Imagina que te estás preparando para la temporada de impuestos y buscas un contador. Encuentras uno que se ajusta a tus necesidades, pero te enteras de que solo aceptan pagos mediante cheque. Puede que decidas buscar a otra persona con más opciones de pago. Esto es lo que está en juego para los dueños de negocios si no ofrecen métodos de pago flexibles.
Un sistema de pagos optimizado en línea es esencial en el panorama empresarial actual. Ofrecen una experiencia más fluida, ingresos más estables y más compradores y clientes recurrentes.
Esta guía explica qué es un sistema de pago de clientes, cómo configurarlo y algunos aspectos importantes que debes tener en cuenta al crearlo.
¿Qué es un sistema de pago para clientes?
Un sistema de pago para clientes facilita los pagos de bienes o servicios en línea. Por ejemplo, si un cliente quiere comprar una copia de tu fotografía, le ofrecerías un portal de pago para que realice esa compra.
Los sistemas de pago para clientes se emplean en diversos escenarios empresariales más allá de la venta de productos físicos o digitales. Por ejemplo, los freelancers y los creativos pueden ofrecer diferentes formas de pago en línea por su trabajo, como facturas periódicas para proyectos a largo plazo o pagos únicos para proyectos rápidos. Tu negocio también puede requerir que envíes pagos a distribuidores o proveedores. Es parte del mismo ecosistema de pago.
Para las pequeñas empresas, es importante contar con un canal de pago eficiente y seguro. Esto dice mucho de tu profesionalismo: que gestionar tu flujo de caja, recibir los pagos o pagar a los clientes a tiempo, y ofrecer una experiencia de pago fluida sea una de tus prioridades.
Componentes clave de un sistema de pagos en línea
Pagar en línea parece instantáneo. Hacemos clic para mover un artículo a un carrito digital, introducimos algunos datos de pago y, tras presionar Pagar, llega un recibo digital.
Pero, más allá de esa simplicidad, hay varios procesadores, métodos y frecuencias entre los que pueden elegir los dueños de pequeñas empresas.
Procesadores de pagos
Un procesador de pagos se encarga de todo el trabajo detrás de escena para aceptar pagos. Envía de forma segura los detalles de pago del cliente desde tu área de pago a los bancos e instituciones financieras involucradas para su aprobación. Esto te permite aceptar tarjetas de crédito, tarjetas de débito, billeteras digitales y mucho más. Como empresa, necesitas conectarte a un procesador de pagos para recibir y completar transacciones.
Métodos de pago
Hay varias formas en que se pueden realizar los pagos, dependiendo de la preferencia del negocio y del cliente.
Los métodos de pago incluyen:
Tarjetas de débito: una tarjeta de débito retira dinero directamente de una cuenta bancaria al momento del pago. La confirmación del pago es inmediata.
Tarjetas de crédito: similar a una tarjeta de débito, el pago con tarjeta de crédito se aplica inmediatamente a la tarjeta, con la expectativa por parte de la entidad emisora de la tarjeta de que el cliente la pague parcial o totalmente en el estado de cuenta del mes siguiente. Las tarjetas de crédito representan el 31 % de las compras en línea en los EE. UU., lo que las convierte en uno de los métodos de pago más populares.
Billeteras digitales: una billetera digital es un software que tiene detalles de pago disponibles para usar de inmediato. Piensa en Apple Pay o Google Pay. Estas aplicaciones permiten a los usuarios introducir sus tarjetas de crédito, débito e incluso tarjetas regalo. Las carteras digitales son una opción popular entre los consumidores, particularmente la generación Z y los jóvenes millennials, y globalmente es la principal forma en que se realizan los pagos en línea.
Compra ahora, paga después (BNPL): servicios como Klarna o Afterpay/Clearpay permiten a los clientes dividir las compras en cuotas más pequeñas en lugar de pagar el importe total por adelantado. El proveedor de BNPL paga al comerciante de inmediato y luego recauda los pagos del cliente a lo largo del tiempo, a veces cobrando tarifas o intereses si los pagos se omiten o se extienden.
