Cómo iniciar una agencia de viajes

Si eres el tipo de viajero que se obsesiona con cada detalle de un viaje, entonces ya tienes la mayor parte de lo que se necesita para iniciar un negocio de viajes. Y mientras investigas cómo iniciar una agencia de viajes, descubrirás que hay una barrera de entrada bastante baja. Los costos iniciales de las agencias de viajes suelen ser razonables, no es necesario un título universitario y pocos estados en los Estados Unidos exigen que registres tu negocio. Todo lo que necesitas para convertirte en un agente de viajes independiente es conseguir tu primer cliente.

Dicho esto, es posible que tengas dudas sobre la mejor manera de estructurar tu negocio. Y querrás asegurarte de cobrar las comisiones adecuadas por tus ventas. No te preocupes, esta guía paso a paso lo cubre todo y te explica el proceso para abrir una agencia de viajes. 

Si eres un aspirante a propietario de una agencia de viajes, un asesor de viajes independiente o un profesional del sector que busca expandir su negocio o formalizar sus operaciones, obtendrás una visión interna de cosas como entender el mercado, elegir un nicho, registrar tu negocio y crear un gran sitio web.

¿Qué es una agencia de viaje?

El concepto de una agencia de viajes ha cambiado bastante en las últimas décadas. Travelocity, la primera agencia de viajes online, abrió sus puertas en 1996. Otras agencias de viajes en línea como Expedia y Priceline pronto ingresaron al mercado, y el número de agencias de viajes tradicionales cayó un 61 %, lo que generó una caída de 34 000 ubicaciones a solo 13 000.

Pero las agencias de viajes independientes nunca desaparecieron del todo. Muchos viajeros siguen prefiriendo contar con un experto que les aconseje sobre los mejores vuelos, les sugiera diferentes destinos y se encargue de resolver cualquier problema que pueda surgir durante el viaje. 

Las agencias de viajes de hoy en día no se limitan a sobrevivir. De hecho, en muchos aspectos significativos, las agencias de viajes están resurgiendo.

Tipos de agencias de viaje

Las agencias de viajes de hoy en día se dividen en tres categorías:

• Agencias tradicionales: estas son las más cercanas al concepto original de una agencia de viajes física, que usualmente opera desde una tienda en un vecindario urbano o suburbano. A menudo operan como franquicias de empresas conocidas; son negocios integrales que ofrecen una amplia gama de servicios. 

• Asesores de viajes independientes: muchos agentes de viajes modernos se han renombrado como asesores de viajes independientes, centrados en diseñar paquetes personalizados para los clientes. En lugar de abrir tiendas físicas, suelen trabajar desde casa para mantener bajos los gastos generales.

• Consultores de viajes de nicho: la palabra clave aquí es “nicho”, que habla de especialización. Estas agencias boutique se centran en un tipo de viaje, como safaris a África, excursiones de senderismo por los Andes o aventuras de buceo en la Gran Barrera de Coral. También pueden planificar tipos específicos de viajes como bodas de destino o reuniones familiares.

Tipos de servicios

Casi todos los agentes de viajes ofrecen servicios básicos como planificación de viajes, reserva de transporte y alojamiento, y acceso a paquetes vacacionales populares. Pero muchas agencias, especialmente los asesores de viajes independientes y los consultores de viajes de nicho, ofrecen una variedad mucho más amplia de otras opciones.

• Diseño de itinerario: muchos agentes crean itinerarios diarios detallados para los viajeros que no quieren dejar nada al azar.

• Viajes multidestino o remotos: cuanto más complicado se vuelve un viaje, más viajeros confían en agentes de viajes con mucha experiencia.

• Gestión de logística: cuando los viajeros llegan desde más de una ubicación, los agentes pueden coordinar las llegadas y sincronizar el transporte local.

• Acceso a beneficios: los agentes de viajes pueden desbloquear beneficios que no se encuentran en línea, como mejoras de habitación, embarque prioritario y reservas en restaurantes populares.

• Solución de problemas durante el viaje: incluso en los viajes mejor planificados pueden surgir imprevistos, y muchas agencias de viajes ofrecen asistencia 24/7 para sus clientes.

Modelos de ingresos

Antes, las agencias de viajes recibían comisiones de las aerolíneas, los hoteles, las compañías de cruceros, las agencias de excursiones y otras empresas del sector turístico. Pero los modelos de ingresos cambiaron con los años.

