Declaración de impuestos para pequeñas empresas: Preparación para la temporada de impuestos de Estados Unidos

La temporada de impuestos puede parecer abrumadora para los propietarios de pequeñas empresas. Como dueño de un negocio, entiendo las presiones de administrar las operaciones, buscar el crecimiento y garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales; todo a la vez. Soy Shahar Plinner, CEO y cofundador de Formations, una plataforma de gestión financiera diseñada para profesionales autónomos y propietarios de pequeñas empresas.

La buena noticia es que, con el enfoque correcto, preparar la declaración de impuestos puede ser menos estresante e, incluso, convertirse en una oportunidad para entender mejor las finanzas de tu negocio.

Estos son algunos consejos y consideraciones clave que te ayudarán a prepararte con confianza para la temporada de impuestos de Estados Unidos.

Nota: Este contenido se creó en colaboración con Formations. Ofrece un resumen educativo de la declaración fiscal de los Estados Unidos para la temporada de impuestos de este país y no debe considerarse asesoramiento financiero o legal. Te recomendamos hablar con un profesional especialista en impuestos para obtener orientación personalizada.

Consideraciones clave para la presentación de impuestos para pequeñas empresas

Conocer algunos detalles importantes sobre tu negocio y tus finanzas te ayudará a entender qué se requiere de ti y cuándo. Además de conocer tu tipo de negocio y requisitos de presentación, asegúrate de hacer un seguimiento de los plazos de presentación importantes, las deducciones y los cambios en la ley tributaria en tu localidad.

1. Conoce tu tipo de negocio y requisitos de presentación

El primer paso para una declaración de impuestos sin inconvenientes es comprender la estructura de tu negocio y sus obligaciones fiscales. Si eres un propietario único o tienes una LLC, una sociedad o S-Corp, cada elección de tipo de entidad o declaración tiene requisitos y plazos de presentación específicos.

Propietarios únicos y LLC de un solo miembro

• Quién: Personas que recién comienzan, dirigen negocios de bajo riesgo o que buscan una carga administrativa mínima

• Requisitos de declaración: Presenta el Anexo C junto con tu declaración de impuestos sobre la renta personal (Formulario 1040).

• Consideraciones clave: Pagarás impuestos sobre el trabajo autónomo (que cubre el Seguro Social y Medicare) sobre todas las ganancias netas.

LLC y asociaciones de varios miembros

• Quién: Negocios con dos o más propietarios que quieren compartir ganancias y responsabilidades sin formar una corporación

• Requisitos de declaración: Formulario de presentación 1065 (Declaración de ingresos de sociedades de EE. UU.) con ingresos netos transmitidos a los socios a través del Anexo K-1.

• Consideraciones clave: Cada socio declara su parte de los ingresos, deducciones y créditos de la asociación en su declaración personal.

Corporaciones de tipo S (S-Corps)

• Quién: Profesionales autónomos a tiempo completo o propietarios de pequeñas empresas que buscan reducir los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, distribuir ganancias estratégicamente y operar con una estructura corporativa formal

• Requisitos de declaración: Presenta el Formulario 1120-S (Declaración de ingresos de sociedades de Estados Unidos para una corporación de tipo S). Distribuye ingresos y pérdidas a los accionistas a través del Anexo K-1.

• Consideraciones clave: Los propietarios deben pagarse a sí mismos un “salario razonable” (sujeto a impuestos sobre la nómina) y pueden recibir ingresos adicionales como distribuciones, que no están sujetos al impuesto sobre el trabajo autónomo.

Corporaciones de tipo C (C-Corps)

• Quién: Empresas más grandes o compañías emergentes respaldadas por capital de riesgo que buscan reinvertir ganancias o aprovechar la tasa de impuesto corporativo del 21 %

• Requisitos de declaración: Presenta el Formulario 1120 (Declaración de impuestos sobre la renta de las corporaciones de EE. UU.).

• Consideraciones clave: A diferencia de las S-Corps, las C-Corps tienen una doble tributación (una a nivel corporativo y otra cuando las ganancias se distribuyen a los accionistas como dividendos o salarios).

Tener en claro tu tipo de negocio asegura que cumplas con los plazos correctos y uses los formularios correspondientes.

2. Conoce los plazos de pago

A diferencia de los empleados tradicionales a quienes se les retienen impuestos de sus cheques de pago, los propietarios de pequeñas empresas a menudo son responsables de los pagos trimestrales estimados de impuestos. Estos pagos cubren el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el trabajo autónomo, que incluye las contribuciones al Seguro Social y Medicare.