Débito directo: esta es una transacción automática desde una cuenta bancaria, donde se autoriza que los fondos se transfieran de una cuenta a otra sin una tarjeta de débito. Un pago ACH es un ejemplo de débito directo.
Frecuencia del pago
Además de aceptar diferentes formas de pago, los sistemas de pago también te permiten configurar la frecuencia.
Pago único: los clientes pagan por bienes o servicios solo una vez.
Pago recurrente: los pagos se realizan en intervalos regulares como semanalmente, quincenalmente, mensualmente o anualmente.
Funciones de seguridad
Por lo general, las funciones de seguridad están integradas en el sistema de pago que elijas. Pero aún debes tener en cuenta qué necesita protección, tanto para tu negocio como para tus clientes.
Tu sistema de pago en línea debería ofrecer lo siguiente:
Cifrado de la información financiera
Monitoreo de riesgos en las transacciones
Controles de seguridad estándar de la industria
Al implementar un sistema de pago en línea con características y procesamiento seguros, les estás haciendo saber a los clientes que te tomas en serio sus datos financieros.
Cómo solicitar y recibir pagos
Las formas principales en que las empresas cobran pagos en línea son a través de la facturación y el área de pago.
Facturación
Una factura se envía después de que se haya acordado una tarifa o precio. Piensa en creativos como ilustradores, escritores, artistas o fotógrafos, o proveedores de servicios profesionales como contadores o asesores financieros. Los emprendedores o los dueños de pequeñas empresas suelen hablar con un cliente sobre un proyecto o un contrato de servicios y luego le mandan una factura cuando terminan de prestar el servicio.
Ya sea que envíes una factura única o de forma recurrente, herramientas de facturación automatizada pueden ayudar a que tu proceso de envío se mantenga en orden. Si ofreces opciones de pago en línea, necesitarás conectarte a una solución de pago como Squarespace Payments para enviar facturas.
Área de Pago
El área de pago en línea funciona de la misma manera que la de una tienda física. Creado para un sitio web o una aplicación, el área de pago permite a los clientes agregar bienes o servicios a un carrito, ingresar sus detalles de pago (o, si están guardados, que se completen automáticamente) y pagar de inmediato.
Para crear un área de pago, tienes que conectarte a una solución de pago, como Squarespace Payments. Una vez que tengas Squarespace Payments, también puedes enviar enlaces de pago por correo electrónico, SMS o código QR, y agregar pagos sin contacto para pagos presenciales.
Paso a paso: cómo configurar un sistema de pago para clientes
Ahora desglosemos exactamente cómo configurar un sistema de pago para clientes. Esta es una guía general paso a paso desde la definición de tu estructura de pago hasta la creación de tu sistema de pago en línea, que puedes adaptar para satisfacer tus necesidades comerciales específicas.
Definir la estructura de pago
Antes de elegir cualquier sistema de pago en línea, debes decidir primero cuál será el precio de tus productos o servicios, cuándo cobrarás a los clientes y los modelos de pago (es decir, suscripciones) y tu expectativa en torno a la fecha de pago.
Definir tu estructura de pago desde el principio te ayudará a mantener expectativas claras con los clientes y, con suerte, disminuirá cualquier desafío futuro, como pagos atrasados o no realizados.
Elegir un procesador de pagos
A continuación, decide qué procesador de pagos emplear. Dado que hay varias formas de enviar o recibir pagos en línea, es importante que elijas el procesador que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.
Squarespace Payments es una solución de pago todo en uno que se integra completamente en una tienda online mediante un panel de control centralizado. Es seguro, con datos cifrados e incluye la mayoría de los métodos de pago disponibles para usuarios y clientes globales, incluidas tarjetas de crédito, débito, ACH y billeteras digitales, así como soluciones de Compra ahora, paga después (BNPL).