• Comisiones: la mayor parte de los ingresos de un agente de viajes todavía se genera a través de comisiones. Las aerolíneas han eliminado en gran medida las tarifas a las agencias de viajes, pero los hoteles y resorts, las agencias de turismo e incluso las empresas de seguros de viaje aún pagan comisiones.

• Tarifas de planificación: algunos agentes de viajes cobran estas tarifas para compensarlos por el tiempo dedicado a investigar y reservar unas vacaciones. Estas tarifas suelen pagarse por adelantado y funcionan como un depósito.

• Paquetes de servicios: cada vez más, las agencias de viajes ofrecen diferentes niveles de servicio. Estos van desde niveles básicos para reservar un vuelo u hotel hasta niveles premium para organizar itinerarios complejos u ofrecer servicios de conserjería.

Comprender el panorama de las agencias de viajes

A pesar de los múltiples desafíos, la continua popularidad de las plataformas de reserva en línea, el aumento en el costo del transporte y una recuperación más lenta de lo esperado en el mercado de viajes después de la pandemia, las oportunidades para los agentes de viajes han aumentado en los últimos años. De hecho, LinkedIn clasificó recientemente a los agentes de viajes entre los 25 puestos de trabajo de más rápido crecimiento en el país. 

Muchos expertos del sector creen que esto se debe a que los viajeros de hoy en día están cansados de planificar sus viajes. La gran cantidad de reseñas de clientes, testimonios de influencers y resúmenes de “lo mejor” que encuentran mientras investigan un próximo viaje hace que sea más difícil, no más fácil, tomar decisiones. Los datos de Expedia muestran que, en promedio, los viajeros consultan 141 páginas de contenido de viajes en los 45 días previos a reservar un viaje. Muchos viajeros buscan ahora formas de externalizar ese trabajo.

También quieren ayuda cuando surgen los inevitables problemas. Si un guía turístico no se presenta o si un vuelo se cancela en el último momento, quieren a alguien disponible que pueda resolver el problema de inmediato. 

Debido a todo esto, muchos viajeros, especialmente los más jóvenes, ya no están dispuestos a dejar las cosas en manos de un algoritmo. Según Los Angeles Times, los viajeros de las generaciones Millennial y Z recurren cada vez más a las agencias de viajes. Han comenzado a darse cuenta de que, si quieren una experiencia única, una aventura fuera de lo común, o simplemente la mejor oferta, necesitan la ayuda de un profesional experimentado. 

Un sector en auge

Según los expertos, parece haber muchas oportunidades de crecimiento en la industria de viajes. The Wall Street Journal informó que el número total de agencias de viajes aumentó un 63 % entre 2024 y 2025.

Gran parte de este crecimiento parece estar impulsado por agencias de viajes más pequeñas. Las personas con experiencia en administración, ventas y servicio al cliente son las que más a menudo investigan cómo convertirse en un agente de viajes. Dicen que les atrae este campo porque ofrece mayor flexibilidad y una oportunidad de crecimiento. 

Como mencionamos, la barrera de entrada nunca ha sido más baja. Por lo general, no es necesario ir a una oficina, lo que hace que este campo sea ideal para quienes quieren o necesitan trabajar desde casa. 

Además, el auge de plataformas de viajes centradas en la tecnología, como Fora Travel y Travel Planners International, ha facilitado que los recién llegados al sector puedan acceder a las herramientas necesarias para el trabajo. Estas agencias anfitrionas proporcionan acceso a capacitación y materiales de marketing. Pero lo más importante es que permiten a los agentes que pagan una cuota anual acceder a sus credenciales de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo. Esto permite a los agentes cobrar comisiones.

Definir tu nicho

Una de las primeras cosas que debes hacer cuando estés haciendo una lluvia de ideas para un negocio de viajes es decidir un nicho de mercado. La tuya podría ser un tipo de viaje, como reuniones familiares, viajes de aventura o bodas de destino. Lo que vendes no es solo un viaje, sino tu experiencia.

Tu nicho podría definirse de las siguientes maneras:

Destino: puedes centrarte en parques nacionales, regiones vinícolas o cruceros fluviales. Al limitar tu oferta a un destino concreto o a un grupo de destinos, estás destacando tu experiencia específica en esa área o tema. 

Estilo de viaje: piensa en retiros de bienestar, ecoturismo o viajes de aventura. Las personas que prefieren un tipo concreto de viaje están dispuestas a pagar un poco más por un agente de viajes que les pueda recomendar un viaje único en la vida.

