¿Qué es un SKU?

Ya sea que estés lanzando una tienda online, vendiendo una variedad de productos, ofreciendo descargas digitales o brindando servicios, mantener tus ofertas organizadas es esencial para el éxito. Los números de referencia (SKU, por sus siglas en inglés) son los héroes anónimos de la gestión de inventario. Estos identificadores únicos te ayudan a realizar un seguimiento de los artículos, completar los pedidos con precisión y tomar decisiones empresariales más inteligentes.

Piensa en los SKU como el sistema de organización interno de tu empresa. Mientras que los clientes se centran en los nombres, colores y tamaños de los productos, tu equipo y tú usan estos identificadores únicos para todo lo que sucede detrás de escena, desde reponer artículos populares hasta garantizar que se entregue la versión correcta de una descarga digital. Veamos cómo funcionan los SKU y cómo crear un sistema que crezca con tu negocio.

Los SKU vs. otros códigos de producto

Un SKU es la huella digital de tu producto, se trata de un código distinto que asignas a cada artículo u oferta de tu inventario, lo que facilita su seguimiento y gestión. Los SKU funcionan para cualquier tipo de producto que vendas, ya sea productos físicos, descargas digitales o servicios. Por ejemplo:

• Un producto físico, como una camiseta, podría usar "CMS-ROJ-M".

• Una descarga digital, como un libro digital, podría emplear "LIB-MRKT-PDF".

• Un paquete de servicio como una sesión de fotografía podría usar "PHT-1HR-STD"

A diferencia de los UPC (códigos universales de producto), que son los códigos de barras comunes que ves en los productos de cualquier tienda, los SKU son exclusivos de tu empresa. Los creas para que se adapten a tus necesidades específicas de gestión.

Aquí tienes una comparación rápida:

• SKU: Tu sistema interno para el seguimiento de productos y variantes.

• Códigos UPC: Códigos universales que siguen siendo los mismos en todos los minoristas.

• Códigos de barras: La versión escaneable de los códigos SKU o UPC.

Esta flexibilidad significa que puedes diseñar SKU que se adapten a tus operaciones comerciales y te ayuden a trabajar de manera más eficiente.

Beneficios de usar SKU

La implementación de SKU aporta beneficios prácticos que pueden mejorar tanto tus operaciones como la experiencia del cliente.

Gestión de inventario optimizada

Sabes con exactitud qué está disponible y cuándo modificar tus ofertas. Para los productos físicos, los SKU ayudan a evitar que se agote el stock, especialmente si vendes en más de un lugar. Para servicios y productos digitales, ayudan a hacer un seguimiento de diferentes versiones o tipos de paquetes. Por ejemplo, una tienda de ropa puede verificar rápidamente si un tipo de vestido popular se está agotando en talles específicos, mientras que un creador de cursos en línea puedes rastrear qué versiones del curso deben actualizarse.

Logística pedidos más rápida

Cuando cada oferta tiene un identificador único, puedes procesar los pedidos de forma rápida y precisa. Una tienda de artículos para el hogar que usa SKU puede localizar artículos en cuestión de segundos, por lo que no tendrá que buscar entre productos de aspecto similar. Los vendedores de productos digitales pueden entregar la versión correcta de las plantillas o guías a los clientes instantáneamente.

Mejor servicio al cliente

Cuando un cliente pregunta sobre una compra anterior o necesita asistencia, los SKU te ayudan a identificar el artículo exacto al instante. En lugar de pedirles a los clientes que describan lo que compraron, tu equipo puede obtener los detalles del SKU. Esto es especialmente útil para las empresas que ofrecen múltiples niveles de servicio, variaciones de productos o artículos que se actualizan con frecuencia.

Mejores conocimientos del negocio

Haz un seguimiento de las ofertas que se venden mejor e identifica las tendencias en tu negocio. Un salón de belleza que emplea SKU para diferentes paquetes de servicios puede detectar qué tratamientos son más populares en diferentes épocas del año fácilmente. Un creador de cursos en línea puede hacer un seguimiento de los formatos de curso (video, audio o texto escrito) que funcionan mejor. Esta información puede ayudarte a desarrollar nuevos productos o a planificar mejor tu presupuesto y tus recursos.

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Creando tu sistema de SKU

Un buen sistema de SKU es lógico, consistente y fácil de usar. A continuación, te explicamos cómo crear uno que funcione para tu negocio.

• Comienza con la estructura: Empieza con tus principales categorías de productos y ve avanzando hasta variaciones específicas. 

• Elige tu formato: Combina letras y números de una manera que tenga sentido para tu inventario. Mantén patrones uniformes dentro de cada tipo de producto para que tu sistema sea intuitivo.

• Mantenlo sencillo: Aunque los SKU pueden tener hasta 20 caracteres, los códigos más cortos (8-12 caracteres) suelen ser más fáciles de manejar y recordar.

Por ejemplo, a continuación encontrarás algunas maneras de configurar los SKU para una tienda de ropa, un negocio enfocado en contenidos digitales, o para tus servicios profesionales.

Productos físicos:

• DRS-BLK-S (Vestido, Negro, Pequeño)

• CHQ-VAQ-L (chaqueta, tela vaquera, talle L)

Productos digitales:

• GUI-SOC-PDF (guía, redes sociales, formato PDF)

• PLN-WEB-HTML (plantilla, sitio web, formato HTML)

• CRS-MKT-BAS (curso, marketing, nivel básico)

Servicios:

• CON-H1-VID (consulta, 1 hora, video)

• CLS-PRN-GRP (clase, principiante, grupo)

• MSG-60M-SWE (Masaje, 60 minutos, sueco)

Cada uno de estos SKU identifica el producto por tipo de artículo, un identificador (nivel, tema o longitud) y un segundo identificador (formato, tamaño, tipo). 