Squarespace Payments también puede conectarse con herramientas de facturación que envían facturas a los clientes con una imagen profesional y automatizadas para mayor comodidad. Los clientes con contrato pueden recibir sus facturas automáticamente sin necesidad de hacer seguimientos. La facturación gestiona y realiza un seguimiento de todos los pagos, lo que los mantiene organizados.
Para registrarte en Squarespace Payments:
Abre el Panel de pagos.
En Squarespace Payments, haz clic en Activar Squarespace Payments.
Sigue las indicaciones e ingresa toda la información obligatoria.
Haz clic en Aceptar y enviar.
Otras opciones disponibles para usar en Squarespace incluyen Stripe, PayPal y Square.
Configurar métodos de pago
Los clientes aprecian la flexibilidad de tener diversos métodos de pago más allá de simplemente tarjetas de crédito o débito. Permítales seleccionar entre un menú completo de opciones de pago habilitando métodos de pago como las soluciones Comprar ahora y pagar después o las billeteras digitales.
Descubre más sobre métodos de pago alternativos y cómo activarlos
Prueba y lanzamiento
Si configuraste Squarespace Payments, puedes probar tu plataforma de pago. Para ello, tendrás que entrar en el Modo de prueba, donde podrás completar el área de pago usando datos falsos de tarjeta de crédito.
Abre el panel Configuración, desplázate hacia abajo y activa el interruptor de Modo de prueba.
Ve a tu página de tienda o a la página en que tengas un producto digital o un bloque de donación.
Ve al área de pago.
Confirma que aparezca el banner del modo de prueba.
Completa los campos del área de pago. Ingresa datos de pago falsos, por ejemplo: número de tarjeta: 4242 4242 4242 4242; fecha de vencimiento: cualquier fecha futura; CVC: cualquier número de 3 dígitos.
Sigue las instrucciones para completar el pago.
Recibirás un correo electrónico de confirmación por tu pedido o donación.
Elimina el pedido de prueba.
Desactiva el modo de prueba.
Consulta nuestra guía completa para ejecutar pedidos de prueba.
Una vez que probaste los pagos, es hora de comenzar el servicio. Monitoriza las ventas y el comportamiento de los clientes durante unas semanas para ver dónde pueden mejorar la optimización y las conversiones a ventas. ¿Funcionan los correos electrónicos de carrito abandonado? ¿Ayudaría un código de descuento? ¿Hay maneras de hacer que la experiencia del área de pago sea más fácil de usar?
Desafíos comunes con soluciones a los pagos de los clientes
Incluso después de una configuración de pago sin problemas, aún pueden surgir desafíos. Hay soluciones que se pueden considerar antes de configurar un sistema de pago en línea.
Algunos de esos desafíos incluyen:
Pagos de facturas atrasados o no realizados: si tus facturas se retrasan o sigues esperando el pago, prueba automatizar las facturas y los correos electrónicos de seguimiento, establecer condiciones claras mientras discutes el proyecto con el cliente o requerir depósitos antes de la fecha final del proyecto.
Transparencia de precios y tarifas: a veces se requieren tarifas adicionales para el pago. Por ejemplo, puede que necesites agregar impuestos a tu factura por el trabajo de un cliente. Sé transparente con estas tarifas o inclúyelas en el precio total para que no tomen por sorpresa a tus clientes.
Clientes internacionales y cuestiones de divisas: sin claridad sobre los pagos internacionales, los clientes pueden confundirse sobre cómo enviar o recibir pagos localmente, o encontrar cargos ocultos que les cuestan más o les pagan menos. Para trabajos de clientes, ofrece el pago con métodos locales como iDEAL (Países Bajos) y SEPA (Unión Europea).
Si te preocupan las estafas y las transacciones fraudulentas, también puedes revisar nuestra guía para protegerte contra tácticas comunes y prevenir pérdidas financieras.