a menos correos electrónicos. La gente también aprecia cuando los anfitriones se toman el tiempo para responder sus preguntas.

Inicia el sitio web de un evento en 5 pasos

Ya sea que estés creando un sitio web de una página para un evento único o un sitio para eventos o retiros continuos, hay algunas piezas clave para incluir en el diseño de tu sitio. Aquí hay algunos pasos para comenzar. 

1. Selecciona un creador de sitios web o agrega una página a un sitio existente 

Una manera rápida de poner tu sitio en funcionamiento es usar un creador de sitios web. Una plataforma web sólida tendrá una selección de plantillas u otras herramientas que eliminen las conjeturas del diseño. La mayoría también se ocupa de los detalles técnicos como el alojamiento web y la seguridad.

Estas son algunas otras razones por las que un creador de sitios web puede ser una buena opción: 

• Herramientas de gestión de eventos: las herramientas integradas de RSVP o venta de entradas simplifican las inscripciones en línea y te facilitan el seguimiento del número de personas y detalles como las restricciones alimentarias. 

• Diseño web ya hecho: planear el diseño de un sitio puede llevar mucho tiempo, especialmente para aquellos que carecen de los recursos o conocimientos. Las plantillas prediseñadas generalmente incluyen las características que necesitas para un evento. O puedes usar una herramienta como Kit de diseño de Squarespace con IA para crear un sitio de eventos personalizado en unos minutos. 

• Paquete todo en uno: con la herramienta de sitio web adecuada, puedes manejar cada parte de la promoción de tu evento en un solo lugar. En lugar de usar diferentes plataformas para registrarse, cobrar pagos y enviar actualizaciones, ahorrarás tiempo si puedes hacerlo todo con una sola cuenta.  

2. Decide si crear una página de aterrizaje o un sitio web 

Querrás que tu sitio de eventos cree una gran primera impresión. Pero, ¿tiene que ser un sitio completo? 

Repasemos, una página de aterrizaje es una página web independiente que vende o explica productos o servicios. Es ideal para promocionar un proyecto único, más fácil de configurar y requiere menos mantenimiento. Un sitio web, por otro lado, cuenta una historia más completa. Puedes entrar en detalles sobre oradores y temas, y mostrar múltiples reuniones. 

Si ya tienes un sitio configurado, podrías agregar una página a tu sitio. En última instancia, la diferencia se reduce a la vida útil del evento. Cuanto más grande o más largo sea el evento, más espacio necesitarás para explicarlo. Cuanto más pequeño es, menos espacio se requiere. 

Ten en cuenta estos factores cuando intentes decidir entre una página de aterrizaje y un sitio web.

• Duración del proyecto: ¿cuánto tiempo durará este evento? ¿Esto es algo único o algo que vas a hospedar a largo plazo, semanalmente o mensualmente? Cuanto más largo y más participativo sea el evento, más probable es que necesites un sitio web para explicarlo. 

• Interacción con el usuario: saber cómo quieres que la gente use el sitio también puede ayudarte a decidir. ¿Está destinado a establecer tu presencia en línea o simplemente promocionar el evento? Una página de aterrizaje es genial si tu objetivo es promocionar el evento, ya que es enfocado y simple. 

• Construcción de la marca: si el objetivo de tu sitio es establecer tu marca, lo más probable es que necesites un sitio. Un sitio ofrece más espacio para explorar temas en profundidad, contar tu historia y posicionarte como un experto. 

3. Añadir características esenciales 

Ahora que tu sitio de eventos está en funcionamiento, es hora de agregar las características y los detalles correctos. Los siguientes elementos pueden llevar tu sitio muy lejos: 

• Información clave: los detalles básicos del evento, como la fecha, la hora y el lugar, deben aparecer claramente en la página de inicio. Recomendamos colocar esta información encima del pliegue, donde un usuario aterriza por primera vez en el sitio. Si el evento es virtual, asegúrate de compartir qué plataforma vas a usar y las instrucciones claras sobre cómo iniciar sesión. 

