Cómo organizar un campamento de verano

Los campamentos de verano son una gran oportunidad para que niños y adultos se relacionen y creen recuerdos duraderos. También son una oportunidad de negocio para quienes se especializan en educación o actividades comunitarias. Los maestros, creativos, educadores o asesores con un don para los negocios pueden considerar abrir un campamento de verano. 

Esta guía te ayudará a entender los pormenores de abrir, gestionar y promocionar tu campamento de verano, incluyendo los diferentes tipos de campamentos disponibles para ti y una guía paso a paso para comenzar.

Tipos de campamentos de verano

No todos los campamentos de verano se crean o gestionan de la misma manera. Muchos campamentos tienen distintos objetivos o atracciones. Por ejemplo, hay campamentos especializados para niños que aprenden una nueva habilidad, pasatiempos específicos o comunidades de nicho.

Algunos tipos comunes de campamentos de verano:

• Campamento de día: están diseñados y estructurados para que los campistas se entretengan durante el día. Dan a los niños la oportunidad de socializar, especialmente si no están listos para pasar la noche fuera de casa. Para los campistas adultos, pueden ser una opción de menor costo.

• Campamento nocturno: los campamentos nocturnos son más inmersivos, ya que suelen ofrecer programación continua en un lugar que suele estar más lejos de tu hogar.

• Campamento temático: los campamentos temáticos son un tipo popular de campamento de verano para ofrecer si deseas enfocarte en un tema, grupo o habilidad en particular, como el fútbol, la música o la atención plena. 

14 pasos para comenzar tu propio campamento de verano

Iniciar un campamento de verano requiere mucha preparación. Hay varios pasos importantes antes de que puedas recibir a tu primer grupo de asistentes. 

1. Decide la estructura y el enfoque de tu campamento

Antes de comenzar cualquier trabajo operativo, decide qué tipo de campamento quieres dirigir y cuál será el enfoque. Esto incluye responder preguntas importantes sobre el público objetivo (¿a qué grupo de edad está dirigido tu campamento?), el tipo (día versus noche) y las actividades que ofrecerás a los campistas. 

Definir la duración de tu campamento también forma parte de este proceso inicial de toma de decisiones. El campamento nocturno puede durar desde una semana hasta varias, incluso todo el verano. Los campamentos diurnos también pueden ser cortos, de una semana, o más largos, como un mes o dos. 

2. Investiga el mercado

Como harías con cualquier negocio, investiga a los competidores locales. Esto te ayudará a reducir tu enfoque y diferenciarte de los demás. 

Por ejemplo, si estás pensando en organizar un campamento de fútbol, averigua si hay otros campamentos de fútbol en tu zona y qué podrías ofrecer para diferenciarte de ellos. Esto podría ser el público al que te diriges, los tipos de programas que ofreces, o extras, como diferentes alojamientos o actividades adicionales.

3. Establece objetivos para tu primer campamento

¿Cómo medirás el éxito de tu campamento? Recordar el motivo por el que querías iniciar un campamento de verano te ayudará a clarificar tus objetivos. Si tu enfoque principal es la creación de comunidad, puedes establecer un objetivo de inscripción. Si otro enfoque es expandir tu negocio, puedes establecer un objetivo monetario.

Con el ejemplo del campamento de fútbol, uno de tus objetivos puede ser ofrecer programas para diferentes niveles de experiencia, de modo que los campistas puedan avanzar al siguiente nivel a medida que pasan los años. Podrías establecer metas en torno al lanzamiento de un número específico de programas para tu primer año y de campistas recurrentes para tu segundo año.

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4. Elige el nombre y la ubicación de tu campamento

Una vez que hayas decidido qué hará tu campamento, es importante determinar dónde estará y cómo lo llamarás. Tu localización dependerá principalmente del tipo de campamento que quieras administrar y de tu presupuesto. Ten en cuenta también a tus asistentes objetivo y lo que probablemente estén dispuestos a pagar por un lugar.

Elige un nombre de campamento que sea adecuado para la demografía y la programación. La investigación que llevaste a cabo para el enfoque de tu campamento será muy útil aquí.

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5. Considera las tareas legales y financieras

Habrá numerosos requisitos legales y financieros que deberás comprender antes del día de apertura del campamento. Cumplir con todas las regulaciones es crucial para que todo funcione sin problemas y de manera segura.

Considera obligaciones legales:

• Obtención de los permisos necesarios (por ejemplo, para operar en terrenos específicos)

• Permisos de seguridad y contra incendios

• Licencias de cuidado infantil y cumplimiento de las leyes de protección infantil (por ejemplo, verificación de antecedentes de los empleados) 

Las tareas operativas y financieras podrían incluir: 

• Registrar tu nombre comercial, que puede diferir del nombre de tu campamento

• Abrir una cuenta bancaria comercial

• Comprender qué impuestos federales y locales debes pagar

Nota: Squarespace no puede ofrecer asesoramiento legal o financiero, así que consulta a un profesional con suficiente anticipación para entender cualquier obligación y requisito que debas cumplir.

6. Programa actividades para tu campamento

Las actividades atractivas, los momentos memorables y las nuevas experiencias emocionantes son fundamentales para que alguien elija tu campamento sobre otro.

Al diseñar y programar actividades para tu campamento, recuerda a tu audiencia. Con el ejemplo del campamento de fútbol, podrías programar actividades en torno a ejercicios de fútbol, acondicionamiento físico, conferencias o talleres con jugadores e instructores profesionales de fútbol y excursiones a partidos.

Decidas lo que decidas, trata de permitir tiempo libre y flexible para que los asistentes se conozcan, tengan tiempo independiente y exploren algunos de sus propios intereses. 

