Ejemplos de políticas de pago para tu empresa

Si eres propietario de una pequeña empresa o un trabajador autónomo, gestionar tus pagos y flujo de efectivo es una parte esencial para mantener tu empresa a flote. Una de las mejores maneras de proteger tu flujo de efectivo es crear una política de pago que describa cómo y cuándo se te debe pagar por tu trabajo y servicios. 

Las condiciones de pago de tu empresa establecen expectativas para tus clientes y garantizan que se te pague a tiempo. Sigue leyendo para conocer las políticas de pago comunes y los ejemplos que te ayudarán a administrar tus ingresos mientras proteges tus relaciones con los clientes.

¿Qué es una política de pago?

Tus condiciones de pago son los términos que describen cómo recibes el pago por tu trabajo y tus servicios. Esto incluye detalles sobre lo siguiente: 

• Cómo deben pagarte los clientes

• Métodos de pago que aceptas

• Plazo(s) de pago

• Condiciones y términos para recibir fondos, como cargos por mora

Tu política de pago es independiente de otras políticas, como una política de reembolso y una política de cancelación, pero funcionan juntas para proteger tu empresa. Recuerda que tienes el control de qué términos funcionan mejor para ti. Tu política de pago puede ser diferente, según los servicios que brindes, la industria que hayas elegido y dónde te encuentres. 

¿Por qué son importantes las condiciones de pago?

Las condiciones de pago claras son fundamentales para forjar relaciones profesionales sólidas. Te ayudan a generar confianza con tus clientes al brindarles claridad sobre cómo pueden pagarte tus servicios. Las políticas de pago poco claras pueden confundir a las personas y complicar el proceso de pago al crear un ida y vuelta sobre los métodos y plazos de pago.

Una política de pago clara también protege tu tiempo y tus ingresos. Para muchos trabajadores autónomos y propietarios de pequeñas empresas, puede ser un desafío generar ingresos predecibles, en especial, en las primeras etapas de la creación de una empresa. Tus condiciones de pago pueden ayudarte a establecer calendarios de pago y transferencias que te proporcionen un flujo de efectivo estable y reduzcan el estrés de las brechas de ingresos.

Tipos comunes de condiciones de pago 

A continuación, se mencionan algunos de los tipos de condiciones de pago más habituales entre trabajadores autónomos y propietarios de empresas. Ten en cuenta que algunos términos y expresiones pueden variar en función del sector o servicio en el que trabajes.

• Contra entrega: Se espera el pago inmediatamente después de que el cliente recibe una factura o de que tú completes tu trabajo del proyecto.

• Pago neto: El pago vence una cantidad determinada de días después de enviar una factura o completar un proyecto. Puede ser la cantidad de días más adecuada para ti, como Net 7, Net 14, Net 30 o más.

• Pago por adelantado:En este tipo de política, se exige el pago completo de antemano para poder iniciar el trabajo.

• Pagos por hitos: Los pagos vencen en distintas etapas de un proyecto. Esto podría implicar depósitos, como el 50 % por adelantado y el saldo restante al finalizar, o una división entre otros puntos de un proyecto.

• Pagos recurrentes u honorarios fijos: Estos son pagos repetidos para proyectos o servicios en curso, como los trabajos de consultoría. Los plazos de pago son previsibles, por ejemplo, mensuales, trimestrales o anuales.

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Ejemplos de políticas de pago

Es común colocar las condiciones de pago en las secciones de Notas o Términos de una factura. Si estableces contratos con clientes, también debes incluir tu política de pago en los términos de tu contrato. Algunas personas optan por enumerar sus términos en la sección de preguntas frecuentes de su sitio web.

Aquí hay dos ejemplos de condiciones de pago que puedes adaptar para una variedad de empresas. Establece tus condiciones en lo que es común para tu nicho y las necesidades de tus clientes.

Nota: Nuestros ejemplos de condiciones de pago son puntos de partida con fines educativos. Esta no es una política de pago oficial ni asesoramiento legal. Consulta las leyes o reglamentaciones locales para obtener orientación más específica sobre cómo deben redactarse las políticas, o consulta con un profesional legal para mayor claridad.

Políticas de pago para un negocio de servicios

Pago Net 30: Este es un ejemplo de una política para una empresa mayorista de materiales que establece su política de pago en las facturas que envía a los clientes.

"Nuestras condiciones de pago son 30 días a partir de la compra o de la recepción de la factura. Consulta los datos bancarios de la empresa en tu factura. Los pagos se harán mediante transferencia bancaria. Los pagos atrasados o no realizados estarán sujetos a una tasa administrativa de 25 % que deberás abonar al recibir la factura revisada".

Pago por hitos: En este ejemplo, un proveedor de catering para eventos divide los pagos en un depósito del 50 % y un saldo final del 50 % que vence una semana antes de la fecha del evento reservado. Tus términos se incluirán en la propuesta del evento, en las facturas y en tu sitio web comercial.

“Requerimos un depósito del 50 % para asegurar tu reserva. Los detalles completos del pago, incluidos los métodos de pago aceptados, pueden encontrarse en la propuesta de tu reserva y en el documento con la descripción del evento. El saldo restante del 50 % vence a más tardar una semana antes de la fecha de tu evento. Asegúrate de realizar el pago a tiempo para evitar retrasos o cancelaciones de la reserva solicitada".