Cómo comenzar a usar SKU

¿Quieres implementar los SKU en tu negocio? Empieza con estos seis pasos.

1. Enumera tus variaciones y categorías de productos en todos los tipos de ofertas.

2. Diseña el formato de tu SKU en función de los atributos más importantes de tu producto.

3. Crea una guía de referencia para tu convención de nomenclatura.

4. Asigna SKU a tu inventario existente.

5. Capacita a tu equipo para el uso del nuevo sistema, si es necesario.

6. Establece auditorías periódicas y procedimientos de supervisión.

Recuerda que tu sistema de SKU debe reflejar las necesidades particulares de tu negocio. Si bien estas pautas ofrecen una base, adáptalas para crear un sistema que sea conveniente para lo que ofreces.

Integración de SKU con los sistemas de tu empresa

Un sistema bien diseñado de SKU se vuelve aún más eficiente cuando se integra con tus herramientas comerciales existentes. La mayoría de los sistemas modernos de punto de venta (POS, por sus siglas en inglés) pueden escanear o ingresar SKU para realizar un seguimiento automático de las ventas y actualizar los niveles del inventario en tiempo real. 

Al conectar los SKU a tu plataforma de comercio electrónico, puedes organizar tu tienda online y mantener el inventario sincronizado en todos tus canales de venta sin problemas. Por ejemplo, si estás vendiendo tus productos en un evento presencial, alguien podría estar comprándolos a través de las redes sociales o en tu tienda online al mismo tiempo, y un buen punto de venta garantiza que siempre tengas niveles del inventario precisos. Los clientes nunca intentan comprar algo que está agotado y tú sabes exactamente lo que tienes disponible.

Tus herramientas de análisis también se benefician del uso de SKU consistentes, lo que te ayuda a identificar las tendencias estacionales, realizar un seguimiento de los productos más vendidos y marcar los artículos que podrían necesitar atención promocional.

Mejores prácticas para la gestión de SKU

Configurar los SKU puede ahorrarte tiempo y ayudarte a obtener conocimientos de tu negocio. Pero es útil seguir algunas de las prácticas recomendadas, como una buena documentación, auditoría y claridad, para que todo funcione sin problemas.

• Crea documentación clara. Elabora una guía completa que explique el formato y las abreviaturas de tu SKU, lo que permite mantener la consistencia fácilmente a medida que tu negocio crece. Incluye ejemplos claros de cómo crear SKU para nuevos productos y describe los procedimientos para manejar casos especiales. Esta documentación es invaluable si necesitas ayuda adicional.

• Revisa tus SKU con frecuencia. Programa reseñas mensuales para asegurarte de que tus registros de SKU coincidan con lo que ofreces. En el caso de los productos físicos, esto significa comprobar los niveles del inventario, mientras que los servicios y productos digitales exigen que se verifique que los SKU se alinean con las versiones y los paquetes actuales. Estas comprobaciones constantes te ayudan a identificar discrepancias antes de que puedan afectar tu negocio.

• Monitorea el rendimiento de cada SKU. Usa tus datos de SKU para realizar un seguimiento del rendimiento del producto e identificar tendencias, luego aplica estos conocimientos para guiar el desarrollo de tus productos, paquetes de servicios y estrategias de marketing. Configura informes periódicos para llevar un control de los artículos más vendidos e identificar las ofertas de bajo rendimiento que podrían requerir atención.

• Piensa en el futuro. Diseña tu sistema de SKU con espacio para nuevas categorías de productos o tipos de servicios. Por ejemplo, si estás comenzando un negocio de indumentaria, pero podrías agregar accesorios más adelante, asegúrate de que tu convención de nomenclatura pueda usarse para nuevas categorías sin tener que efectuar una revisión completa del sistema.

Evitar problemas comunes con los SKU

Todos los negocios se enfrentan a desafíos de inventario, pero un sistema de SKU bien gestionado te ayuda a abordarlos de manera eficiente. A continuación, te indicamos qué debes tener en cuenta al auditar y capacitar a otros usuarios en tu sistema de SKU. 

• Duplicados: Un solo duplicado puede generar confusión y provocar errores de cumplimiento. Al actualizar tus sistemas empresariales, cerciórate de que el formato de tu SKU continúe siendo compatible con el software nuevo y prueba las integraciones de forma exhaustiva siempre antes de implementarlas.

• Consistencia: Mantén un uso claro y consistente de los caracteres, evita mezclar ceros y oes, ya que pueden parecerse y generar confusión. Empieza tus SKU con letras y no con números siempre para evitar problemas de formato (las hojas de cálculo podrían malinterpretar tus códigos como valores numéricos).

• Claridad: Crea códigos claramente diferentes para artículos similares, por ejemplo, en lugar de usar "ROS" y "ROJ" para artículos rosas y rojos, elige abreviaturas más distintivas para evitar errores de lectura. Cuando descontinúes cualquier oferta, evita reutilizar tu SKU. Incluso si parece eficiente, eliminar SKU preserva tus datos históricos y previene futuras confusiones.

• Adopción: A medida que tu negocio crece, elabora guías de referencia rápida para todo el personal y establece procedimientos claros para crear nuevos SKU. Las sesiones de capacitación periódicas garantizan que todos sigan las mismas convenciones, lo que reduce los errores y mantiene la integridad del sistema.

Al implementar un sistema de SKU claro y consistente ahora, construirás una base más sólida para el crecimiento de tu negocio y te predispondrás para operaciones más eficientes a medida que amplíes tus ofertas. Squarespace ofrece herramientas para ayudarte a establecer SKU personalizados y administrar el inventario con integraciones de punto de venta.