• Descripciones de eventos: las descripciones breves dan una idea de lo que se puede esperar y fomentan las inscripciones. Asegúrate de crear descripciones claras y concisas, con un fuerte llamado a la acción para ayudar a impulsar la venta de entradas o las inscripciones. 

• RSVP o compra de boletos: haz que sea fácil la visualización de los niveles y las opciones de registro, y registrarte, RSVP o comprar un boleto desde cualquier lugar del sitio web.

• Imágenes de alta calidad: no solo es bueno tener fotos bien iluminadas y enfocadas. Mejoran la experiencia del usuario. Las imágenes también establecen el ambiente y ayudan a posicionar una marca, lo que distingue a los eventos. 

• Página de preguntas frecuentes: las páginas de preguntas frecuentes aumentan el SEO de un sitio. Agregar palabras clave relevantes ayuda a que tu sitio aparezca en consultas de búsqueda específicas, mejorando su clasificación. Y las páginas estratégicas de preguntas frecuentes se vinculan con páginas relevantes del mismo sitio, lo que ayuda a los motores de búsqueda a indexar tu contenido. 

• Diseño apto para dispositivos móviles: la gente aprecia los sitios adaptables que son fáciles de recorrer, lo que los mantiene navegando por más tiempo. Puntos extra si son rápidos con esquemas de color y tipografía que no abruman los ojos. 

• Enlaces a redes sociales: los enlaces a los perfiles de redes sociales le dan a las personas una razón para seguir interactuando con tu marca. Considera colocar algunas vistas previas de redes sociales relevantes. 

• Información de contacto: la transparencia fomenta la confianza y muestra a los huéspedes que te importa crear una experiencia positiva. Es útil proporcionar una dirección de correo electrónico, un formulario de contacto y/o un número de teléfono donde las personas puedan comunicarse fácilmente contigo. 

4. Promociona tu sitio web 

Ahora que has terminado de construir tu sitio, es hora de hacer correr la voz. Aquí hay algunas formas de promover tu evento de manera probada y verdadera. 

• Marketing de contenido: desde publicaciones de blog y transmisiones en vivo hasta anticipos de video, agregar contenido atractivo a tu sitio y compartirlo con tu audiencia es una manera fácil de mantener a la gente interesada. 

• Hashtags: en plataformas de redes sociales como Instagram y Twitter, los hashtags permiten que cualquiera siga un evento. El truco es animar a otros a compartirlo e incluirlo en sus propias publicaciones cuando asistan a tu evento, para fomentar las inscripciones para el futuro. 

• Concursos: los concursos son una excelente manera de llamar la atención de la gente. Organiza un sorteo para ganar algo codiciado como boletos gratis o pases VIP, y seguro que aumentarás el alcance de tu evento. 

• Marketing por correo electrónico: un mensaje bien elaborado y adaptado a la audiencia adecuada también puede ser efectivo. Agrega un asunto que vaya al grano, y tendrás la seguridad de que los invitados lo abrirán y seguirán leyendo. 

• Anuncios pagados: si estás organizando un evento más grande, es posible que quieras usar anuncios dirigidos para llegar a más personas. Hay una combinación de formatos de anuncios que puedes intentar para mantener a la gente comprometida, como anuncios de video o anuncios en pantalla, y muchas plataformas publicitarias tienen herramientas que pueden ayudarte a hacer un seguimiento de lo que está funcionando bien. 

5. Mantén a los asistentes actualizados

El evento puede haber terminado, pero ahora que has construido tu audiencia, es una buena idea mantenerlos comprometidos. Esto puede despertar el interés en eventos futuros. Y puede generar oportunidades de negocio mientras te ayuda a obtener más información sobre la audiencia. 

Por encima de todo, ayuda a mantener tu sitio actualizado con el contenido que los invitados quieren ver. Una publicación de blog o correo electrónico que recapitule el evento puede dirigir a los lectores de regreso a tu sitio. Allí puedes publicar fotos y videos descargables que la gente quiera compartir en línea. 

Cuanto más compartas, más gente responderá, lo que puede iniciar una comunidad leal. Con esa comunidad establecida, estarás mejor posicionado para organizar tu próximo evento.