Demografía: esto incluye a viajeros LGBTQ, grupos exclusivos de mujeres y viajeros en solitario. Los agentes de viajes tradicionales no siempre tienen los conocimientos para reservar viajes dirigidos a grupos específicos.

Manejo de los aspectos básicos del negocio

Al comenzar a elaborar el plan de tu agencia de viajes, hay algunas cosas que debes considerar de inmediato. 

Elaboración de un plan de negocios

Si redactar un plan Empresa suena como una tarea ardua, no te preocupes. No importa la extensión, siempre y cuando te dé una idea clara de la dirección que quieres que tome tu agencia de viajes. Cubre todas las bases: tu nicho de mercado, los servicios que proporcionarás, tu público objetivo, tu modelo de precios, tus costos proyectados y cómo planeas encontrar tus primeros clientes. 

Tus costos de inicio probablemente serán mínimos, lo cual es parte del atractivo de una agencia de viajes. Si estás trabajando desde casa, quizá puedas empezar con el equipo que ya tienes. Algunos de los costos más sustanciales que no debes olvidar son las tarifas de licencia, el seguro de responsabilidad civil y cualquier costo asociado con la incorporación. Asegúrate de tener en cuenta las tarifas cobradas por una agencia anfitriona que proporcione las credenciales necesarias para obtener comisiones. 

Después de contabilizar todos tus gastos, calcula lo que necesitas ganar cada mes para cubrir tus costos y cobrar un sueldo. 

Elige una estructura de negocio

Hay muchas maneras diferentes de estructurar tu agencia de viajes recién fundada, algunas muy simples, algunas extremadamente complicadas, pero estos tres tipos representan casi todas las que se abren cada año en los Estados Unidos. (Nota: Las categorías que aparecen a continuación no se aplican a los vendedores internacionales, que tienen sus propias necesidades comerciales).  

Unipersonal

No es de extrañar que la estructura empresarial más común sea la más sencilla de poner en marcha y la más fácil de gestionar. Una empresa unipersonal es lo que se conoce como una “entidad de paso”. Eso significa que cualquier ganancia o pérdida se “transfiere” a ti, y las declaras en tu declaración de impuestos sobre la renta personal. 

Sociedad

Cuando te asocias en un negocio con un colega, estás formando lo que se conoce como una sociedad. Una sociedad es un poco más complicada que una empresa unipersonal, ya que se requiere presentar un formulario que detalle las ganancias y pérdidas ante el IRS. Pero en la mayoría de los demás aspectos la estructura es similar.

LLC (sociedad de responsabilidad limitada)

Cuando tu agencia de viajes esté un poco establecida, considera formar una sociedad de responsabilidad limitada. Este tipo de estructura empresarial híbrida combina la tributación de traspaso simplificada de una propiedad única con la protección de activos personales de la incorporación. 

Otras estructuras de negocio

A medida que tu negocio de planificación de viajes crece, es posible que la forma en que originalmente estructuraste las cosas ya no satisfaga tus necesidades. Asegúrate de investigar los diferentes tipos de estructuras empresariales que están disponibles.

Registro del nombre comercial 

Elegir el nombre comercial es fundamental cuando lanzas una agencia de viajes. Asegúrate de que sea breve, sencillo y fácil de recordar. Si es posible, insinúa el nicho de mercado al que apuntas.

Cuando operes bajo un nombre que no sea el tuyo, tendrás que registrarte como razón social (DBA, por sus siglas en inglés) en tu estado o condado. Si todavía estás buscando el nombre adecuado, el generador de nombres de empresas gratuito de Squarespace, que funciona con IA, es el lugar ideal para empezar.

Organizar tus licencias y permisos

La buena noticia es que el gobierno federal no expide licencias para agencias de viajes. Solo cinco estados, California, Florida, Hawái, Washington e Iowa, tienen leyes de “vendedor de viajes” que requieren que te registres con una agencia estatal. Cada uno tiene requisitos diferentes, así que investiga bien.

Si te unes a una agencia anfitriona como Fora Travel, normalmente se encargan del registro en el SOT y de las tasas asociadas. De nuevo, investiga con antelación.

Define tus precios

Para los recién llegados al negocio de asesor de viajes, las comisiones constituirán la mayor parte de sus ingresos. Como regla general, los agentes ganan entre el 10 % y el 15 % del costo total de la mayoría de las habitaciones de hotel y tours. Los tours especializados y los hoteles de lujo pueden pagar un 20 % o más.