Plazos trimestrales para el pago de impuestos

Marca tu calendario con estas fechas clave para los pagos trimestrales. Si la fecha cae en fin de semana o feriado, tendrás hasta el siguiente día hábil.

• 15 de abril

• 15 de junio

• 15 de septiembre

• 15 de enero (del año siguiente)

Consejo profesional: Para evitar multas por pago insuficiente, intenta abonar, al menos, el 90 % de tu obligación tributaria prevista para el año o el 110 % de la obligación tributaria del año anterior.

Plazos anuales de presentación de impuestos

Además de los pagos trimestrales, aquí figuran los plazos fiscales anuales más importantes para los propietarios de pequeñas empresas:

• 15 de marzo: Impuestos comerciales para entidades de paso, como S-Corps (Formulario 1120-S) y asociaciones (Formulario 1065).

• 15 de abril: Impuestos sobre la renta personal (Formulario 1040), Anexo C para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, y Formulario 1120 para C-Corps.

Plazos para solicitar extensiones 

Solicitar una extensión puede brindar un margen de maniobra adicional para garantizar la precisión y reunir todos los documentos necesarios. También puede facilitar el flujo de caja y apoyar la planificación de la jubilación: puedes hacer contribuciones para el año anterior con los ingresos del año en curso. La financiación puede provenir de los ingresos generados en el año siguiente.

• Extensión de impuestos comerciales: Extiende la fecha límite hasta el 15 de septiembre para S-Corps, asociaciones y C-Corps (Formulario 1120).

• Extensión del impuesto personal: Extiende la fecha límite hasta el 15 de octubre para los contribuyentes individuales, incluidos los propietarios únicos y las LLC de un solo miembro.

Sin embargo, independientemente de una extensión para presentar tu documentación, tus pagos de impuestos aún vencen en sus fechas límite de presentación anual originales.

3. Aprovecha las deducciones

Las deducciones fiscales son una de las ventajas de dirigir un negocio. Pueden reducir tus ingresos imponibles, lo que reduce tu obligación fiscal general. Algunas deducciones comunes incluyen estas:

• Gastos de oficina en casa: Una parte del alquiler, los servicios públicos o los costos de mantenimiento del hogar si trabajas desde casa.

• Comidas de negocios: Comidas con clientes o socios comerciales, con algunas restricciones.

• Costos iniciales: Costos iniciales para lanzar tu negocio, hasta 5000 USD en el primer año.

• Servicios profesionales: Honorarios contables, legales o de consultoría.

• Millas de negocios: La tarifa de millaje estándar para el uso comercial de tu vehículo o gastos reales como gasolina, seguro y mantenimiento.

• Depreciación adicional: Depreciación acelerada para recursos comerciales calificados, como equipos o maquinaria, lo que te permite deducir una parte mayor del costo en el primer año de uso.

Mantén registros y recibos detallados para fundamentar tus deducciones en caso de una auditoría.

4. Mantente informado de los cambios en las leyes fiscales

Las leyes fiscales están en constante evolución e incluso pequeños cambios, como las actualizaciones de la tarifa estándar de millaje o las deducciones de comidas de negocios, pueden afectar tus declaraciones. Mantente un paso adelante: revisa fuentes confiables con frecuencia, como el sitio web del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos, y trabaja con un profesional especialista en impuestos para asegurarte de que estás aprovechando las últimas oportunidades y cumpliendo con la normativa.

Aquí puede ser útil contactarte con otros propietarios de pequeñas empresas. Tu red puede apoyarse mutuamente con actualizaciones o recursos recomendados.

Prácticas recomendadas para preparar una declaración de impuestos sin problemas

Mantenerse organizado durante todo el año puede reducir la carga de trabajo requerida cada vez que debas presentar documentos de impuestos. Reserva una hora cada dos semanas para abordar estas tareas fiscales y contables. 

1. Organiza tus registros

Crea un sistema de archivo claro y organizado para los registros importantes. Este puede ser digital o físico, pero asegúrate de que tus registros estén completos, sea cual sea el sistema de almacenamiento que elijas.

• Registros de ingresos: Facturas, recibos de ventas, contratos y extractos bancarios

• Registros de gastos: Recibos, cheques cancelados, extractos de tarjetas de crédito y registros detallados de gastos deducibles, como kilometraje o viajes

• Formularios de impuestos: 1099 (para ingresos de clientes), W-2s (si tienes empleados) y K-1 (para asociaciones o S-Corps)

• Registros de nómina: Si tienes empleados o eres propietario de una S-Corp, incluye informes de nómina, W-2 emitidos a los empleados y el formulario 941 (declaraciones trimestrales de impuestos sobre nómina).