7. Determina el personal que necesitas

Es más que probable que necesites personal en el sitio para que te ayuden a dirigir tu campamento de verano. Un buen indicador de cuántas personas necesitarás en plantilla es lo grande que pretendes que sea tu campamento. 

Utiliza un campamento intensivo de fútbol de dos semanas con pernocta como ejemplo. Necesitarás tener personal las 24 horas del día, trabajando en turnos como entrenadores y consejeros; dependiendo de tu localización, también podrías necesitar cocineros o vendedores de alimentos y personal de mantenimiento. Cada uno de estos roles requiere diferentes habilidades, niveles de experiencia y niveles de pago estándar a considerar.

8. Crea un presupuesto

Un presupuesto es esencial para el éxito de tu campamento de verano. Esto te ayudará a entender lo que necesitas cobrar para dirigir el campamento y lo que puedes lograr de manera realista en tu primer año. Ten en cuenta todos los elementos de tu negocio para crear tu presupuesto.

• Pagos de alquiler o arrendamiento para la ubicación de tu campamento

• Sueldos o salarios para empleados

• Costos de capacitación del personal

• Equipos necesarios para programación y personal

• Equipo de salud y seguridad

• Seguros

• Costos de marketing

• Costos de mantenimiento 

• Cargos administrativos y software

Dependiendo de tu presupuesto y de tu flujo de efectivo, puedes considerar buscar financiamiento para cubrir algunos de tus costos iniciales.

9. Comprende los protocolos de salud y seguridad

La salud y la seguridad son probablemente el paso más esencial para lanzar tu propio campamento de verano. Los asistentes se convierten en tu responsabilidad, por lo que necesitas la formación y el cumplimiento necesarios para poder dirigir tu campamento.

Trabaja con un profesional para asegurarte de que cumples con todos los requisitos o regulaciones en tu ubicación. Algunos requisitos de salud y seguridad podrían incluir lo siguiente: 

• Certificación de primeros auxilios y RCP

• Certificación de manipulación de alimentos

• Planes de preparación para emergencias

• Directrices para la natación y el área de la costa (si el sitio está cerca del agua), incluyendo socorristas

10. Determina precios y pagos

Necesitarás fijar precios y un plan de pago para tu campamento de verano. Los precios pueden variar según el tipo de campamento que operes y los costos típicos de campamentos similares. Por ejemplo, un campamento diurno puede tener una tarifa fija por día y no requerir un compromiso específico. Un campamento nocturno puede ser más bien un paquete o una oferta de precios escalonados, dependiendo de la duración de la sesión y del lugar.

Cuando realizas una investigación sobre la competencia, toma en consideración sus modelos de precios. Tus precios deben reflejar la calidad de la experiencia que ofreces y generarte ingresos suficientes para cubrir tus costos, obtener dinero y reinvertir en el negocio. 

Considera ofrecer múltiples opciones de pago para hacer que tu campamento sea más accesible. Puedes aceptar un depósito inicial y cobrar el saldo más adelante u ofrecer una opción de comprar ahora y pagar después, como Klarna o AfterPay.

11. Elabora un plan de operaciones 

Crea sistemas y procesos para que tu campamento funcione sin problemas. Estos planes operativos pueden cambiar con el tiempo a medida que creces, pero establece una base desde la que puedas trabajar. Tener un plan claro y registrado hace que las cosas sean más sencillas para ti y tu personal.

Por ejemplo, necesitarás un plan para la admisión. ¿A qué hora llegarán los campistas? ¿Cuándo comienza la inauguración o la orientación? ¿Cuáles son los horarios para el desayuno, el almuerzo y la cena? ¿Tienes protocolos si alguien quiere o necesita irse antes?

12. Crea un sitio web y obtén un dominio

Un sitio web con un dominio específico y memorable es una parte esencial de todo negocio, incluyendo un campamento de verano.

Al crear tu sitio web, asegúrate de que la información más importante sea fácil de encontrar. Esto incluye información sobre tu campamento, qué es, dónde está y cuánto dura cada sesión en el verano. Los precios también deberían ser fáciles de encontrar. 

13. Promociona tu campamento

Un sitio web es uno de los componentes que necesitas para comercializar tu campamento. Una vez que tengas eso, puedes comenzar a buscar otros canales y oportunidades para promover tu negocio.

• Testimonios en tu sitio web

• Anuncios pagados en motores de búsqueda

• Publicaciones en tu red profesional (especialmente si el campamento es especializado y parte de tu industria)

• Crea una cuenta de redes sociales

• Marketing de boca en boca 

Si estás comenzando un campamento para aprovechar tu experiencia o negocio existente, empieza con la audiencia que ya has construido. Comunícate con clientes, estudiantes o clientes anteriores y considera ofrecerles un descuento por inscripción anticipada para fomentar las inscripciones.

14. Contrata y capacita al personal

El último paso para poner en marcha tu propio campamento es contratar y capacitar a tu personal. Tendrás que asegurarte de que tu personal esté calificado con experiencia relevante. 

Otras cosas a tener en cuenta: 

• Alineación de valores del campamento: ¿Tu personal demuestra y promueve los valores de tu campamento? 

• Certificación y experiencia: ¿Tu personal tiene las certificaciones o la experiencia necesarias para trabajar en tu campamento?

• Capacitación: ¿Qué capacitación adicional necesita tu personal para estar en condiciones de trabajar allí? Esto puede incluir prácticas de emergencia, código de conducta o habilidades y estrategias de manejo infantil.

Recuerda que no hay nada de malo en comenzar de a poco. Puedes probar la programación organizada con una reunión digital un año y, luego, comenzar con un campamento de grupos pequeños el año siguiente. Cada experiencia te ayudará a aprender y aprovechar la anterior para crear una experiencia de campamento sostenible y satisfactoria.