Las comisiones son más altas en productos como el seguro de viaje. Frecuentemente pueden ser tan altas como un 25 % o 30 %. 

Más de la mitad de todos los agentes de viajes ahora también cobran tarifas de planificación. Estas tarifas, que normalmente se pagan al inicio del proceso de planificación, sirven para compensar a los agentes por su tiempo y experiencia. Pueden ser una tarifa fija basada en el tipo de viaje, o una tarifa escalonada que incluye más servicios en niveles más altos. 

Nunca es demasiado temprano para empezar a pensar en cómo manejarás el dinero. Squarespace Payments te permite aceptar tarjetas de crédito, hacer un seguimiento de las transacciones, emitir reembolsos y gestionar las transferencias, todo en un solo lugar. Para los clientes que no compran directamente a través de tu sitio web, Pay Links te permite enviar un enlace de pago por correo electrónico o texto para que puedan pagarte en línea.

Desarrolla tu marca y tu presencia en línea

Crea una identidad visual fuerte

Tu marca es tu primera impresión. Una identidad visual pulida y consistente señala a los clientes potenciales que deberían considerarlos para ayudarlos con sus necesidades de viaje. Elige una paleta de colores y tipografía que comunique tu nicho de mercado. Por ejemplo, los tonos verdes podrían reflejar tu enfoque en los viajes ecológicos.

No olvides armar un logotipo que puedas implementar en todas las plataformas. El creador de logotipos gratuito de Squarespace te ayuda a crear un logotipo nítido y profesional, incluso si no tienes experiencia en diseño. Puedes descargarlo en formatos que funcionen en tu sitio web, perfiles de redes sociales y materiales impresos.

Crea tu página web

Tu sitio web suele ser el primer lugar donde los clientes conocerán tu negocio. Debe ser claro, profesional y fácil de navegar, especialmente en un teléfono, ya que muchas personas te buscarán en dispositivos móviles. Kit de diseño con IA puede generar diseños de sitios web adaptados al tipo de negocio, lo que te brinda una base sólida desde la que construir. 

Tu primer paso es asegurar tu dominio web. Puedes usar el generador de nombres de dominio de Squarespace gratuito para descubrir opciones que combinen bien con tu nombre comercial. A partir de ahí, asegúrate de que tu sitio web tenga la funcionalidad que necesitas para conectarte con los clientes. 

Considera usar Acuity Scheduling para automatizar citas con clientes y enviarles recordatorios útiles. En cuanto a las condiciones de cancelación, el generador gratuito de políticas de cancelación de Squarespace ayuda a reducir las conversaciones incómodas cuando un cliente necesita cambiar sus planes.

Una vez que tengas tu sitio web, crear contenido no tiene por qué ser una tarea ardua. Las herramientas de escritura con IA te ayudan a redactar descripciones de servicios y páginas Acerca de que puedes ajustar con tu propia voz.

Crea una sólida experiencia para el cliente

Simplifica las reservas en línea

La clave para vender con éxito tus servicios es facilitar al máximo que los clientes den el siguiente paso. Una herramienta de programación como Acuity Scheduling, que se integra directamente con Squarespace, les permite comprobar tu disponibilidad y reservar una consulta en el horario que les convenga. 

Conecta con tu público

No todos los visitantes de tu sitio web están listos para reservar el viaje de sus sueños. Crear una newsletter por correo electrónico te brinda la oportunidad de mantenerte conectado con clientes anteriores y buscar nuevos. Mantén tu agencia de viajes presente en la mente de tus clientes publicando artículos sobre destinos irresistibles, consejos de viaje que resuenen con tu público y aspectos destacados de los viajes de clientes recientes. 

Recompensa la lealtad

Los viajeros que quedaron encantados con su último viaje son tu mejor fuente de recomendaciones. Una simple nota de agradecimiento, un correo electrónico de seguimiento, o un incentivo por recomendación puede ayudar a transformar a un cliente ocasional en alguien que regresa una y otra vez. Considera ofrecer un descuento por lealtad a clientes recurrentes.

Pon todo en perspectiva

Crear una agencia de viajes significa que siempre estarás evolucionando. Continúa mirando hacia el futuro, centrándote en la sostenibilidad a largo plazo y estrategias innovadoras para hacer crecer tu negocio. Pero con un nicho claramente definido, una presencia profesional en línea y contenido con una voz auténtica, estás en camino de crear una agencia de viajes que sea gratificante de administrar y valorada por tus clientes.