Ejemplos para trabajadores autónomos

Honorarios: Un consultor independiente que trabaja con clientes que pagan honorarios mensuales podría redactar una política de pago de la siguiente manera. Estos términos se detallarán en el contrato de 12 meses que se proporciona a los clientes y en las facturas que se envían cada mes.

"Gracias por reservar mis servicios. El pago vence el primer día de cada mes por los servicios realizados el mes anterior. Sigue el hipervínculo de pago que aparece a continuación para realizar un pago rápido. Los pagos atrasados estarán sujetos a un cargo por mora del 20 %, que se detalla en una factura revisada".

Pago contra entrega: Esta es una plantilla de política de pago para terapeutas o asesores que cobra al momento de recepción de la factura. Los términos se incluirán en sus acuerdos firmados con los clientes y en las facturas que envíen.

"El pago vence al momento de recepción de la factura mediante transferencia bancaria o depósito directo. Consulta nuestro contrato para obtener los datos de pago actualizados. Ten en cuenta que las sesiones perdidas se cobrarán íntegramente al recibir la factura".

Mejores prácticas para administrar las políticas de pago

Una vez que tengas una idea de cómo podría ser tu política, hay algunos factores que debes tener en cuenta antes de usarla profesionalmente. Estas son algunas mejores prácticas y desafíos comunes que debes tener en cuenta al aplicar y usar tu política para tu empresa.

Mantente al día con el seguimiento de pagos y con los recordatorios

Cuando manejas un negocio, es fácil olvidar cuándo vencen las facturas y los pagos. Crea sistemas que te ayuden a controlar las fechas de vencimiento de las facturas para facilitar el seguimiento y la contabilidad. Puedes hacerlo estableciendo hitos del proyecto para el envío de facturas y fechas de vencimiento en tu herramienta de seguimiento de proyectos o agregando esas fechas a tu calendario de trabajo. 

También puedes automatizar el proceso con una herramienta de facturación que incluye opciones para crear facturas recurrentes o programar facturas por adelantado. Herramientas tales como Facturación de Squarespace incluyen estas funciones y pueden ayudarte a gestionar facturas, recordatorios y pagos desde un solo lugar.

Evita los pagos atrasados y ocúpate de ellos

Los pagos atrasados pueden interrumpir tu flujo de efectivo y perjudicar a tu empresa. Si se atrasa un pago, es importante hacer un seguimiento rápido, profesional y claro. Envía un recordatorio y pregunta cuándo se planea realizar el pago. Puedes consultar tu política de pagos atrasados o indicar que detendrás el trabajo hasta que se reciba el pago.

Recuerda que tus condiciones de pago solo funcionarán en la medida en que tú las hagas cumplir. Puede resultarte útil cobrar recargos por mora e incluir esa información en tu política de pago. Si tiene sentido para tu empresa, también puedes proporcionar incentivos para los clientes que pagan anticipadamente, como un pequeño descuento o un servicio adicional.

Ten en cuenta los matices específicos locales y del sector

Las leyes y reglamentaciones de facturación sobre los plazos de pago pueden variar de un lugar a otro, más aún si trabajas con clientes de otras regiones o países. Ten en cuenta las normativas locales sobre facturación y plazos de pago, ya que es posible que tengas que ajustar los términos en función del lugar en donde estés.

Si estás radicado en los Estados Unidos, podría ser útil investigar si hay protecciones locales para ti, como la Ley Freelance Isn't Free del estado de Nueva York. Busca asesoramiento legal y habla con otras personas que trabajen en tu campo para averiguar cuál es la práctica típica.

Decide cuándo negociar tu política

A veces, es posible que tus condiciones de pago no funcionen para clientes específicos, en especial, si trabajas con empresas establecidas que tienen sus propios procedimientos de facturación y pago. 

Decide si quieres negociar las condiciones de tus políticas según cada caso. Recuerda que es importante lograr un equilibrio entre mantener las relaciones con los clientes y tus necesidades de flujo de efectivo. Con cualquier cambio que hagas, asegúrate de documentar todos los términos negociados claramente por escrito y haz que los socios acepten los términos antes de cualquier compra.

Usa el cronograma de pagos para mejorar tu flujo de efectivo

Ser un proveedor de servicios significa que tus ingresos y tus clientes pueden ser impredecibles. Pero puedes organizar tu política de pago para permitir un flujo de efectivo más estable. 

Esto podría ser:

• Tomar depósitos para hacer el trabajo, a fin de garantizar que tienes fondos antes de completar un proyecto.

• Solicitar el pago por adelantado si sabes que es posible que los proyectos se completen más adelante en el futuro.

• Usar plazos de pago más cortos para evitar retrasos en el flujo de efectivo.

Tu herramienta de pago también puede ser útil para esto. Por ejemplo, Squarespace Payments ofrece Transferencias instantáneas, que significa que puedes acceder a los pagos de tu cuenta en cuestión de minutos. Eso puede ayudarte a controlar cuánto dinero sacas de tus ganancias y cuándo, o darte acceso a tus transferencias rápidamente para cubrir necesidades empresariales urgentes.