Considera usar un software de contabilidad basado en la nube para simplificar la administración de registros y garantizar que todo sea fácilmente accesible. Esto ahorra tiempo a la hora de preparar la declaración de impuestos y garantiza que todo esté listo en caso de una auditoría.

2. Realiza un seguimiento y clasifica los gastos

No todos los gastos son iguales, por lo que clasificarlos de forma adecuada es esencial para reclamar deducciones. Las categorías comunes incluyen publicidad, viajes, suministros de oficina y servicios públicos. Si las categorías se administran de manera consistente durante todo el año, puedes ahorrar tiempo a la hora de preparar tu declaración de impuestos.

Asegúrate de registrar los gastos con precisión durante todo el año, además de mantener tus categorías de deducción consistentes.

3. Separa las finanzas comerciales y personales

Si estás usando una cuenta personal para las transacciones comerciales, vale la pena abrir una cuenta bancaria comercial dedicada. Esto facilita el seguimiento de los gastos y crea una distinción clara que simplifica la presentación de impuestos y reduce el riesgo de errores o riesgos cuando se trata de posibles auditorías.

Dónde buscar orientación

La declaración de impuestos puede ser abrumadora, pero no tienes que encargarte de ella solo. Además de trabajar con un profesional especialista en impuestos, puede haber recursos disponibles a través de tu gobierno o grupos de pequeñas empresas. Las siguientes sugerencias se centran en los recursos de EE. UU., pero es posible que haya soporte similar disponible fuera del país.

1. Ayuda profesional

Un contador público autorizado o asesor fiscal no solo garantiza tu cumplimiento, también puede identificar oportunidades de ahorro que quizás no conozcas y ayudarte a tomar decisiones estratégicas para tu negocio.

En Formations, trabajamos con profesionales autónomos para optimizar sus impuestos, agilizar los procesos financieros y maximizar los ahorros. Ya sea que quieras estructurar tu negocio como una S-Corp o mantenerte al tanto de los pagos de impuestos trimestrales, nuestro equipo de expertos financieros puede simplificar tu temporada de impuestos y prepararte para el éxito.

2. Servicio del Defensor del Contribuyente (TAS)

El Servicio del Defensor del Contribuyente (TAS, por sus siglas en inglés) es un recurso gratuito e independiente dentro del IRS que ayuda a los contribuyentes a navegar por los problemas tributarios complejos. Si enfrentas desafíos como reembolsos retrasados, problemas con auditorías o dificultades para resolver disputas de pago, TAS puede intervenir para ayudarte.

Cómo acceder a TAS:

• Visita el sitio web del Servicio del Defensor del Contribuyente para obtener más información y encontrar la oficina de TAS más cercana.

• Llama a su número gratuito: 1-877-777-4778.

3. Administración de Pequeñas Empresas (SBA)

La Administración de Pequeñas Empresas (SBA, por sus siglas en inglés) es un recurso fantástico para profesionales autónomos y propietarios de pequeñas empresas, que ofrece una amplia gama de herramientas y respaldo para ayudar con la preparación de la declaración de impuestos y la administración general del negocio.

Recursos clave de la SBA:

• Asesoramiento comercial gratuito: A través de su red de Centros de Desarrollo de Pequeñas Empresas (SBDC, por sus siglas en inglés), mentores de SCORE y Centros de Negocios para Mujeres, puedes acceder a asesoramiento personalizado, incluida orientación relacionada con impuestos.

• Talleres y capacitación: La SBA organiza seminarios web y eventos locales de forma periódica que cubren temas como contabilidad, estrategias fiscales y planificación.

• Acceso al capital: Aprende sobre opciones de financiamiento, como préstamos para pequeñas empresas, que pueden ayudar con el flujo de efectivo durante la temporada de impuestos.

Aumenta tu confianza para la próxima temporada de impuestos

La temporada de impuestos no tiene que ser abrumadora. Para la mayoría de los hogares, se trata de reunir, en promedio, de 10 a 12 documentos clave : W-2, 1099, extractos de hipoteca y recibos de deducciones. Incluso con necesidades más complejas, como K-1 o informes FBAR, tener un plan claro hace que el proceso sea sorprendentemente rápido.

Comienza por enumerar los documentos que necesitas, asegúrate de tener todos y compártelos con tu contador. Esto no se trata solo de cumplir con una fecha límite: es una oportunidad para comprender mejor tus finanzas y encaminarte hacia el éxito a largo plazo. Siéntete seguro, mantente organizado y prepárate para crecer en esta temporada de impuestos.