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Para los creadores independientes, los profesionales y los trabajadores autónomos, la facturación es el paso final que se interpone entre recibir el pago de un cliente (o no). Por ese motivo, un proceso de facturación eficiente es fundamental para los ingresos de tu negocio. La mejor manera de agilizar la facturación a los clientes es usar un programa de reserva de citas en línea que incluya su propio generador de facturas. Con Facturas de Acuity Scheduling, puedes crear facturas rápidamente y enviarlas a los clientes en cualquier momento, y los clientes pueden pagar su factura con toda facilidad a través del procesador de pagos integrado en el programador de citas.
Aprende más sobre cómo emitir y enviar facturas y aceptar pagos, y cómo el generador de facturas de Acuity Scheduling agiliza todo el proceso.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento financiero que especifica los servicios que le has prestado a un cliente, el precio de esos servicios y cuándo se debe pagar el total que adeuda el cliente.
El proceso de facturación a los clientes es la manera más habitual en la que los profesionales por cuenta propia (por ejemplo, autónomos, contratistas y otros propietarios de negocios independientes) perciben los pagos por los servicios prestados a sus clientes: en lugar de aceptar un pago anticipado por los servicios, creas y envías una factura a tu cliente después de que se hayan completado los servicios, y se espera que el cliente pague el total de la factura en el plazo acordado.
Por ejemplo, un consultor autónomo en diseño web que ha rediseñado el sitio web de una organización podría usar el creador de facturas de Acuity Scheduling para emitir una factura y enviarla a la organización para percibir el pago de sus servicios de asesoramiento.
¿Cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?
Una factura es un documento que solicita y procesa el pago que debe hacerse, mientras que un recibo es meramente un documento estático que registra un pago que ya se ha hecho.
Por ejemplo, supongamos que ofreces un servicio que puede pagarse en el momento de la reserva. En ese caso, podrías usar tu procesador de pagos para enviar un recibo automatizado al cliente para que lo conserve. No sería necesaria una factura porque el cliente ya ha pagado.
Según el tipo de estructura de precios o servicios que establezcas para tu negocio, tus servicios podrían requerir recibos o facturas. Por ejemplo, un instructor de entrenamiento independiente podría ofrecer clases grupales en las que los asistentes paguen por adelantado y, al mismo tiempo, ofrecer sesiones de entrenamiento personalizados que factura a los clientes cada mes.
¿Qué datos debe incluir una factura?
La anatomía de una factura es bastante sencilla, independientemente de tu industria o los tipos de servicios que ofrezcas.
Estos son los elementos más importantes que debes incluir en tu factura:
Tu nombre y tu información de contacto, y los de tu cliente
Los tipos de servicios que le prestaste a ese cliente
El precio que acordaste cobrar para cada servicio
El importe total a pagar por todos los servicios
La fecha de emisión de la factura
La fecha de vencimiento del pago
Con Acuity, no es necesario que recuerdes incluir estos componentes clave en tu factura: la plantilla de la factura ya está integrada en el generador de facturas del software de programación de reservas. Es fácil y sencillo personalizar cada campo y enviar facturas profesionales a tus clientes, con la seguridad de saber que estás siguiendo las mejores prácticas de facturación.
Cómo crear una factura con Facturas de Acuity Scheduling
El generador de facturas de Acuity te permite crear, enviar y llevar un control de las facturas directamente desde la misma cuenta en la que los clientes han reservado servicios contigo. Cuando entras en la sección Facturas de tu cuenta de Acuity y seleccionas Crear factura nueva, el generador de facturas agiliza el proceso de emisión de la factura con una plantilla fácil de personalizar.
Facturas de Acuity Scheduling te ahorra tiempo gracias a su capacidad de:
Completar automáticamente los servicios y el precio
El creador de facturas reconoce automáticamente los tipos de servicios que ofreces en tu cuenta y sus precios. En la plantilla de facturas, los servicios y los precios se generan en un menú desplegable para que puedas seleccionar fácilmente los servicios que corresponden a la factura de cada cliente. También puedes personalizar manualmente cada concepto, si es necesario.
Duplicar facturas
Puedes ahorrar tiempo copiando facturas anteriores. Esto resulta especialmente útil si tienes clientes recurrentes que siempre reservan los mismos servicios contigo.
Gestionar borradores de facturas
Tienes la flexibilidad de guardar o borrar los borradores a medida que generes las facturas definitivas para tus clientes.
Enviar facturas directamente a tus clientes
Cuando la factura está lista, es mejor revisarla para comprobar que todos los datos estén correctos. Una vez hecho esto, se genera automáticamente una URL para tu factura. Puedes compartirla con tu cliente de la mejor manera para ambas partes. Por ejemplo, ingresa en tu cuenta de correo electrónico laboral y agrega la URL de la factura a un correo electrónico dirigido a tu cliente. Cuando el cliente recibe tu mensaje y hace clic en la URL, el sistema le indica que complete el pago con toda facilidad a través del procesador de pagos integrado con tu cuenta.
Recibir pagos con Facturas de Acuity Scheduling
Cuando empieces a emitir y enviar facturas, será fácil para ti recibir pagos y llevar un control de los pagos de tus facturas, directamente desde tu cuenta de Acuity.
En primer lugar, para que te paguen debes conectar un procesador de pagos externo con tu cuenta de Acuity. Conectar tu cuenta a Stripe, Square o PayPal te permitirá disfrutar de una experiencia de pago fluida y segura para tus clientes: cuando reciban la URL de su factura, la página de la factura les indicará que paguen con tarjeta de crédito.
Puedes llevar un control de quién te debe dinero desde tu propio panel de control de facturas. La información del panel de facturas se actualiza automáticamente cuando creas una factura nueva o un cliente te paga. Es sencillo buscar por cliente en el panel, o filtrar según el estado de la factura (por ejemplo, pendiente de pago, pagada o vencida). De este modo, resulta claro a quién debes enviarle un recordatorio de pago y quién ya pagó.
Centralizar tus herramientas del negocio con Acuity Scheduling
Lleva un orden gestionando todas tus necesidades de reservas de citas desde Acuity Scheduling. Las facturas son solo uno de los componentes clave de un sistema que incluye funciones tales como la posibilidad de que los clientes hagan sus propias reservas, formularios de admisión personalizables y notificaciones automatizadas a los clientes. Estas herramientas te evitan el trabajo pesado de la reserva de citas y te otorgan más tiempo para que te concentres en el trabajo de alto valor que más te importa.
Tu programador de reservas en línea tiene su propia URL personalizable que puedes compartir prácticamente en cualquier lado. También puedes comprar tu propio dominio a través de Squarespace e incrustar tu programador de reservas en línea directamente en una plantilla para sitios web personalizable que presente tus servicios. Independientemente de cómo elijas usarlo, Acuity Scheduling es el software integral de reserva de citas y facturación que te permite ahorrar tiempo, mantener el orden y recibir pagos... en cualquier momento.